Inhaltsverzeichnis

• Kapitel 1. Einführung
  • 1.1. Was ist eine Groupware?
  • 1.2. Anmeldung
• Kapitel 2. E-Mail 
  • 2.1. E-Mail-Client
  • 2.2. Bereiche des E-Mail-Clients
    • 2.2.1. Toolbar
    • 2.2.2. Linke Seitenleiste
    • 2.2.3. E-Mail-Bereich
    • 2.2.4. Lesebereich
  • 2.3. E-Mail versenden
    • 2.3.1. Verfassen einer neuen E-Mail
    • 2.3.2. Kontakte auswählen
    • 2.3.3. E-Mail formatieren
    • 2.3.4. Anhänge
    • 2.3.5. Erweiterte Optionen
  • 2.4. E-Mails verwalten
    • 2.4.1 Tags
      • 2.4.1.1. Tag erstellen
      • 2.4.1.2. Tag zuweisen
      • 2.4.1.3. Tag entfernen
      • 2.4.1.4 Tag bearbeiten/löschen
    • 2.4.2. E-Mail-Suchfeld
      • 2.4.2.1. Erweiterte Suche
      • 2.4.2.2. Suchergebnis
    • 2.4.3. E-Mail-Ordner importieren
    • 2.4.4. E-Mail-Ordner exportieren
    • 2.4.5. E-Mail-Ordner freigeben
• Kapitel 3. Kalender 
  • 3.1. Kalenderoberfläche
  • 3.2. Bereiche der Kalenderoberfläche
    • 3.2.1. Linke Seitenleiste
    • 3.2.2. Kalenderansicht
    • 3.2.3. Aufgabenbereich
  • 3.3. Ereignisse verwalten
    • 3.3.1. Neues Ereignis planen
    • 3.3.2. Ereignis bearbeiten
    • 3.3.3. Ereignis kopieren
    • 3.3.4. Ereignis weiterleiten
    • 3.3.5. Ereignis löschen
    • 3.3.5. Neue Zeit vorschlagen
    • 3.3.6. Auf eine Ereigniseinladung antworten
    • 3.3.7. Erinnerung verschieben oder deaktivieren
    • 3.3.8. Ereignis taggen
  • 3.4. Kalender verwalten
    • 3.4.1. Kalender freigeben
    • 3.4.2. Kalenderfreigabe bearbeiten/aufheben
  • 3.5. Kalender hinzufügen
    •   3.5.1. Freigegebenen Kalender hinzufügen
    • 3.5.2. Kalender manuell hinzufügen
  • 3.6. Aufgaben verwalten
    • 3.6.1. Aufgabe erstellen
    • 3.6.2. Aufgabe bearbeiten
    • 3.6.3. Aufgabe löschen
    • 3.6.4. Aufgabenansicht ändern
    • 3.6.1. Neue Aufgabenliste erstellen
• Kapitel 4. Cloud-Speicher 
  • 4.1. Nextcloud verbinden (aktuell nur in Testumgebung)
• Kapitel 5. Kontakte 
  • 5.1. Oberfläche der Kontaktverwaltung
  • 5.2. Bereiche der Kontaktverwaltung
    • 5.2.1. Linke Seitenleiste
    • 5.2.2. Kontaktbereich
    • 5.2.3. Kontaktdetails
  • 5.3. Kontakte verwalten
    • 5.3.1.Kontakte hinzufügen
      • 5.3.1.1. Neuen Kontakt erstellen
      • 5.3.1.2. Kontakt aus E-Mail hinzufügen
      • 5.3.1.3. Kontakte importieren/exportieren
    • 5.3.2. Kontakt bearbeiten
    • 5.3.3. Kontakt löschen
    • 5.3.4. Kontakt freigeben
    • 5.3.5. Kontakt suchen
    • 5.3.6. Interaktionen mit einem Kontakt überprüfen
    • 5.3.7. Kontakt taggen
  • 5.4. Kontaktordner verwalten
    • 5.4.1. Kontaktordner erstellen
    • 5.4.2. Kontakte zu einem Ordner hinzufügen
    • 5.4.3. Kontaktordner teilen
    • 5.4.4. Kontaktordner umbenennen
    • 5.4.5. Kontaktordner verschieben
    • 5.4.6. Kontaktordner löschen
  • 5.5. Kontaktlisten verwalten
    • 5.5.1. Kontaktliste erstellen
    • 5.5.2. Kontakte zu einer Liste hinzufügen
    • 5.5.3. E-Mail an Kontakte einer Liste senden
  • 5.6. Globale Adressliste
• Kapitel 6. Einstellungen 
  • 6.1. Allgemeines
  • 6.2. Mail anzeigen
  • 6.3. Mail schreiben
    • 6.3.1. Mail schreiben
    • 6.3.2. Stellvertreter
    • 6.3.3. Verfasser
  • 6.4. Accounts
  • 6.5. Freigeben
  • 6.6. Signaturen
  • 6.7. Außer Haus
  • 6.8. Filter
    • 6.8.1. Neuen Filter erstellen
    • 6.8.2. Filter verwalten
  • 6.9. Blockierte und zugelassene Absender
  • 6.10. Web-Offline-Modus
  • 6.11. Kalender und Erinnerungen
    • 6.11.1.  Allgemeine Kalendereinstellungen
    • 6.11.2. Erinnerungen
    • 6.11.3. Berechtigung für Frei/Gebucht-Ansicht
  • 6.12. Sprache
• Kapitel 7. Weitere Informationen
  • 7.1. Tastaturkürzel
  • 7.2. Darstellung auf verschiedenen Endgeräten
  • 7.3. Support
  • 7.4. Externe E-Mail-Clients

