Dokumentation - Handbuch für Lehrkräfte
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Version: 1.3
Stand: 19.05.2021
Inhalt
- Inhalt
- Kapitel 1. Einführung
- Kapitel 2. Anmeldung und Kontozugang schützen
- Kapitel 3. Pädagogische Funktionen
- Kapitel 4. Verwaltungsfunktionen
- Handbuch für Lehrkräfte
- Handbuch für Lehrkräfte
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Kapitel 1. Einführung
UCS@school ist eine Komplettlösung für den schulinternen IT-Betrieb und IT-gestützten Unterricht. Diese stellt eine Reihe von browserbasierten Oberflächen zur Verfügung, mit denen Lehrkräfte den IT-gestützten Unterricht verwalten können. Dieses Handbuch unterstützt Sie bei der Nutzung von UCS@school.
Folgende Funktionen können mit UCS@school genutzt werden:
- Internetzugang während einer Schulstunde sperren oder freizugeben
- Klassenarbeitsmodus inkl. einer Kontrollfunktion der Schüler-PCs
- Arbeitsgruppen verwalten
- Unterrichtsmaterial verteilen
- Gezielte Freigabe von Ausdrucken durch die Funktion Druckermoderation
- Zurücksetzen der Schülerpasswörter
- Klassen zuordnen
- Klassenlisten erstellen
In jeder Schule gibt es einen Schulserver. Die Daten der Lehrer und Schüler werden auf diesem Schulserver gespeichert, so dass, unabhängig davon auf welchem PC man sich anmeldet, immer dieselben Daten verfügbar sind. Dieses Verzeichnis wird als Heimatverzeichnis bezeichnet. Es wird bei der Anmeldung an einem PC automatisch eingebunden, so dass die eigenen Dateien nach der Anmeldung auf jedem beliebigen Schulcomputer sofort zur Verfügung stehen.
Die Heimatverzeichnisse sind benutzerspezifisch. Zusätzlich wird für jede Klasse und für weitere Benutzergruppen (z.B. eine Informatik-AG) ein eigener Datenbereich angelegt. Diese Daten werden ähnlich wie das Heimatverzeichnis bei der Anmeldung an einem Schul-PC eingebunden. Zugriff erhalten nur die Lehrer und Schüler, die der Klasse oder Arbeitsgruppe (AG) zugeordnet sind.
UCS@school bietet eine umfangreiche Benutzerverwaltung, welche die Anmeldung mit nur einem Benutzernamen an unterschiedlichen Systemen und Diensten ermöglicht.
Kapitel 2. Anmeldung und Kontozugang schützen
Kapitel 2.1. Anmeldung
Für die Anmeldung benötigen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort. Da die Benutzerverwaltung in UCS@school von Systemen und Diensten unabhängig ist, gilt dieser Benutzername für die Anmeldung am PC, sowie auch für die spätere Anmeldung im UCS@school-Portal.
Benutzername und Passwort werden Ihnen in Form eines separaten Dokuments von KDK zur Verfügung gestellt. Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Passwort um ein Initialpasswort handelt. Sie werden direkt nach der Anmeldung am PC aufgefordert ein neues eigenes Passwort zu vergeben. Das neue Passwort muss aus Sicherheitsgründen folgende Richtlinien erfüllen:
- mindestens 12 Zeichen lang
- mindestens 1x Großbuchstabe, 1x Kleinbuchstabe, 1x Ziffer enthalten
- Sonderzeichen können optional verwendet werden
- Umlaute bzw. länderspezifische Zeichen sind nicht möglich.
Hinweis: Diese Passwortrichtlinien gelten im gesamten UCS@school-Umfeld z. B. wenn Sie ein Schülerpasswort zurücksetzen muss das neue Passwort ebenfalls diesen Richtlinien entsprechen.
Nach dem Login finden Sie drei neue Symbole auf dem Desktop. Diese werden automatisch angelegt und bieten Ihnen Zugriff auf die UCS@school-Funktionen und die freigegebenen Verzeichnisse.
Abbildung 1: UCS@school Desktopsymbole
Das Symbol Eigene Shares beinhaltet alle Verzeichnisse auf die Sie Zugriff haben. Dazu gehört Ihr eigenes Heimatverzeichnis, die Verzeichnisse Ihrer Klassen und Arbeitsgruppen sowie ein gemeinsames Verzeichnis für alle Lehrer Ihrer Schule. Auf diesem gemeinsamen Lehrer-Verzeichnis sind die initialen Anmeldedaten aller Schüler und Gastbenutzer, unterteilt nach Klassen, abgelegt. Alle diese Verzeichnisse sind nach einem einheitlichen Schema unter Verwendung des jeweiligen Schulkürzels benannt.
Abbildung 2: Übersicht über die Eigenen Shares
Über das Desktopsymbol Univention Portal rufen Sie die UCS@school-Portalseite Ihrer Schule auf. Die Anmeldung erfolgt mit dem gleichen Benutzernamen und Ihrem neu vergebenen Passwort.
Abbildung 3: UCS@school-Portalseite
Die Startseite ist in mehrere Bereiche unterteilt, in denen zugehörige Inhalte verlinkt sind:
- Allgemeine Dienste: Pädagogische Funktionen von UCS@school
- Externe Dienste: Supportportal der KDK und weitere externe Dienste z. B. BigBlueButton des Landes Rheinland-Pfalz
- Schuleigene Dienste: Webseite Ihrer Schule, Lernplattformen, Mail- und Clouddienste und weitere schuleigene Dienste
Kapitel 2.2. Kontozugang schützen
Wir empfehlen nach der ersten Anmeldung auf der UCS@school-Portalseite die Einrichtung des Kontoschutzes. Mit diesem können Sie sich bei Verlust ihres aktuellen Passwortes ein neues Passwort vergeben. Sie benötigen hierzu eine aktive E-Mail-Adresse. Klicken Sie zur Einrichtung auf der Portalseite rechts oben auf die 3 Striche und wählen Sie Benutzereinstellungen und dann Kontozugang schützen.
