Inhaltsverzeichnis

• Kapitel 1. Einführung
  • Kapitel 1.1. Was ist eine Groupware?
  • Kapitel 1.2. Anmeldung
• Kapitel 2. Mail 
  • Kapitel 2.1. E-Mail-Client
  • Kapitel 2.2. Bereiche des E-Mail-Clients
    • Kapitel 2.2.1. Toolbar
    • Kapitel 2.2.2. Linke Seitenleiste
    • Kapitel 2.2.3. E-Mail-Bereich
    • Kapitel 2.2.4. Lesebereich
• Kapitel 3. Kalender 
  • Kapitel 3.1. Kalenderoberfläche
  • Kapitel 3.2. Bereiche der Kalenderoberfläche
    • Kapitel 3.2.1. Linke Seitenleiste
    • Kapitel 3.2.2. Kalenderansicht
    • Kapitel 3.2.3. Aufgabenbereich
  • Kapitel 3.3. Ereignisse verwalten
    • Kapitel 3.3.1. Neues Ereignis planen
    • Kapitel 3.3.2. Ereignis bearbeiten
    • Kapitel 3.3.3. Ereignis kopieren
    • Kapitel 3.3.4. Ereignis weiterleiten
    • Kapitel 3.3.5. Ereignis löschen
    • Kapitel 3.3.5. Neue Zeit vorschlagen
    • Kapitel 3.3.6. Auf eine Ereigniseinladung antworten
    • Kapitel 3.3.7. Erinnerung verschieben oder deaktivieren
  • Kapitel 3.4. Kalender verwalten
    • Kapitel 3.4.1. Kalender freigeben
    • Kapitel 3.4.2. Kalenderfreigabe bearbeiten/aufheben
  • Kapitel 3.5. Kalender hinzufügen
    •  Kapitel 3.5.1. Freigegebenen Kalender hinzufügen
    • Kapitel 3.5.2. Kalender manuell hinzufügen
  • Kapitel 3.6. Aufgaben verwalten
• Kapitel 4. Cloud-Speicher 
  • Kapitel 4.1. Nextcloud verbinden
• Kapitel 5. Kontakte 
  • Kapitel 5.1. Oberfläche der Kontaktverwaltung
  • Kapitel 5.2. Bereiche der Kontaktverwaltung
    • Kapitel 5.2.1. Linke Seitenleiste
    • Kapitel 5.2.2. Kontaktbereich
    • Kapitel 5.2.3. Kontaktdetails
  • Kapitel 5.3. Kontakte verwalten
    • Kapitel 5.3.1.Kontakte hinzufügen
      • Kapitel 5.3.1.1. Neuen Kontakt erstellen
      • Kapitel 5.3.1.2. Kontakt aus E-Mail hinzufügen
      • Kapitel 5.3.1.3. Kontakte importieren/exportieren
    • Kapitel 5.3.2. Kontakt bearbeiten
    • Kapitel 5.3.3. Kontakt löschen
    • Kapitel 5.3.4. Kontakt freigeben
    • Kapitel 5.3.5. Kontakt suchen
    • Kapitel 5.3.6. Interaktionen mit einem Kontakt überprüfen
  • Kapitel 5.4. Kontaktordner verwalten
    • Kapitel 5.4.1. Kontaktordner erstellen
    • Kapitel 5.4.2. Kontakte zu einem Ordner hinzufügen
    • Kapitel 5.4.3. Kontaktordner teilen
    • Kapitel 5.4.4. Kontaktordner umbenennen
    • Kapitel 5.4.5. Kontaktordner verschieben
    • Kapitel 5.4.6. Kontaktordner löschen
  • Kapitel 5.5. Kontaktlisten verwalten
    • Kapitel 5.5.1. Kontaktliste erstellen
    • Kapitel 5.5.2. Kontakte zu einer Liste hinzufügen
    • Kapitel 5.5.3. E-Mail an Kontakte einer Liste senden
  • Kapitel 5.6. Globale Adressliste
• Kapitel 6. Einstellungen 
  • Kapitel 6.1. Sprache
  • Kapitel 6.2. Datumsformat
• Kapitel 7. Sonstiges
  • Kapitel 7.1. Tasterturkürzel
  • Kapitel 7.2. Support
  • Kapitel 7.3. Externe E-Mail-Clients

Kapitel 1. Einführung

Kapitel 1.1. Was ist eine Groupware?

Eine Groupware, auch kollaborative Software genannt, ist eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit. Zum Einsatz kommt hier die Software Zimbra. Diese stellt Ihnen folgende Applikationen zur Verfügung:

• E-Mail-Client
• Kalender mit Terminverwaltung und Aufgabeplanung
• Kontaktverwaltung in eigenen Adressbüchern
• Zugriff auf ein globales Adressbuch
• Zugriff auf eigene Dateien in einem Cloud-Speicher 

Die Bedienung der Groupware erfolgt über die Zimbra Web App. Diese benötigt zum Aufruf lediglich einen aktuellen Webbrowser, z. B. Mozilla Firefox oder Google Chrome. Die Installation einer zusätzlichen E-Mail-Software (Outlook, Thunderbird) ist nicht mehr erforderlich.