Kapitel 1. Einführung

1.1. Was ist eine Groupware?

Eine Groupware, auch kollaborative Software genannt, ist eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit. Zum Einsatz kommt hier die Software Zimbra. Diese stellt Ihnen folgende Applikationen zur Verfügung:

• E-Mail-Client
• Kalender mit Terminverwaltung und Aufgabenplanung
• Kontaktverwaltung
• Zugriff auf eine globale Adressliste
• Zugriff auf eigene Dateien in einem Cloud-Speicher 

Die Bedienung der Groupware erfolgt über die Zimbra Web App. Diese benötigt zum Aufruf lediglich einen aktuellen Webbrowser, z. B. Mozilla Firefox oder Google Chrome. Die Installation einer zusätzlichen E-Mail-Software (Outlook, Thunderbird) ist nicht mehr erforderlich.

1.2. Anmeldung

Für die Anmeldung in der Groupware rufen Sie bitte folgende URL auf:

https://mail.edukl.net

Auf der UCS@school-Portalseite Ihrer Schule ist im Bereich Kollaboration & Kommunikation ebenfalls eine Verlinkung zur Zimbra Groupware hinterlegt.

Danach erscheint das Anmelde-Fenster für die Zimbra Web App.

• Nutzername: Der Nutzername ist Ihre neue E-Mail-Adresse im pädagogischen Netz. Diese setzt sich wie folgt zusammen: <lehrerkürzel>@<schulkürzel>.edukl.net -> z. B.: mmuste@bbs1.edukl.net. (Der Nutzername ist Ihre neue E-Mail-Adresse im pädagogischen Netz. Diese setzt sich wie folgt zusammen: <vorname>.<nachname>@<schulkürzel>.edukl.net -> z. B.: max.mustermann@hsg.edukl.net.)
• Passwort: Das Passwort ist identisch mit Ihrem UCS@school-Passwort.
• Zugang speichern: Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Ihre Anmeldedaten auf dem Computer gespeichert. Wir empfehlen diese Option auf Computern im pädagogische Netz nicht zu aktivieren.
• Version: Hier können Sie die Benutzeroberfläche für die Web App auswählen.
  • Standard: Lädt die Benutzeroberfläche, die in den Einstellungen als Standard definiert ist. Die Voreinstellung ist Modern.
  • Classic: Lädt die klassische Benutzeroberfläche.
  • Modern: Lädt die moderne Benutzeroberfläche.

Kapitel 2. E-Mail

2.1. E-Mail-Client

Nach dem Login wird standardmäßig der E-Mail-Client der Zimbra Web App geladen. Die Oberfläche ist in 4 Bereiche aufgeteilt.