Abbildung 4: Kontoschutz aufrufen
Auf der folgenden Seite geben Sie ihr aktuelles Passwort ein und klicken auf Weiter. Danach geben Sie 2x die E-Mail-Adresse ein, die für den Kontoschutz verwendet werden soll und speichern die Eingaben.
Abbildung 5: Kontozugang schützen
Sie können nun bei Verlust Ihres Passwortes mit Hilfe der Passwort vergessen-Funktion auf der Login-Seite des UCS@school-Portals eine E-Mail zur Vergabe eines neuen Passwortes anfordern. Diese E-Mail beinhaltet einen Link zur Vergabe eines neuen Passwortes.
Wichtiger Hinweis: Das neue Passwort ist sofort gültig. Wenn Sie die Änderung an einem PC in der Schule durchgeführt haben, müssen Sie sich vom diesem PC abmelden und mit Ihrem Benutzernamen und dem neu gesetzten Passwort erneut anmelden.
Kapitel 3. Pädagogische Funktionen
Über die Pädagogische Funktionen auf der Portalseite wird die Bedienoberfläche von UCS@school aufgerufen. Diese Oberfläche wird auch Univention Management Console (kurz UMC) genannt und ist in zwei Bereiche unterteilt: Unterricht und Schul-Administration.
Abbildung 6: UMC-Menü Unterricht
Abbildung 7: UMC-Menü Schul-Administration
Die Verwendung dieser Bereiche und den darin enthaltenen Funktionen werden in den folgenden Kapiteln beschrieben.
Tipp: Mit einem Doppelklick auf das Desktopsymbol Univention Management Console werden Sie nach Eingabe Ihrer Benutzerdaten direkt in den Bereich Unterricht und Schul-Administration weitergeleitet.
3.1. Computerraum
Diese Funktion erlaubt die Kontrolle der Schüler-PCs und des Internetzugangs während einer Schulstunde. Der Internetzugang kann gesperrt oder freigegeben werden und es können gezielt einzelne Internetseiten freigegeben werden.
Auf den Schüler-PCs ist eine zusätzliche Software iTALC installiert. Diese bietet Ihnen die Möglichkeit die Schüler-PCs zu steuern. So können beispielsweise der Bildschirm und die Eingabegeräte gesperrt werden, Bildschirmpräsentationen gestartet oder auch Benutzer abgemeldet und die Computer heruntergefahren werden.
Sie erreichen den Computerraum über die Schaltflächen Unterricht -> Computerraum. Nach einem Klick auf Computerraum erscheint eine Auswahlmaske, in der ein Computerraum ausgewählt werden muss. Wird ein Computerraum aktuell von einem anderen Lehrer betreut, erscheint ein Hinweis. Ein Klick auf Übernehmen überträgt die Kontrolle über den Computerraum auf Sie. Es wird nun eine Liste aller PCs in diesem Computerraum angezeigt.
Abbildung 8: Übersicht Computerraum
Unter der Spalte Name ist der Name des PCs aufgeführt. Bewegt man die Maus auf einen PC wird zusätzlich ein Feld angezeigt, das zwei Adressen anzeigt, mit denen der PC im Schulnetz identifiziert werden kann. Diese Informationen werden bei Bedarf vom Support abgefragt, haben aber für die Computerverwaltung keine weitergehende Bedeutung.
Vor dem Namen des PCs wird ein Kreis angezeigt. Ist dieser dunkelgrau, ist auf den PCs die Software iTALC installiert, ist der Kreis hellgrau, fehlt iTALC oder der Rechner ist abgeschaltet.
Unter Benutzer wird der Name des gerade angemeldeten Schülers/Lehrers angezeigt.
Lehrer können benutzerdefinierte Einstellungen für den Computerraum vornehmen, die unter Einstellungen ändern angepasst werden können. Hier lassen sich u.a. Regeln für den Internetzugriff auswählen oder eine lokale Liste erlaubter Webseiten definieren. Mit den Optionen Freigabezugriff und Druckmodus kann der Zugriff auf Freigaben und Drucker unterbunden bzw. erlaubt werden. Die benutzerdefinierten Einschränkungen werden über das Feld Gültig bis zeitlich eingeschränkt.
Abbildung 9: Einstellungen für den Computerraum ändern
3.1.1. Kontrolle der Schüler-PCs mit Hilfe der Software iTALC
Mit der Software iTALC haben Sie eine Reihe von Kontrollfunktionen über die Schüler-PCs. Diese können auf der Übersichtsseite des Computerraumes ausgeführt werden.
Bewegt man die Maus über die Schaltfläche Beobachten eines Eintrags, erscheint eine verkleinerte Ansicht des aktuellen Schüler-Desktops. Klickt man auf die Schaltfläche, besteht auch die Möglichkeit diese Ansicht in größerer Form darzustellen. Die Ansicht des Schüler-Desktops wird fortlaufend aktualisiert.
Abbildung 10: iTALC-Funktionen
In dem Menü Aktionen stehen Ihnen weitere Steuerungsfunktionen zur Verfügung.