Kapitel 1.2. Anmeldung

Für die Anmeldung in der Groupware rufen Sie bitte folgende URL auf:

https://mail.edukl.xyz (Development)

https://mail.edukl.net (Live)

Danach erscheint das Anmelde-Fenster für die Zimbra Web App.

Der Nutzername ist Ihre neue E-Mail-Adresse im pädagogischen Netz. Diese setzt sich wie folgt zusammen: <lehrerkürzel>@<schulkürzel>.edukl.net -> z. B.: mmuste@dms1.edukl.net.

(Der Nutzername ist Ihre neue E-Mail-Adresse im pädagogischen Netz. Diese setzt sich wie folgt zusammen: <vorname>.<nachname>@<schulkürzel>.edukl.net -> z. B.: max.mustermann@dms1.edukl.net.)

Das Passwort ist identisch mit Ihrem UCS@school-Passwort.

Kapitel 2. Mail

Kapitel 2.1. E-Mail-Client

Nach dem Login wird standardmäßig der E-Mail-Client der Zimbra Web App geladen. Die Oberfläche ist in 4 Bereiche aufgeteilt.

1. Toolbar: Hier rufen Sie die Applikationen und Einstellungen der Groupware auf. Die ausgewählte Applikation ist blau hervorgehoben. Ein Suchfeld, sowie die Abmeldefunktion finden Sie ebenfalls in der Toolbar.
2. Linke Seitenleiste: Hier wird die Ordnerstruktur des Postfachs angezeigt und Sie können eine neue E-Mail beginnen.
3. E-Mail-Bereich: Hier werden die E-Mails aus dem links ausgewählten Ordner aufgelistet. Standardmäßig ist der Posteingang ausgewählt.
4. Lesebereich: Zeigt den Inhalt einer ausgewählten E-Mail. Der Bereich kann rechts oder unterhalb des E-Mail-Bereichs positioniert, bzw. wenn nicht benötigt auch deaktiviert werden.

Kapitel 2.2. Bereiche des E-Mail-Clients

Kapitel 2.2.1. Toolbar

Die Toolbar ist in allen Applikationen der Groupware identisch. Lediglich das Suchfeld ändert automatisch die Suchkriterien passend zu den Applikationen Mail, Kalender oder Kontakte.

Kapitel 2.2.2. Linke Seitenleiste

Über die Schaltfläche  können Sie eine neue E-Mail erstellen. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 2.3.1.

Zusätzlich beinhaltet die linke Seitenleiste des E-Mail-Clients noch die folgenden Ordner:

• Posteingang: Wenn Ihnen jemand eine E-Mail sendet, landet diese direkt in Ihrem Posteingang. Klicken Sie auf diesen Ordner, um Ihre eingehenden E-Mails anzuzeigen. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner klicken, um Unterordner zu erstellen.
• Entwürfe: E-Mails, die Sie geschrieben und gespeichert haben – oder die Zimbra beim Verfassen gespeichert hat –, die aber noch nicht gesendet wurden, werden im Ordner „Entwürfe“ angezeigt.
• Gesendet: Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, wird sie in Ihrem Ordner „Gesendet“ angezeigt. Sie können mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner klicken, um Unterordner zu erstellen.
• Archiv: Archivierte E-Mails werden in diesem Ordner gespeichert.
• Spam: Zimbra verschiebt alle unerwünschten oder Spam-E-Mails hierher, um sie aus Ihrem Posteingang fernzuhalten.
• Papierkorb: Alle gelöschten E-Mails werden in diesen Ordner verschoben, bis Sie den Papierkorb leeren, dauerhaft löschen oder zum Aufbewahren in einen anderen Ordner verschieben.
• Gespeicherte Suchabfragen: Wenn Sie eine Suche erstellen, die Sie erneut verwenden möchten, können Sie sie speichern. Hier werden die gespeicherten Suchen aufgelistet.
• Ordner: Selbst erstellte Ordner werden hier aufgelistet.
• Tags: Tags, auch Stichworte genannt, helfen beim Klassifizieren und Organisieren von E-Mails. Durch Klicken auf ein Tag werden alle E-Mails im E-Mail-Bereich aufgelistet, die dieses Tag tragen. Sie können auch ein benutzerdefiniertes Tag erstellen.

Kapitel 2.2.3. E-Mail-Bereich

In diesem Bereich werden standardmäßig E-Mails aus Ihrem Posteingang angezeigt. Ereigniseinladungen werden mit  angezeigt. Dieses Symbol hilft, eine Einladung von einer E-Mail zu unterscheiden. Durch Klicken auf einen Ordner in der linken Seitenleiste wird sein Inhalt in diesem Bereich aufgelistet.