1. Toolbar: Hier rufen Sie die Applikationen und Einstellungen der Groupware auf. Die ausgewählte Applikation ist blau hervorgehoben. Ein Suchfeld, sowie die Abmeldefunktion finden Sie ebenfalls in der Toolbar.
2. Linke Seitenleiste: Hier wird die Ordnerstruktur des Postfachs angezeigt und Sie können eine neue E-Mail beginnen.
3. E-Mail-Bereich: Hier werden die E-Mails aus dem links ausgewählten Ordner aufgelistet. Standardmäßig ist der Posteingang ausgewählt.
4. Lesebereich: Zeigt den Inhalt einer ausgewählten E-Mail. Der Bereich kann rechts oder unterhalb des E-Mail-Bereichs positioniert, bzw. wenn nicht benötigt auch deaktiviert werden.

2.2. Bereiche des E-Mail-Clients

2.2.1. Toolbar

Die Toolbar ist in allen Applikationen der Groupware identisch. Lediglich das Suchfeld ändert automatisch die Suchkriterien passend zu den Applikationen Mail, Kalender oder Kontakte.

2.2.2. Linke Seitenleiste

Über die Schaltfläche  können Sie eine neue E-Mail erstellen. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 2.3.1.

Zusätzlich beinhaltet die linke Seitenleiste des E-Mail-Clients noch die folgenden Ordner:

• Posteingang: Wenn Ihnen jemand eine E-Mail sendet, landet diese direkt in Ihrem Posteingang. Klicken Sie auf diesen Ordner, um Ihre eingehenden E-Mails anzuzeigen. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner klicken, um Unterordner zu erstellen.
• Entwürfe: E-Mails, die Sie geschrieben und gespeichert haben – oder die Zimbra beim Verfassen gespeichert hat –, die aber noch nicht gesendet wurden, werden im Ordner „Entwürfe“ angezeigt.
• Gesendet: Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, wird sie in Ihrem Ordner „Gesendet“ angezeigt. Sie können mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner klicken, um Unterordner zu erstellen.
• Archiv: Archivierte E-Mails werden in diesem Ordner gespeichert.
• Spam: Zimbra verschiebt alle unerwünschten oder Spam-E-Mails hierher, um sie aus Ihrem Posteingang fernzuhalten.
• Papierkorb: Alle gelöschten E-Mails werden in diesen Ordner verschoben. Diese bleiben dort bis Sie den Papierkorb leeren.
• Gespeicherte Suchabfragen: Wenn Sie eine Suche erstellen, die Sie erneut verwenden möchten, können Sie sie speichern. Hier werden die gespeicherten Suchen aufgelistet.
• Ordner: Selbst erstellte Ordner werden hier aufgelistet.
• Tags: Tags, auch Stichworte genannt, helfen beim Klassifizieren und Organisieren von E-Mails. Durch Klicken auf ein Tag werden alle E-Mails im E-Mail-Bereich aufgelistet, die dieses Tag tragen. Sie können auch ein benutzerdefiniertes Tag erstellen.

2.2.3. E-Mail-Bereich

In diesem Bereich werden standardmäßig E-Mails aus Ihrem Posteingang angezeigt. Ereigniseinladungen werden mit  angezeigt. Dieses Symbol hilft, eine Einladung von einer E-Mail zu unterscheiden. Durch Klicken auf einen Ordner in der linken Seitenleiste wird sein Inhalt in diesem Bereich aufgelistet.

2.2.4. Lesebereich

Wenn eine E-Mail ausgewählt ist, zeigt dieser Bereich ihren Inhalt an. Eine Symbolleiste zeigt einige schnelle Aktionen in Bezug auf eine E-Mail an.

  Antworten: antwortet an den Absender der E-Mail.

 Allen antworten: antwortet an alle, deren E-Mail-Adresse in den Feldern An oder Cc angezeigt wird.

 Weiterleiten: leitet die E-Mail an andere Empfänger weiter.

 Archiv: archiviert Ihre E-Mails und spart Platz. Archivierte E-Mails werden in den Ordner Archiv verschoben.

 Verschieben: verschiebt E-Mails aus dem aktuellen Ordner in einen aus der Dropdown-Liste ausgewählten Ordner.

 Löschen: verschiebt E-Mails in den Ordner Papierkorb verschoben.

 Spam: markiert E-Mails als Spam und verschiebt sie in den Spam-Ordner.