- Bildschirm sperren sperrt die Bildschirmanzeige der zuvor markierten Schüler-PCs. Auf den Schüler-PCs wird dann nur ein grauer Hintergrund mit einem Schloss-Symbol angezeigtEin Klick auf Bildschirm entsperren gibt die ausgewählten Schüler-PCs wieder frei.
- Benutzer abmelden meldet einen Schüler vom Windows-Desktop ab.
- Computer herunterfahren und Computer neu starten erlauben das Abschalten, bzw. den Neustart eines Schüler-PCs.
- Computer einschalten ermöglicht das Einschalten von Schüler-PCs über die Weboberfläche. Dieser Menüpunkt funktioniert nur, wenn die Hardware der betreffenden Schüler-PCs dies unterstützt und zuvor vom Administrator entsprechend eingerichtet wurde.
- Eingabegeräte sperren deaktiviert Maus und Tastatur auf den Schüler-PCs.
- Präsentation starten wird im folgenden Kapitel 3.1.2 beschrieben.
3.1.2. Durchführung von Bildschirmpräsentationen
Diese Funktion erlaubt es den Bildschirminhalt eines PCs an alle anderen PCs innerhalb des Computerraumes zu übertragen und darzustellen. Die Präsentation wird auf den Schüler-PCs, an denen Schüler angemeldet sind, in Vollbild dargestellt und Tastartur- und Mauseingaben blockiert.
Eine Präsentation wird wie folgt gestartet:
Markieren Sie einen PC in der Liste der Rechner und wählen unter Aktionen die Option Präsentation starten. Es erscheint ein Hinweis, dass die Präsentation gestartet wird und nach kurzer Zeit wird die Ausgabe auf die übrigen PCs übertragen. Der Kreis des sendenden Rechners wird rot und für die empfangenden Rechner grün dargestellt. Ein Klick auf die Schaltfläche Präsentation beenden stoppt die Präsentation.
Abbildung 11: Laufende Präsentation
3.2. Klassenarbeitsmodus
Die Anforderungen, die in einer Klassenarbeitssituation an die IT-Infrastruktur gestellt werden, sind vielfältig und variieren stark je nach Schulform, Schulfach und Jahrgang. Um das Herstellen einer Klassenarbeitssituation in einem Computerraum zu vereinfachen, stellt UCS@school einen speziellen Klassenarbeitsmodus zur Verfügung.
Der Klassenarbeitsmodus umfasst dabei folgende Eigenschaften:
- Für den Zeitraum der Klassenarbeit wird pro Schüler ein spezielles Benutzerkonto angelegt. Nur mit diesem speziellen Benutzerkonto kann ein Schüler an der Klassenarbeit teilnehmen. Der Windows-Loginname für das Klassenarbeitskonto setzt sich aus dem festgelegten Präfix exam- und dem normalen Benutzernamen zusammen. Der Schüler mit dem Benutzernamen kevweber meldet sich für die Klassenarbeit mit den Benutzernamen exam-kevweber an. Das Benutzerpasswort ist identisch.
- Für den Zeitraum der Klassenarbeit wird sichergestellt, dass der Zugriff auf das ursprüngliche Heimatverzeichnis der Schüler nicht möglich ist.
- Zu Beginn der Klassenarbeit ist es möglich, die für die Klassenarbeit notwendigen Dateien (Aufgaben, Material, ...) anzugeben und direkt an die Schüler zu verteilen.
- Mit dem Ende der Klassenarbeit werden alle Dateien des Klassenarbeitsordners wieder eingesammelt und nach Schülern sortiert im Heimatverzeichnis des Lehrers abgelegt.
- Während der Klassenarbeit kann der Zugang zum Internet sowie zu Datei- und Druck-Freigaben eingeschränkt werden.
3.2.1. Übersicht der Klassenarbeiten
Die Übersichtsseite der Klassenarbeiten öffnen Sie über die Schaltflächen Unterricht -> Klassenarbeiten. Dabei kann man auswählen, ob man nur die eigenen Klassenarbeiten angezeigt bekommen möchte oder alle Klassenarbeiten.
Abbildung 12: Liste der Klassenarbeiten
3.2.2. Erstellung einer Klassenarbeit
Eine Klassenarbeit kann über die Schaltfläche Eine neue Klassenarbeit anlegen in der Übersicht der Klassenarbeiten erstellt werden. Ein Assistent führt Sie dann schrittweise durch alle Einstellungen für die Klassenarbeit.
- Im ersten Schritt muss ein Name für die Klassenarbeit definiert werden. Dieser Name muss einzigartig sein. Wird der Name einer Klassenarbeit bereits verwendet, zeigt das System eine Fehlermeldung. Wir empfehlen die Computerraumnummer und das aktuelle Datum in den Namen mit aufzunehmen z. B. KA_Informatik_r001_2022_10_05. Dadurch sind doppelte Namen in der Regel ausgeschlossen.
- Für das Ende der Klassenarbeit wird automatisch eine Uhrzeit vorgeschlagen. Die Uhrzeit kann beliebig angepasst werden. Die Klassenarbeit wird mit erreichen der Uhrzeit nicht automatisch beendet. Sie erhalten dann nur einen entsprechenden Hinweis. Es ist zu empfehlen die Zeit etwas länger als die geplante Dauer der Klassenarbeit zu wählen. Da die Klassenarbeit stets manuell beendet werden muss, ist ein später gewählter Endzeitpunkt unkritisch.
- Die weiteren Konfigurationsschritte können hier noch ausgewählt werden. Das sind Unterrichtsmaterial verteilen, Internetregeln definieren und Freigabezugriff konfigurieren. Wir empfehlen alle Option auszuwählen, damit der Assistent keine Konfigurationsschritte überspringt.