Kapitel 2.2.4. Lesebereich

Wenn eine E-Mail ausgewählt ist, zeigt dieser Bereich ihren Inhalt an. Eine Symbolleiste zeigt einige schnelle Aktionen in Bezug auf eine E-Mail an.

  antwortet an den Absender der E-Mail.

 antwortet an alle, deren E-Mail-Adresse in den Feldern An oder Cc angezeigt wird.

 leitet die E-Mail an andere Empfänger weiter.

 archiviert Ihre E-Mails und spart Platz. Archivierte E-Mails werden nicht im Posteingang oder in einem der Ordner angezeigt, aber Sie können mit dem E-Mail-Suchfeld danach suchen.

 entfernt E-Mails aus dem aktuellen Ordner und verschiebt sie in einen aus der Dropdown-Liste ausgewählten Ordner.

 löscht E-Mails. Die gelöschten E-Mails erscheinen im Ordner Papierkorb.

 markiert E-Mails als Spam und verschiebt sie in den Spam-Ordner.

 zeigt weitere Aktionen für E-Mails an, z. B. markieren einer E-Mail als gelesen oder ungelesen oder markieren einer E-Mail mit einem Stern, um sie hervorzuheben, und das Blockieren eines Kontakts, der Ihnen E-Mails sendet.

Kapitel 3. Kalender

Kapitel 3.1. Kalenderoberfläche

Dieser Abschnitt macht Sie mit der Kalenderoberfläche von Zimbra vertraut. Der Kalender wird über die Schaltfläche  aufgerufen.

Die Kalenderoberfläche besteht aus 4 Bereichen:

1. Toolbar: Die Toolbar wurde bereits in Kapitel 2.2.1. beschrieben. In den folgenden Kapiteln wird auf diese nicht mehr gesondert eingegangen.
2. Linke Seitenleiste: Hier haben Sie einen Minikalender, eine Übersicht über alle Ihre Kalender und können ein neues Ereignis erstellen.
3. Kalenderansicht: Kalender mit allen geplanten Ereignissen.
4. Aufgabenbereich: Hier sehen Sie Ihre Aufgaben-Listen.

Kapitel 3.2. Bereiche der Kalenderoberfläche

Kapitel 3.2.1. Linke Seitenleiste

Über die Schaltfläche  können Sie ein neues Ereignis planen. Eine ausführliche Beschreibung hierzu finden Sie in Kapitel 3.4.1.

Zusätzlich beinhaltet der linke Bereich einen Minikalender. Dieser Minikalender passt sich automatisch an, wenn Sie im großen Kalender die Ansicht ändern. Unterhalb des Minikalenders sehen Sie die Kalenderliste. Dort sind Ihre eigenen Kalender und die Kalender aufgelistet, die andere für Sie freigegeben oder die Sie abonniert haben.

Kapitel 3.2.2. Kalenderansicht

Ereignisse und Termine werden in diesem Bereich angezeigt. Um die neuesten Ereignisse abzurufen, klicken Sie auf . Über die Menüleiste oberhalb des Kalenders können Sie die Ansicht anpassen.

Kalenderansichten:

• Heute: Kehrt beim navigieren im Kalender auf den aktuellen Tag, die aktuelle Woche, den aktuellen Monat oder das aktueller Jahr zurück. Je nachdem welche Kalenderansicht ausgewählt ist.
• Tag: Zeigt den Kalender tageweise an und alle für diesen Tag geplanten Ereignisse an. Der Minikalender zeigt das ausgewählte Datum an
• Arbeitswoche: Die Arbeitswochenansicht zeigt alle Ereignisse in einer Arbeitswoche an. Als Voreinstellung ist Montag der erste Tag der Arbeitswoche. Dies kann in den Einstellungen angepasst werden.
• Woche: Zeigt den Kalender wochenweise und alle für diese Woche geplanten Ereignisse an. Im Minikalender wird die komplette Woche markiert.
• Monat: Zeigt den Kalender monatsweise und alle für diesen Monat geplanten Ereignisse an. Der Minikalender zeigt den gewählten Monat.
• Jahr: Zeigt alle Monate eines Jahres in einem Raster an. Jeder Monat in diesem Raster zeigt seine Tage wochenweise an. Im Minikalender können die Jahre ausgewählt werden
• Liste: Zeigt nur die Ereignisse ohne Kalenderansicht an.

Über die Schaltfläche  können Sie die im ausgewählten Ansichtsbereich aufgelisteten Ereignisse drucken, neue Kalender erstellen und freigegebene Kalender hinzufügen.

Kapitel 3.2.3. Aufgabenbereich

Der Aufgabenbereich ist rechts neben der Kalenderansicht angeordnet und zeigt alle Ihre Aufgabenlisten. Weitere Informationen dazu beinhaltet das Kapitel 3.6. Aufgaben verwalten.

Kapitel 3.3. Ereignisse verwalten

Kapitel 3.3.1. Neues Ereignis planen

Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen und klicken dann auf . In dem folgenden Dialog werden alle relevanten Daten für das Ereignis eingetragen.