 Mehr: zeigt weitere Aktionen für E-Mails an:

• Als gelesen markieren bzw. Als ungelesen markieren
• Markierung
• Tag
• Blockieren
• Original anzeigen
• Neues Ereignis
• Neuer Filter
• Drucken

2.3. E-Mail versenden

2.3.1. Verfassen einer neuen E-Mail

Klicken Sie in der Toolbar auf  um den E-Mail-Client aufzurufen und wählen anschließend in der linken Seitenleiste . Die Benutzeroberfläche des E-Mail-Editors wird geöffnet.

1. An, CC/BCC: Geben Sie hier die Empfänger der E-Mail an. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 2.3.2. Kontakte auswählen.
2. Betreff: Geben Sie hier den Betreff der E-Mail ein.
3. Inhalt: Inhalt Ihrer E-Mail. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 2.3.3. E-Mail formatieren.
4. : Optionen zum Anhängen von Dateien zu öffnen. Siehe hierzu Kapitel 2.3.4. Anhänge.
5. ...: Erweiterte Optionen siehe Kapitel 2.3.5.

Sobald Sie alle Eingaben gemacht haben versenden Sie die E-Mail über die Schaltfläche . Um die Nachricht zu verwerfen klicken Sie die Schaltfläche  rechts unten.

2.3.2. Kontakte auswählen

Zimbra bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten um die Empfänger einer E-Mail hinzuzufügen. Bekannte Kontakte werden automatisch als Vorschläge angezeigt, sobald Sie diese im An-, CC- oder BCC-Feld eintragen. Kontaktlisten werden ebenfalls während der Eingabe erkannt und vorgeschlagen.

Kontakte aus dem An-Feld können Sie ziehen und in den CC- und BCC-Feldern ablegen.

Eine weitere Möglichkeit bietet das Kontakte auswählen-Fenster. Um dieses zu öffnen klicken Sie im E-Mail-Editor auf An.

Das Fenster zeigt alle verfügbaren Kontaktordner und Kontaktlisten an, inklusive der Ordner Mail-Kontakte und Globale Adressliste.

• Mail-Kontakte: Dieser Ordner listet Kontakte auf, denen Sie E-Mails gesendet haben.
• Globale Adressliste: Diese Liste beinhaltet alle Kontakte, deren E-Mail-Adressdomäne mit Ihrer identisch ist.

2.3.3. E-Mail formatieren

Verwenden Sie die Symbolleiste am unteren Rand des E-Mail-Editors, um Ihren Text zu formatieren. Die Symbole und Auswahlmenüs sind an gängige Texteditoren bzw. Officesoftware angelehnt.

• Klicken Sie auf  um die verfügbaren Schriftgrößen anzuzeigen.
• Klicken Sie auf  um die verfügbaren Schriftarten anzuzeigen.
• Klicken Sie auf  um verfügbare Absätze und Überschriften anzuzeigen.
• Klicken Sie auf  für fetten,  für kursiven oder  für unterstrichenen Text.
• Klicken Sie auf um die gewünschte Textfarbe auszuwählen.
• Klicken Sie auf um die gewünschte Hervorhebungsfarbe auszuwählen.

• Wählen Sie Text aus und klicken Sie  um die Ausrichtungsoptionen anzuzeigen.

  • richtet den ausgewählten Text linksbündig aus.
  •  richtet den ausgewählten Text rechtsbündig aus.
  •  richtet den ausgewählten Text zentriert aus.
• Klicken Sie in einen Satz und dann auf  um Optionen für nummerierte Listen anzuzeigen.
• Klicken Sie in einen Satz und dann auf  um die Optionen für Aufzählungslisten anzuzeigen.
• Markieren Sie einen Satz und klicken Sie  um den Einzug Ihres Textes zu vergrößern oder zu verkleinern.
• Um Links zu erstellen, klicken Sie auf  und geben Sie die URL, Anzuzeigender Text und den Titel des Links ein.
• Klicken Sie auf  um ein Emoji auszuwählen und einzufügen.
• Klicken Sie auf um Bilder einzufügen.
• Um eine Tabelle einzufügen und zu formatieren klicken Sie auf  .

2.3.4. Anhänge

Klicken Sie im E-Mail-Editor auf die Schaltfläche  um einen Anhang hinzuzufügen. Sobald Sie auf die Schaltfläche klicken erscheint auf rechten Seite ein Vorschaufenster.