Abbildung 13: 1. Schritt - Neue Klassenarbeit starten
- Im zweiten Schritt muss der Computerraum in dem die Arbeit geschrieben werden soll und mindestens eine teilnehmende Klasse bzw. Arbeitsgruppe ausgewählt werden. Alle Teilnehmer werden nach Auswahl der Klasse/Arbeitsgruppe in Form einer Liste angezeigt.
Abbildung 14: 2. Schritt - Raum und Teilnehmer auswählen
- Im dritten Schritt wird der Verzeichnisname für die Klassenarbeit festgelegt. Der vorgeschlagene Verzeichnisname entspricht dem Namen der Klassenarbeit. Alle benötigten Klassenarbeitsdateien werden hier nacheinander hochgeladen.
Abbildung 15: 3. Schritt - Hochladen von Klassenarbeitsdateien
Diese Klassenarbeitsdateien werden an alle teilnehmenden Schüler ausgeteilt. Eine Kopie der Originaldateien wird im Heimatverzeichnis des Lehrers abgelegt, der die Klassenarbeit erstellt hat. Die Dateien werden im Heimatverzeichnis der Schüler unterhalb des Ordners Klassenarbeiten und dem angegebenen Verzeichnisnamen für die aktuelle Klassenarbeit abgelegt.
Abbildung 16: Beispiel-Verzeichnis einer Klassenarbeit in der Ansicht vom Schüler-PC
Zu jedem Zeitpunkt der laufenden Klassenarbeit können die Dateien aus den Heimatverzeichnissen der Schüler eingesammelt werden. Dabei werden lediglich die Dateien unterhalb des Klassenarbeitsordners berücksichtigt. Die eingesammelten Dateien werden im Klassenarbeitsverzeichnis des Lehrer-Heimatverzeichnisses gespeichert. Durch mehrfaches Einsammeln kann beispielsweise der Arbeitsfortschritt festgehalten werden.
- Im vierten Schritt werden Internetregeln und der Zugriff auf Freigaben festgelegt. Diese Einstellungen können jederzeit während einer laufenden Klassenarbeit über die Raumeinstellungen des Moduls Computerraum angepasst werden. Das Modul Computerraum ist in Kapitel 3.1. beschrieben.
Abbildung 17: 4. Schritt - Internetregeln zuweisen und Freigabezugriff steuern
Durch Drücken der Schaltfläche Klassenarbeit starten werden die notwendigen Klassenarbeitskonten für die Schüler angelegt, die Klassenarbeitsdateien verteilt und die Raumeinstellungen gesetzt. Dies kann je nach Serverauslastung, Geschwindigkeit der Verbindung zum Server und Anzahl der Schüler und Rechner im Raum einige Minuten dauern.
Soll die erstellte Klassenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt geschrieben werden, können Sie alle Einstellungen über die Schaltfläche Klassenarbeit speichern abspeichern. Auf der Übersicht können gespeicherte Klassenarbeiten über die Schaltfläche Klassenarbeit bearbeiten geladen und anschließend gestartet werden. Das Löschen von Klassenarbeiten ist nur möglich, solange diese noch nicht gestartet wurden.
3.2.3. Neustart der Schülerrechner
Während des Startvorgangs einer Klassenarbeit wird überprüft, ob die Schüler-PCs neu gestartet werden müssen. Das Ergebnis dieser Prüfung wird anschließend in einer Liste angezeigt.
Abbildung 18: Neustart der Schülerrechner
In dieser Liste sind alle Computer des Raumes aufgelistet. Die aufgelisteten Rechner können durch Klick auf die Schaltfläche Schülerrechner neustarten neu gestartet werden. Wenn Sie am Lehrer-Rechner angemeldet sind wird dieser nicht neu gestartet. Sie erkennen den Lehrer-Rechner an ihrem Benutzername in der Spalte Benutzer. Der Neustart ist erforderlich damit Berechtigungen und die Rechnerkonfigurationen für den Klassenarbeitsmodus gesetzt werden können.
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Sind alle PCs neu gestartet erhalten Sie nach einem Klick auf Weiter eine Zusammenfassung der gestarteten Klassenarbeit.
Abbildung 19: Klassenarbeit erfolgreich angelegt
Öffnen Sie anschließend der Computerraum über Computerraum öffnen.
3.2.4. Verwaltung und Abschluss der Klassenarbeit
Die Aufsicht und Verwaltung der Klassenarbeit erfolgt im Computerraum. Hier wird Ihnen wieder die Liste aller PCs in diesem Raum inklusive der angemeldeten Benutzer angezeigt.
Abbildung 20: Laufende Klassenarbeit im Computerraum
Zusätzlich werden die verbleibende Zeit und die Schaltflächen Ergebnisse einsammeln und Klassenarbeit beenden angezeigt. Zwischenergebnisse der Klassenarbeit können Sie über die Schaltfläche Ergebnisse einsammeln zusammengetragen. Diese Aktion kann beliebig oft durchgeführt werden.
Abbildung 21: Ergebnisse der Klassenarbeit im Verzeichnis
Zum Beenden der Klassenarbeit muss die Schaltfläche Klassenarbeit beenden ausgewählt werden. Das System sammelt dann die Ergebnisse ein und macht alle gesetzten Einstellungen für den Computerraum, die Schüler-PCs und die Benutzer-Accounts rückgängig.