1. Ereignis hinzufügen: Geben Sie hier den Betreff des Ereignisses ein.
2. Beginn und Ende: Wählen Sie hier Beginn- und Ende des Ereignisses aus. Anstelle der genauen Uhrzeiten kann die Option Ganztägig gewählt werden.
3. Wiederholung: Hier geben Sie an ob das Ereignis sich wiederholen soll z. B. bei Serienterminen. Mögliche Wiederholungen sind Jeden Tag, Jede Woche, Jeden Monat, Jedes Jahr und Benutzerdefiniert. Mit der Option Privat legen Sie fest, ob es sich um ein privates Ereignis handelt.
4. Ort: Hier können Besprechungsräume ausgewählt werden, sofern diese eingepflegt wurden. Die Angabe ist optional und kann auch leer bleiben.
5. Eingeladene Teilnehmer: Geben Sie hier die eingeladenen Teilnehmer an. Bei gespeicherten Kontakten blendet Zimbra automatisch eine Liste mit Suchergebnissen passend zu Ihrer Eingabe ein. Die Eingabe von Kontaktlisten wird ebenfalls erkannt und als Suchergebnis angezeigt. Um dieses Ereignis nur in Ihrem eigenen Kalender zu planen, fügen Sie keine eingeladenen Personen hinzu.
6. Notizen: In den Notizen tragen Sie die Details zum Ereignis ein. Über die Schaltfläche können Sie einen Anhang anhängen.
7. Erinnern: Wählen Sie hier einen Erinnerungsintervall aus. Sie werden dann vor der eingestellten Zeit auf den Termin aufmerksam gemacht. Mobil/Desktop mal testen
8. Anzeigen als: Wählen Sie aus, wie dieses Ereignis angezeigt werden soll. Zur Auswahl stehen Frei, Gebucht, Mit Vorbehalt und Außer Haus.
9. Kalender: Wählen Sie hier den Kalender aus, in den das neue Ereignis platziert werden soll.

Sobald alle Eingaben gemacht sind bestätigen Sie das Ereignis mit Speichern. Zimbra hinterlegt das neue Ereignis in Ihrem Kalender und sendet nach Ihrer Bestätigung die Einladungen an die Teilnehmer.

Kapitel 3.3.2. Ereignis bearbeiten

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen und suchen Sie das Ereignis, dass Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ereignis, um das Kontextmenü aufzurufen und wählen Sie Bearbeiten.
   • Alternativ können Sie den Mauszeiger über das Ereignis bewegen. Es erscheint ein Pop-Up Fenster. Wählen Sie hier .
   • Als dritte Möglichkeit können Sie einen Doppelklick auf das Ereignis machen. Das Ereignis öffnet sich dann in einem neuen Reiter. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche .
3. Wenn es sich bei dem ausgewählten Ereignis um ein wiederkehrendes Ereignis handelt, wählen Sie aus, ob Sie Nur dieses Ereignis oder Alle Ereignisse weiterleiten möchten.
4. Es erscheint eine Oberfläche wie in Kapitel 3.3.1. mit ausgefüllten Feldern.
5. Bearbeiten Sie die entsprechenden Felder und speichern die Änderungen. Die eingeladenen Teilnehmer werden automatisch über die Aktualisierung informiert.

Kapitel 3.3.3. Ereignis kopieren

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen und suchen Sie das Ereignis, dass Sie kopieren möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ereignis, um das Kontextmenü aufzurufen und wählen Sie Kopieren.
3. Es erscheint eine Oberfläche wie in Kapitel 3.3.1. mit ausgefüllten Feldern.
4. Ändern Sie die relevanten Informationen für das neue Ereignis und klicken Sie auf Speichern.

Kapitel 3.3.4. Ereignis weiterleiten

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen und suchen Sie das Ereignis, dass Sie weiterleiten möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ereignis, um das Kontextmenü aufzurufen und wählen Sie Weiterleiten.
3. Wenn es sich bei dem ausgewählten Ereignis um ein wiederkehrendes Ereignis handelt, wählen Sie aus, ob Sie Nur dieses Ereignis oder Alle Ereignisse weiterleiten möchten.
4. Fügen Sie unter dem Feld An weitere Eingeladene hinzu und klicken Sie auf Senden.

Kapitel 3.3.5. Ereignis löschen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen und suchen Sie das Ereignis, dass Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ereignis, um das Kontextmenü aufzurufen und wählen Sie Löschen.
   • Alternativ können Sie den Mauszeiger über das Ereignis bewegen. Wählen Sie in dem Pop-Up Fenster die Schaltfläche .
3. Wenn es sich bei dem ausgewählten Ereignis um ein wiederkehrendes Ereignis handelt, wählen Sie aus, ob Sie Nur dieses Ereignis oder Alle Ereignisse weiterleiten möchten.
4. Eine Benachrichtigung oben im Kalenderbereich bestätigt das Löschen des Termins.