Wichtiger Hinweis: Zum Abschluss der Klassenarbeit müssen alle Rechner entweder ausgeschaltet oder neu gestartet werden, bevor sie für den regulären Schulbetrieb wiederverwendet werden können. Ein Neustart/Ausschalten setzt die für die Klassenarbeit spezifischen Einstellungen an den Rechnern wieder zurück und die Schüler können sich mit ihrem regulären Benutzernamen wieder anmelden.
3.3. Arbeitsgruppen verwalten
Jeder Schüler ist Mitglied seiner Klasse. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, Schüler und Lehrer in klassenübergreifende Arbeitsgruppen (AGs) einzuordnen. Dieses Modul erlaubt es, neue Arbeitsgruppen anzulegen, zu bearbeiten und zu löschen. Das Anlegen einer Arbeitsgruppe legt automatisch auch einen Datenbereich auf dem Schulserver (Dateifreigabe) an, auf den alle Mitglieder der Arbeitsgruppe Zugriff erhalten. Der Name der Dateifreigabe ist identisch mit dem gewählten Namen der Arbeitsgruppe.
Unter Schul-Administration → Arbeitsgruppen verwalten wird eine Liste aller Arbeitsgruppen angezeigt. Eine neue Arbeitsgruppe kann über die Option Arbeitsgruppe hinzufügen eingerichtet werden. Es muss mindestens der Name der Arbeitsgruppe eingegeben werden; optional kann eine Beschreibung hinterlegt werden.
Abbildung 22: Auswahl einer Arbeitsgruppe
Ein Klick auf den Namen der Arbeitsgruppe öffnet ein neues Fenster. Der Name einer bereits bestehenden Arbeitsgruppe kann nachträglich nicht geändert werden. Im Eingabefeld Mitglieder wird eine Liste der Schüler und Lehrer angezeigt, die bereits Mitglieder der Arbeitsgruppe sind. Ein Klick auf Hinzufügen öffnet einen neuen Dialog.
Abbildung 23: Mitglieder zur Arbeitsgruppe hinzufügen
Es erscheint eine Liste aller Schüler und Lehrer der Schule. Die Liste der angezeigten Benutzer kann eingeschränkt werden, indem über den Menüpunkt Benutzergruppe oder Klasse eine Klasse oder AG ausgewählt wird. Es werden dann nur die Schüler und Lehrer dieser Klasse dargestellt. Durch Eingabe von Benutzer-, Vor- und/oder Nachname in das Eingabefeld Name und anschließendem Klick auf die Suchschaltfläche kann auch gezielt nach einem Benutzer gesucht werden.
Die Benutzer, die zu der Arbeitsgruppe hinzugefügt werden sollen, können durch Aktivieren des Auswahlkästchens vor dem Benutzernamen markiert werden. Ein Klick auf Hinzufügen fügt die Benutzer dann der Arbeitsgruppe hinzu. Benutzer können aus der Arbeitsgruppe entfernt werden, indem das Auswahlkästchen vor dem zu entfernenden Benutzer aktiviert wird und anschließend auf Entfernen geklickt wird.
Wichtiger Hinweis: Damit die neu angelegte Arbeitsgruppe auf Ihrem Windows-Desktop im Ordner Eigene Shares ersichtlich ist, fügen Sie sich bitte selbst als Mitglied der Arbeitsgruppe hinzu. Beim nächsten Windows-Login wird die Arbeitsgruppe in Eigene Shares eingefügt. Vor dem Arbeitsgruppennamen wird von unserem System automatisch das Schulkürzel Ihrer Schule hinzugefügt.
3.4. Unterrichtsmaterial verteilen
Diese Funktion vereinfacht das Verteilen und Einsammeln von Unterrichtsmaterial an Klassen oder Arbeitsgruppen. Optional kann eine Frist festgelegt werden. So ist es möglich, Aufgaben zu verteilen, die bis zum Ende der Unterrichtsstunde zu bearbeiten sind. Nach Ablauf der Frist werden die verteilten Materialien dann automatisch wieder eingesammelt und im Heimatverzeichnis des Lehrers abgelegt. Die für eine solche Verteilung notwendigen Informationen werden als Projekt bezeichnet.
Ein mögliches Beispielszenario: Die Schüler des Mathematikunterrichts sollen bis zur nächsten Unterrichtsstunde (ein paar Tage später) ein Dokument bearbeiten. Dafür erstellt die Lehrkraft ein neues Projekt und lädt das zu verteilende Dokument in die Materialverteilung hoch. Als Frist wird der Startzeitpunkt der nächsten Unterrichtsstunde angegeben. Mit dem Erstellen des Projektes wird das Dokument automatisch in die Heimatverzeichnisse der Schüler verteilt. Die Schüler bearbeiten das Dokument bis zur nächsten Unterrichtsstunde (z.B. im Unterricht oder in Freistunden). Zum festgelegten Abgabezeitpunkt wird das Dokument automatisiert eingesammelt. Dazu wird das Dokument aus den Heimatverzeichnissen der Schüler in das Heimatverzeichnis der Lehrkraft kopiert und steht anschließend der Lehrkraft zur Durchsicht zur Verfügung.
3.4.1. Verwaltung von Projekten
Die Funktion kann über Unterricht Materialien verteilen aufgerufen werden. Hier findet sich eine Liste aller bestehenden Projekte.
Abbildung 24: Projektübersicht
Jedes Projekt ist einem Lehrer zugeordnet, der unter Eigentümer angezeigt wird. Über die Schaltfläche Übernehmen kann ein anderer Lehrer das Projekt übernehmen. Bestehende Projekte können außerdem bearbeitet oder gelöscht werden.
3.4.2. Neues Projekt erstellen
Über die Schaltfläche Projekt hinzufügen kann ein neues Projekt angelegt werden.
Abbildung 25: Projekt hinzufügen
- Als Beschreibung muss ein Projektname eingetragen werden, z.B. Netzwerkplan. Der Verzeichnisname legt fest, wo die Daten abgelegt werden.
- Das Feld Verteilen der Projektdateien erlaubt die Automatisierung des Verteilens von Projektdaten. In der Grundeinstellung Manuelles Verteilen wird die Verteilung der Projektdateien durch den Lehrer manuell ausgelöst. Die manuelle Verteilung erfolgt im Anschluss an die Projektanlage auf der Übersichtsseite der Projekte. Durch Auswahl von Automatisches Austeilen kann auch ein fester Zeitpunkt definiert werden, an dem die Dateien in die Heimatverzeichnisse der Schüler kopiert werden. Dieser Zeitpunkt kann über die Auswahlfelder Verteilungsdatum und Verteilungszeit vorgegeben werden. Das verteilte Material wird im Heimatverzeichnis der Projektmitglieder abgelegt.
- Analog zu der automatischen Verteilung können Projektdateien auch im Auswahlfeld Einsammeln der Projektdateien manuell oder automatisch eingesammelt werden.
- Unter Mitglieder können mit Hinzufügen einzelne Klassen oder Arbeitsgemeinschaften zugeordnet werden, bzw. mit Entfernen wieder entfernt werden.
- Im Menü Dateien werden die zu verteilenden Dokumente ausgewählt. Ein Klick auf Hochladen öffnet ein Fenster, mit dem eine Datei ausgewählt werden kann. Mit Entfernen können Dateien wieder abgewählt werden.
Ein Klick auf Projekt erstellen schließt das Anlegen eines Projekts ab.
3.4.3. Einsammeln der verteilten Dokumente
Auf der Übersichtsseite der Projekte ist der aktuelle Status der Verteilung ersichtlich.
Abbildung 26: Status Materialverteilung
Mit einem Klick auf Einsammeln wird die Funktion Manuelles Einsammeln ausgeführt. Diese kann auch mehrfach ausgeführt werden um beispielsweise Arbeitsfortschritte festzuhalten. Die eingesammelten Dateien werden im Heimatverzeichnis der Lehrkraft abgelegt, die das Verteilungsprojekt erstellt hat. Dies erfolgt unabhängig davon, welche Lehrkraft das Einsammeln der Dateien auslöst.
Die Dateien befinden sich im Verzeichnis Unterrichtsmaterial/Projektname-Ergebnisse unterhalb des persönlichen Heimatverzeichnisses der Lehrkraft. Unterhalb dieses Verzeichnisses wird für jeden Schüler und Lehrer ein Verzeichnis angelegt, das die eingesammelten Dateien enthält, so dass eine nachträgliche Zuordnung leicht möglich ist. Werden die Ergebnisse mehrfach eingesammelt, wird für jeden Einsammelvorgang und Schüler und Lehrer jeweils ein eigenes Verzeichnis angelegt.
3.5. Drucker moderieren
Mit dieser Funktion können Sie Druckaufträge der Schüler bzw. eigene Druckaufträge vor dem eigentlichen Ausdruck prüfen. Die anstehenden Druckaufträge werden automatisch in eine Liste eingetragen und können vom Lehrer als PDF-Datei betrachtet und anschließend ausgedruckt oder verworfen werden. Dadurch können unnötige oder fehlerhafte Ausdrucke vermieden werden. Die Moderationsfunktion kann über Unterricht → Drucker moderieren aufgerufen werden.
Abbildung 27: Übersicht der Druckaufträge
Es erscheint eine Liste mit den anstehenden Druckaufträgen. Die Liste der Schüler kann eingeschränkt werden, indem über den Menüpunkt Klasse oder Arbeitsgruppe eine Klasse oder AG ausgewählt wird. Es werden dann nur Druckaufträge der Schüler dieser Klasse sowie die eigenen Druckaufträge dargestellt, sofern man selbst Mitglied der ausgewählten Klasse bzw. Arbeitsgruppe ist.
Jeder Druckauftrag wird in einer Zeile dargestellt. In der Spalte Druckauftrag wird der Dateiname der ausgedruckten Datei angezeigt, außerdem die Seitenanzahl und das Datum des Druckauftrags. Mit Betrachten kann der Druckauftrag angezeigt werden. Wenn alles in Ordnung ist, kann der Ausdruck mit Drucken an den tatsächlichen Drucker weitergeleitet werden. In dem folgenden Dialog kann dann ein Drucker ausgewählt werden. Alternativ kann der Druckauftrag mit Löschen aus der Warteschlange entfernt werden.
Abbildung 28: Auswahl des Druckers
Kapitel 4. Verwaltungsfunktionen
4.1. Anmeldedaten für Schüler und Gastbenutzer
4.1.1. Schüler
Jeder Schüler benötigt einen eigenen Benutzernamen und ein Passwort. Ein entsprechendes Dokument mit Benutzername und Initialpasswort wird von KDK erstellt und im Lehrer-Verzeichnis Ihrer Schule abgelegt. Sie finden das Lehrer-Verzeichnis unter Eigene Shares. Unter dem Lehrer-Verzeichnis befindet sich ein weiteres Verzeichnis Info und darunter ein Verzeichnis Startkennwoerter Schueler. Darunter gibt es pro Klasse an Ihrer Schule jeweils nochmal ein eigenes Verzeichnis, in welchem die Dokumente mit den Anmeldedaten der Schüler gespeichert sind. Die Dokumente liegen im PDF-Format vor und beinhalten alle Infos, die Schüler für eine Erstanmeldung bei UCS@school benötigen. Sie können diese Dokumente ausdrucken und am ersten Schultag an die Schüler Ihrer Klasse verteilen.