Kapitel 3.3.5. Neue Zeit vorschlagen

Sie können für ein bereits im Kalender eingetragenes Ereignis eine neue Zeit vorschlagen um z. B. einen Termin zu verschieben.

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen und suchen Sie das Ereignis, dass Sie verschieben möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ereignis, um das Kontextmenü aufzurufen und wählen Sie Neue Zeit vorschlagen.
3. Wenn es sich bei dem Ereignis um ein wiederkehrendes Ereignis handelt, wählen Sie aus, ob Sie eine neue Zeit für Nur dieses Ereignis oder Alle Ereignisse vorschlagen möchten.
4. Legen Sie auf dem Bildschirm Neue Zeit vorschlagen die neue Zeit fest und klicken Sie auf Senden.

Kapitel 3.3.6. Auf eine Ereigniseinladung antworten

Im Posteingang wird eine Einladung mit  angezeigt. Es gibt drei Antworten auf ein Ereignis, wenn Sie eingeladen sind. Im RSVP-Abschnitt einer Einladung haben Sie die Möglichkeit, eine Antwort-E-Mail zu senden oder eine neue Zeit vorzuschlagen. Durch Klicken auf RSVP-Aktionen – Annehmen, Mit Vorbehalt oder Ablehnen – werden ein Kontrollkästchen und ein Textbereich angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, geben Sie Ihre Antwort ein und klicken Sie auf Speichern, um eine Antwort an den Absender zu senden.

RSVP-Aktionen:

: Zimbra speichert das Ereignis in Ihrem Kalender. Eine Benachrichtigung erinnert Sie daran, bevor dieses Ereignis beginnt.

: Zimbra speichert das Ereignis in Ihrem Kalender. Eine Benachrichtigung erinnert Sie daran, bevor dieses Ereignis beginnt. Sie können das Ereignis jedoch jederzeit erneut aufrufen, um es mit Annehmen oder Ablehnen zu markieren.

: Das Ereignis wird nicht in den Kalender eingetragen und die zugehörige Einladung wird automatisch gelöscht.

: Zimbra startet das Dialogfeld Neue Zeit vorschlagen, um eine neue Zeit für dieses Ereignis vorzuschlagen. Klicken Sie anschließend auf Senden um den Vorschlag an den Organisator zu übermitteln.

Zimbra markiert die Einladungen, auf die Sie noch nicht geantwortet haben, mit einem Balken auf der linken Seite. Sie können auf die Einladung im Kalender oder im Mail-Bereich antworten. Sobald Sie geantwortet haben, löscht Zimbra die Einladungs-E-Mail.

Kapitel 3.3.7. Erinnerung verschieben oder deaktivieren

Das Dialogfeld Termin-Erinnerung wird angezeigt, wenn ein Termin oder eine Besprechung ansteht oder wenn es Zeit ist, eine Aufgabe zu erledigen.

Sie können sich Erneut erinnern lassen und eine Zeit angeben, wann die erneute Erinnerung erfolgen soll. Ohne Zeitangabe erfolgt die Erinnerung in einer Minute. Mit einem Klick auf Schließen wird die Erinnerung deaktiviert.

Die Erinnerungsbox kann mehrere Ereignisse auflisten. Sie können jedes Ereignis einzeln bearbeiten oder für alle Ereignisse zusammen die Einstellungen vornehmen.

Kapitel 3.4. Kalender verwalten

Kapitel 3.4.1. Kalender freigeben

Wenn für Ihr Konto aktiviert, können Sie Ihre Kalender mit ihren Ereignissen, Terminen und Besprechungen mit anderen teilen.

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, den Sie freigeben möchten und wählen Sie Freigeben aus.
3. Wählen Sie User per Mail einladen aus
4. Legen Sie in der Dropdown-Liste die Zugriffsberechtigung auf den Kalender fest:
   • anzeigen: Benutzer können alle Termine außer den privaten sehen.
   • nur freie/gebuchte Zeiträume anzeigen: Benutzer können nur anzeigen, wann Ihr Kalender frei oder belegt ist. Sie können die Termindetails nicht sehen.
   • anzeigen (auch private Ereignisse): Benutzer können alle inkl. private Termine einsehen.
   • anzeigen und bearbeiten: Benutzer können alle Termine außer privaten einsehen und bearbeiten .
   • anzeigen, bearbeiten, hinzufügen und entfernen: Benutzer können alle Termine außer privaten einsehen und bearbeiten. Sie können auch Ereignisse (außer private Ereignisse) aus Ihrem Kalender hinzufügen und löschen .
   • anzeigen, bearbeiten, hinzufügen und entfernen (auch private Ereignisse): Benutzer können alle inkl. private Termine einsehen und bearbeiten. Sowie Ereignisse inkl. privater Ereignisse zu Ihrem Kalender hinzufügen.
5. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie diesen Kalender teilen möchten und klicken auf Speichern.
6. Zimbra sendet eine E-Mail an die Empfänger. Diese können die Einladung annehmen oder ablehnen.

Kapitel 3.4.2. Kalenderfreigabe bearbeiten/aufheben

Kapitel 3.5. Kalender hinzufügen

 Kapitel 3.5.1. Freigegebenen Kalender hinzufügen

Wenn ein Kontakt seinen Kalender für Sie freigibt, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung darüber. Sie können in dieser E-Mail die Freigabe akzeptieren oder Ablehnen.

Kapitel 3.5.2. Kalender manuell hinzufügen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger in der linken Seitenleiste über Meine Kalender.
3. Klicken Sie auf + und geben Sie einen Namen für diesen Kalender ein.
4. Wählen Sie eine Farbe, um ihn anders als die anderen Kalender zu markieren.

Kapitel 3.6. Aufgaben verwalten

Kapitel 4. Cloud-Speicher

Kapitel 4.1. Nextcloud verbinden

Sie können die Zimbra Web App mit Ihrem Nextcloud-Account im pädagogischen Netz verbinden. Dadurch erhalten die Möglichkeit Dateien über einen Nextcloud-Link zu teilen, Anhänge in  Nextcloud zu speichern oder Dateien von Nextcloud als Anhang zu versenden. Um die Verbindung herzustellen wählen Sie die Schaltfläche  -> Reiter Nextcloud -> Schaltfläche Aktivieren.

Kapitel 5. Kontakte

Kapitel 5.1. Oberfläche der Kontaktverwaltung

Dieser Abschnitt macht Sie mit der Oberfläche zur Verwaltung der Kontakte vertraut. Aufgerufen wird die Kontaktverwaltung über die Schaltfläche .

Die Oberfläche der Kontaktverwaltung besteht ebenfalls aus 4 Bereichen:

1. Toolbar: Siehe Kapitel .2.2.1.
2. Linke Seitenleiste: Dieser Bereich listet Ihre Kontaktordner und Kontaktlisten auf.
3. Kontaktbereich: Listet Kontakte aus Listen und Ordner auf.
4. Kontaktdetails: Detailanzeige zum ausgewählten Kontakt.

Kapitel 5.2. Bereiche der Kontaktverwaltung

Kapitel 5.2.1. Linke Seitenleiste

Über die Schaltfläche  können Sie einen neuen Kontakt anlegen. Eine ausführliche Beschreibung hierzu finden Sie in Kapitel 5.3.1.

Zusätzlich werden in der linken Seitenleiste Ihre Kontaktordner und Kontaktlisten angezeigt. Sie sehen auch von Ihnen erstellte und für Sie freigegebene Ordner.

• Kontakte: Beinhaltet alle Ihre Kontakte, die Sie manuell hinzugefügt haben.
• Papierkorb: Listet die gelöschten Kontakte auf. Kann über rechte Maustaste geleert werden.
• Mail-Kontakte: Beinhaltet Kontakte denen Sie eine E-Mail gesendet haben.
• Globale Adressliste: Dieser Ordner listet alle Kontakte in Ihrer Organisation auf.

Von Ihnen erstellte Kontaktlisten werden unter dem Ordner Kontakte angezeigt. Das leere Feld unten hilft Ihnen beim Erstellen von Kontaktlisten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Kontaktlisten verwalten.

Kapitel 5.2.2. Kontaktbereich

Wenn Sie in der linken Seitenleiste auf einen der Kontaktordner oder -listen klicken, werden in diesem Bereich alle Kontakte des ausgewählten Elements aufgelistet. Über die rechte Maustaste kann ein gewählter Kontakt bearbeitet, einer Liste zugewiesen, gelöscht oder freigegeben werden.

Kapitel 5.2.3. Kontaktdetails

Hier sehen Sie alle Details eines im Kontaktbereich ausgewählten Kontakts. Zusätzlich sehen Sie die aktuellsten Nachrichten und Dateien, die Sie von diesem Kontakt erhalten haben. Über die Menüleiste oberhalb der Detailansicht können Sie den Kontakt bearbeiten, einer Liste zuweisen, in einen Ordner verschieben, löschen oder drucken.

Kapitel 5.3. Kontakte verwalten

Kapitel 5.3.1.Kontakte hinzufügen

Behalten Sie den Überblick über alle, mit denen Sie kommunizieren, indem Sie neue Kontakte erstellen oder bestehende Kontakte zu Ihrem Kontaktordner hinzufügen. Nachdem Sie einen Kontakt hinzugefügt haben, können Sie die ersten paar Buchstaben des Namens in eine E-Mail eingeben und Zimbra zeigt passende Vorschläge an.

Kapitel 5.3.1.1. Neuen Kontakt erstellen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Wählen Sie die Schaltfläche .
3. Fügen Sie alle gewünschten relevanten Kontaktdetails hinzu und klicken anschließend auf Speichern.