Hinweis: Ihre Schüler werden nach der ersten Anmeldung bei UCS@school ebenfalls aufgefordert ein neues eigenes Passwort zu vergeben. Auch bei diesem Passwort gelten die gleichen Richtlinien, wie sie in Kapitel 2 beschrieben sind.
4.1.2. Gastbenutzer
Für Schüler, die noch keine eigenen Anmeldedaten haben, stehen Gastbenutzer zur Verfügung. Pro Klasse wird ein solcher Gastbenutzer automatisch angelegt. Benutzername und Passwort werden ebenfalls automatisiert erstellt und als Dokument im PDF-Format auf den Lehrer-Verzeichnis Ihrer Schule gespeichert. Gastbenutzer müssen bei der ersten Anmeldung keine Passwortänderung durchführen. Sie finden die Anmeldedaten für die Gastbenutzer in den gleichen Verzeichnissen, wie die Unterlagen für die Schüler. Der Name ist eine Kombination aus Klassenbezeichnung und Schulkürzel.
Hinweis: Wir empfehlen keine Änderungen an den Passwörtern der Gastbenutzer vorzunehmen. Dies kann dazu führen kann, dass ein anderer Lehrer die Gastbenutzer nicht mehr verwenden kann. Ist eine Passwortänderung unumgänglich, muss das neu gesetzte Passwort für andere Lehrer zugänglich dokumentiert werden.
4.2. Schülerpasswort zurücksetzen
Dieses Modul erlaubt Lehrern das Zurücksetzen von Schülerpasswörtern. Die bestehenden Passwörter können aus Sicherheitsgründen nicht ausgelesen werden. Wenn Schüler ihr Passwort vergessen, muss ein neues Passwort vergeben werden. Mit den folgenden Schritten kann ein Schülerpasswort neu gesetzt werden:
- Die Passwort-Funktion kann über Schul-Administration -> Passwörter (Schüler) aufgerufen werden.
- Es erscheint eine Liste aller Schüler der Schule. Die Liste der Schüler kann eingeschränkt werden, indem über das Auswahlfeld Klasse oder Arbeitsgruppe eine Klasse oder AG ausgewählt wird. Es werden dann nur die Schüler dieser Klasse dargestellt.
Abbildung 29: Passwörter (Schüler)
- Durch Eingabe von Benutzer-, Vor- und/oder Nachname in das Eingabefeld Name und anschließendem Klick auf das Suchsymbol kann auch gezielt nach einem Schüler gesucht werden.
- Aus der Liste der angezeigten Schüler sind anschließend ein oder mehrere Schüler durch das Markieren des grauen Auswahlkastens vor dem Schülernamen auszuwählen. Anschließend ist die Schaltfläche Passwort zurücksetzen oberhalb der Schülerliste auszuwählen.
- Wichtiger Hinweis: Markieren Sie nur den Auswahlkasten vor den jeweiligen Schülern, für die das Passwort zurückgesetzt werden soll. Der erste Auswahlkasten links neben der Spalte Name markiert automatisch alle Einträge in der Liste und es würden die Passwörter aller Schüler zurückgesetzt.
Abbildung 30: Passwort zurücksetzen
- In das Feld Neues Passwort wird das neue Passwort für den oder die Schüler eingetragen. Ist der Haken vor dem Feld Benutzer muss das Passwort bei der nächsten Anmeldung ändern aktiviert, ist das dabei vergebene Passwort nur temporär gültig. Wenn ein Schüler sich mit diesem temporären Passwort anmeldet, muss direkt nach dem Login von dem Schüler ein neues eigenes Passwort vergeben werden.
Hinweis: Wir empfehlen, diese Option aus Sicherheitsgründen immer aktiviert zu lassen. Dadurch ist das neue Passwort, welches der Schüler anschließend setzt, nur ihm bekannt. Für das temporäre, sowie für das neue Passwort gelten die in Kapitel 2 beschriebenen Vergaberichtlinien. Wenn das eingegebene Passwort gegen diese Kriterien verstößt, wird ein Hinweis ausgegeben und es muss ein neues Passwort eingegeben werden.
4.3. Klassenlisten erstellen
Die Funktion Unterricht → Klassenlisten ermöglicht es, Klassen und Arbeitsgruppenlisten zu exportieren. Die Listen werden im CSV-Format ausgegeben. Die Datei kann UTF16-kodiert mit Tabulatoren als Trennzeichen oder UTF-8-kodiert mit Kommata als Trennzeichen (",") exportiert werden.
Abbildung 31: Klassenlisten exportieren
4.4. Klassen zuordnen
Die Funktion Schul-Administration → Klassen zuordnen erlaubt Ihnen die Pflege der Klassenmitgliedschaften von Lehrern. In der Liste werden Ihnen alle Lehrer an Ihrer Schule angezeigt. Mit einem Mausklick auf den Namen können Sie die Zuordnung der Klassen bearbeiten.
Abbildung 32: Klassen zuordnen
4.5. Eigenes Passwort ändern
Sie haben jederzeit die Möglichkeit Ihr eigenes Passwort zu ändern. Den entsprechenden Link finden Sie auf der UCS@school-Startseite unter Verwaltung. Nach einem Klick auf Passwort ändern öffnet sich folgendes Fenster:
Abbildung 33: Passwort ändern
Füllen Sie die benötigten Felder aus und klicken auf Passwort ändern. Die Passwortänderung wird sofort durchgeführt. Beim nächsten Login nutzen Sie bitte das neue Passwort.