Kapitel 5.3.1.2. Kontakt aus E-Mail hinzufügen

1. Bewegen Sie im E-Mail-Lesebereich den Mauszeiger über einen Namen in den Feldern An, Cc, Bcc oder Von.
2. Nach kurzer Zeit öffnet sich die Kontaktinformationskarte. 

   

3. Klicken Sie in der geöffneten Kontaktinformationskarte auf Zu Kontakten hinzufügen aus.
4. Zimbra fügt den Benutzer Ihrem Kontaktordner hinzu.

Kapitel 5.3.1.3. Kontakte importieren/exportieren

Importieren:

Sie können Kontakte in Formaten *.csv, *.vcf oder *.vcard in Zimbra importieren.

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie oberhalb der Kontaktliste auf  und wählen aus dem Menü Importieren aus.
3. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen die zu importierende Kontaktdatei aus.
4. Anschließend klicken Sie auf Importieren, um die Kontakte in Zimbra zu importieren.

Exportieren:

In Zimbra können Sie Ihre Kontakte in verschiedenen Formaten exportieren, um sie portabel zu machen und bei Bedarf ein Backup zu erstellen. Zimbra exportiert Kontakte in den folgenden Formaten:

• Microsoft Outlook-CSV
• Thunderbird/Netscape-LDIF
• VCF
• Mehrere VCF in einer gezippten Datei.
• Yahoo-CSV

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie oberhalb der Kontaktliste auf  und wählen aus dem Menü Exportieren aus.
3. Wählen Sie das gewünschte Exportformat aus und klicken Sie auf Jetzt exportieren.
4. Speichern Sie die Datei, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Kapitel 5.3.2. Kontakt bearbeiten

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt in der Kontaktliste und wählen Details bearbeiten aus.
3. Alternativ können Sie auch den Kontakt mit der linken Maustaste in der Kontaktliste auswählen und auf der Menüleiste oberhalb der Kontaktdetails die Schaltfläche  klicken.
4. Bearbeiten Sie die gewünschten Kontaktdetails und klicken anschließend auf Speichern.

Kapitel 5.3.3. Kontakt löschen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt in der Kontaktliste und wählen Löschen aus.
3. Alternativ können Sie auch den Kontakt mit der linken Maustaste in der Kontaktliste auswählen und auf der Menüleiste oberhalb der Kontaktdetails die Schaltfläche  klicken.
4. Der gelöschte Kontakt wird in den Papierkorb-Ordner der Kontakte verschoben. Dort können Sie den Kontakt endgültig löschen oder auch wiederherstellen, falls versehentlich ein falscher Kontakt gelöscht wurde.

Kapitel 5.3.4. Kontakt freigeben

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt in der Kontaktliste und wählen Kontakt freigeben aus.
3. Es öffnet sich ein neues Mailfenster mit dem ausgewählten Kontakt als VCF-Anhang.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und klicken Sie auf Senden.

Kapitel 5.3.5. Kontakt suchen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Wählen Sie aus ob in Ihren eigenen Kontakten oder in der globalen Adressliste gesucht werden soll.

   

3. Geben Sie in das Suchfeld Wörter der E-Mail-Adresse oder des Namens eines Kontakts ein und klicken Sie auf.

Kapitel 5.3.6. Interaktionen mit einem Kontakt überprüfen

Sie können Ihre Interaktionen (E-Mails und Dateianhänge) überprüfen, die ein Kontakt an Sie gesendet hat.

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie auf einen Kontakt mit dem Sie interagiert haben.
3. Ein Abschnitt rechts neben den Details des ausgewählten Kontakts listet die empfangenen E-Mails und Dateianhänge auf.
4. Klicken Sie auf Alle anzeigen um diese Interaktionen auf einer separaten Registerkarte anzuzeigen.

Kapitel 5.4. Kontaktordner verwalten

Sie können Ordner innerhalb von Kontakte erstellen und diese zum Speichern von Kontakten, Listen und Unterordnern verwenden. Sie können Kontaktordner auch mit anderen Benutzern teilen. Sie funktionieren ähnlich wie E-Mail-Ordner. Aktionen wie das Erstellen von Ordnern, Unterordnern und das Verschieben von Kontakten zwischen Ordnern sind möglich.

Kapitel 5.4.1. Kontaktordner erstellen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ordner in der linke Seitenleiste und klicken Sie auf .
3. Geben Sie im Textfeld den Namen des Ordners ein und drücken Sie .

Sie können innerhalb des neu erstellten Ordners noch weitere Unterordner erstellen.

1. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den neu erstellten Ordner und wählen aus dem Kontextmenü Unterordner erstellen.
2. Geben Sie den gewünschten Namen ein und bestätigen mit .

Die Unterordner können in mehreren Ebenen erstellt werden. So kann eine große Anzahl von Kontakten strukturiert verwaltet werden.

Kapitel 5.4.2. Kontakte zu einem Ordner hinzufügen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Wählen Sie die Kontakte aus, die einem Ordner hinzugefügt werden sollen und klicken anschließend oberhalb der Kontaktdetails auf .
3. Im folgenden Dialog werden alle verfügbaren Ordner angezeigt. Wählen Sie hier den gewünschten Ordner aus.

Kapitel 5.4.3. Kontaktordner teilen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontaktordner, den Sie freigeben möchten und wählen aus dem Kontextmenü Freigeben.
3. Wählen Sie in dem neuen Fenster die entsprechenden Freigabeberechtigungen aus:
   • anzeigen: Benutzer können alle Kontakte im freigegebenen Ordner anzeigen, aber keine Änderungen an diesem Ordner vornehmen.
   • anzeigen, bearbeiten, hinzufügen und entfernen: Benutzer haben die Berechtigung, den Inhalt eines Ordners anzuzeigen und zu bearbeiten, neue Unterordner zu erstellen, Elemente in Ihrem Namen zu präsentieren und Elemente aus dem Ordner zu löschen.
   • anzeigen, bearbeiten, hinzufügen, entfernen und verwalten: Benutzer haben die Berechtigung, den Inhalt eines freigegebenen Ordners anzuzeigen und zu bearbeiten, neue Unterordner zu erstellen, in Ihrem Namen zu präsentieren, Elemente aus dem freigegebenen Ordner zu löschen und den Ordner für andere freizugeben.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) ein, für die der Kontaktordner freigegeben werden soll und klicken Sie auf Speichern, damit die Änderungen wirksam werden. 

Kapitel 5.4.4. Kontaktordner umbenennen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontaktordner und wählen im Kontextmenü Ordner verschieben.
3. Geben Sie den neuen Namen für den Ordner in das Textfeld ein und drücken Sie  zum Speichern.

Kapitel 5.4.5. Kontaktordner verschieben

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontaktordner und wählen im Kontextmenü Ordner umbenennen.
3. Wählen Sie einen Ordner aus, in den dieser Ordner verschoben werden soll.

Kapitel 5.4.6. Kontaktordner löschen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu löschenden Kontaktordner und wählen im Kontextmenü Ordner löschen.
3. Der Ordner wird in den Papierkorb-Ordner verschoben. Dort kann dieser über den Menüpunkt Papierkorb leeren endgültig gelöscht werden. Wurde ein kontaktordner versehentlich gelöscht können Sie diesen aus dem Papierkorb wieder zurück verschieben.

Kapitel 5.5. Kontaktlisten verwalten

Sie können eine Liste mit Kontakten erstellen und diese Liste im Ordner Kontakte speichern. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie eine E-Mail an eine bestimmte Gruppe von Personen senden möchten. Anstatt die E-Mail-Adressen aller Personen einzugeben, geben Sie den Namen Ihrer Liste ein und Zimbra sendet die E-Mail an alle Adressen in dieser Liste.

Kapitel 5.5.1. Kontaktliste erstellen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Geben Sie in der linken Seitenleiste in dem Feld  einen Namen für die neue Kontaktliste ein und bestätigen die Eingabe mit .

Die neue erstellte Kontaktliste wird unterhalb des Ordners Kontakte gespeichert. Um Listen umzubenennen oder zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Liste.

Kapitel 5.5.2. Kontakte zu einer Liste hinzufügen

1.  Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.

2. Klicken Sie auf einen Kontaktordner um alle Kontakte in diesem Ordner aufzulisten.
3. Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie einer Liste hinzufügen möchten und klicken anschließend oberhalb der Kontaktdetails auf  .
4. In dem folgenden Fenster können Sie eine bereits bestehenden Kontaktliste auswählen oder eine neue Liste anlegen.

Alternativ können Sie die Zuweisung zur einer Kontaktliste auch durchführen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Kontakte klicken.

Kapitel 5.5.3. E-Mail an Kontakte einer Liste senden

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  und anschließend auf .
2. Beginnen Sie im Feld An den Namen der Kontaktliste einzutragen. Sobald Zimbra die Eingabe erkennt werden Vorschläge mit Listen angezeigt.
3. Wählen Sie hier die gewünschte Kontaktliste aus und die E-Mail-Adressen der Kontakte werden automatisch im Feld An eingetragen
4. Schreiben Sie die E-Mail fertig und klicken auf Senden.

Kapitel 5.6. Globale Adressliste

Die globale Adressliste (GAL) ist ein Benutzerverzeichnis innerhalb Ihrer Organisation, das allen Benutzern des E-Mail-Systems zur Verfügung steht. Zimbra verwendet dieses Verzeichnis um Benutzeradressen nachzuschlagen. Sie können der globalen Adressliste jedoch keine Kontakte zuweisen, bearbeiten oder löschen. Die globale Adressliste wird automatisch für jeden Benutzer in Zimbra eingebunden.

Kapitel 6. Einstellungen

Kapitel 6.1. Sprache

Kapitel 6.2. Datumsformat

Kapitel 7. Sonstiges

Kapitel 7.1. Tasterturkürzel

Kapitel 7.2. Support

Kapitel 7.3. Externe E-Mail-Clients