Hinweis: Das neue Passwort muss ebenfalls die in Kapitel 2 beschriebenen Richtlinien erfüllen.
4.6. Support kontaktieren
4.6.1. Ticketsystem
Bei Problemen mit UCS@school steht Ihnen der KDK-Support zu Verfügung. Sie erreichen den Support über unser Supportportal, welches auf der UCS@school-Portalseite unter Externe Dienste verlinkt ist.
Abbildung 34: Supportportal der KDK
Die Anmeldung erfolgt mit den gleichen Benutzerdaten, die Sie auch für UCS@school benutzen. Nach dem Login erscheint die folgende Übersichtsseite des Ticketsystem.
Abbildung 35: Ticketübersicht
Links unten ist ein Kreis mit Ihren Initialen. Dort können Sie Profileinstellungen wie z. B. die Sprache des Ticketsystems vornehmen. Ein neues Ticket erstellen Sie mit dem '+' daneben. Unter Meine Tickets werden alle von Ihnen erstellten Tickets aufgelistet. Bei Meine Organisations Tickets können Sie alle Tickets, die für Ihre Schule erstellt wurden, einsehen.
Hinweis: Bitte prüfen Sie vor dem Erstellen eines neuen Tickets, ob bereits ein Ticket zu diesem Thema existiert. um doppelte Tickets zu vermeiden.
4.6.2. Ticketleitfaden
In diesem Leitfaden finden Sie wichtige Tipps zum Erstellen von Support-Tickets. Je mehr Informationen wir von Ihnen erhalten, desto schneller können wir ihre Anfragen bearbeiten. Rückfragen innerhalb der Tickets werden dadurch ebenfalls minimiert.
Folgende wichtige Informationen benötigen wir von Ihnen in einem Ticket:
- Beschreibung → Schildern Sie uns möglichst genau und Schritt für Schritt was Sie tun möchten bzw. wann welcher Fehler aufgetreten ist.
- Fehlermeldungen → Angezeigte Fehlermeldungen bitte im Ticket eintragen oder alternativ als Screenshot an das Ticket hängen.
- PC-Name → Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Windowssymbol des Startmenüs und wählen dann System aus. Danach öffnet sich das Info-Fenster. Der PC-Name steht unter Gerätename.
- Druckername → Sie finden den Druckernamen auf dem Gerät oder alternativ in der Windows-Systemsteuerung.
- Raumnummer → Für welchen Computerraum wird das Ticket erstellt?
- Benutzername
→ Geben Sie uns an für welche Benutzer das Ticket erstellt wird.
Unser Ticketsystem informiert Sie per E-Mail über den Status des Tickets. Bitte tragen Sie bei der Erstellung Ihres Tickets eine E-Mail-Adresse ein, an die wir diese Benachrichtigungen senden können. Zusätzlich zur Benachrichtigung per E-Mail zeigt Ihnen das Ticketsystem die neuen Nachrichten rechts neben dem Suchfeld an.
Abbildung 36: Neue Ticket-Benachrichtigungen
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Kapitel 5. Anforderung neuer SoftwareDie Installation neuer Software auf vielen Rechnern gleichzeitig ist umfangreich und komplex. Die neue Software muss daher gründlich vorbereitet und getestet werden. Hierfür haben wir folgenden Ablauf geschaffen:
- Sie melden uns per Ticket welche neue Software benötigt wird.
- Wir senden Ihnen über das Ticketsystem ein entsprechendes Anforderungsformular. Bitte füllen Sie dieses Formular vollständig aus.
- Sobald wir alle benötigten Informationen haben, beginnen wir mit der Paketierung und testen die Software in unserer Testumgebung.
- Anschließend installieren wir die Software auf ausgewählten Test-PCs in Ihrer Schule. Dort testen Sie bitte die Software auf die für den Unterricht benötigten Funktionen.
- Wurde die Software von Ihrer Seite aus freigegeben, planen wir die Installation auf den Rechnern im pädagogischen Netz.
Wir informieren Sie innerhalb des Tickets über den Status der Softwarebereitstellung.
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Changelog des Handbuchs
Version 1.4
Stand:
Ergänzungen/Anpassungen:
- Infos und Screenshot zu Ticket-Benachrichtigungen hinzugefügt
Version 1.3
Stand: 19.05.2021
Ergänzungen/Anpassungen:
- Kapitel 2.1.: Screenshot und Beschreibung der UCS@school-Portalseite aktualisiert
- Kapitel 2.2.: Kontozugang schützen hinzugefügt
- Kapitel 3.2.2.: Klassenarbeiten dürfen nicht gleich benannt werden
- Kapitel 4.6.2.: Ticketleitfaden überarbeitet
- Changelog hinzugefügt
Version 1.2
Stand: 28.08.2020
Ergänzungen/Anpassungen:
- Kapitel 3.3.: Lehrer müssen sich selbst einer Arbeitsgruppe hinzufügen um diese in Eigene Shares zu sehen.
- Kapitel 4.2.: Hinweis auf den "markiere-alle-Kasten" in der Schülerliste hinzugefügt
- Kapitel 4.6.: Support per Ticketsystem kontaktieren und Ticketleitfaden
Version 1.1
Stand: 14.08.2020
Ergänzungen/Anpassungen:
- Anpassungen des Layouts
- Kapitel 4. Verwaltungsfunktionen hinzugefügt
Version 1.0
Stand: 03.07.2020
Dokument fertig erstellt