• Von meinem Computer anhängen: Ein Datei-Explorer wird geöffnet. Navigieren Sie zu der anzuhängenden Datei und klicken Sie auf Öffnen. Die ausgewählte Datei erscheint nun als Anhang.
• Datei aus Mail anhängen: In dem Vorschaufenster werden alle von Ihnen gesendeten und empfangenen Dateien angezeigt.
• Mail anhängen: Ein Fenster mit Posteingang und allen weiteren E-Mail-Ordnern wird geöffnet.
• Foto aus Mail anhängen: In dem Vorschaufenster werden alle von Ihnen gesendeten und empfangenen Bilder angezeigt.
• Nextcloud (falls verfügbar): Sie können über Nextcloud auf Ihr UCS@school-Heimatverzeichnis und die Klassenverzeichnisse zugreifen. In Kapitel 4.1. ist beschrieben, wie Sie die Verbindung zu Ihrem Nextcloud-Account einrichten.

2.3.5. Erweiterte Optionen

Im ...-Menü finden Sie erweiterte Optionen für den E-Mail-Versand.

• Hohe Priorität: Sie können Ihrer E-Mail eine höhere Priorität zuweisen. Solche E-Mails erscheinen mit einem Ausrufezeichen ! im Posteingang des Empfängers. Klicken Sie beim Verfassen einer E-Mail auf das Dreipunktmenü ... rechts neben der Absenderadresse und wählen Sie Hohe Priorität aus, um Ihre E-Mail mit hoher Priorität zu markieren.
• Lesebestätigung anfordern: Sie können eine Bestätigungsanfrage an Empfänger senden, die diese sehen, wenn sie Ihre E-Mail öffnen. Klicken Sie beim Verfassen einer E-Mail auf das Dreipunktmenü ... rechts neben der Absenderadresse und wählen Sie Lesebestätigung anfordern, um Ihre Empfänger um eine Lesebestätigung zu bitten.
• Nur-Text: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Symbolleiste zum Formatieren einer E-Mail ausgeblendet. Sie können dann nur unformatierten Text verfassen und auch keine Bilder einfügen.

2.4. E-Mails verwalten

2.4.1 Tags

Tags helfen beim Klassifizieren und Organisieren von E-Mail-Nachrichten oder Konversationen. Tags helfen auch beim Sortieren von E-Mails und erleichtern die Suche. Sie können einer E-Mail auch mehrere Tags zuweisen.

2.4.1.1. Tag erstellen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den E-Mail-Client aufzurufen.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger in der linken Seitenleiste auf Tags und klicken Sie auf  +.
3. Geben Sie den neuen Tag-Namen ein, wählen Sie eine Farbe für das Tag aus und klicken auf Speichern.

Über diesen Weg erstellte Tags sind noch nicht zugewiesen. Die Zuweisung muss in einem zweiten Schritt durchgeführt werden. Eine Anleitung finden Sie in Kapitel 2.4.1.2.

Alternativ hierzu können Sie Tags auch direkt im E-Mail-Bereich erstellen.

1. Klicken Sie im E-Mail-Bereich mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail und wählen im Kontextmenü Tag aus.
2. Wählen Sie + Fügen Sie ein Tag hinzu aus.
3. Geben Sie den neuen Tag-Namen ein, wählen Sie eine Farbe für das Tag aus und klicken auf Speichern.

Das so erstellte Tag wird automatisch der gewählten E-Mail zugewiesen. Erscheint aber auch in der linken Seitenleiste unter Tags, damit Sie dieses für weitere E-Mails nutzen können.

2.4.1.2. Tag zuweisen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den E-Mail-Client aufzurufen.
2. Klicken Sie im E-Mail-Bereich mit der rechten Maustaste auf eine E- Mail und wählen Sie im Kontextmenü Tag aus.
3. In dem Fenster Tags zuweisen können Sie bereits angelegte Tags zuweisen, nach Tags suchen oder ein neues Tag erstellen.
4. Setzen Sie den Haken bei den gewünschten Tags, Eine Mehrfachauswahl ist möglich, wenn Sie einer E-Mails mehrere Tags zuweisen möchten.
5. Bestätigen Sie die Auswahl mit .

Alternativ können Sie die Tags auch im Lesebereich über die Schaltfläche Mehr und den Menüpunkt Tags zuweisen. Hier erscheint dann ebenfalls das Fenster Tags zuweisen.

Nachdem ein Tag einer E-Mail zugewiesen wurde, können Sie sich die entsprechende E-Mail einfach durch einen Klick auf das entsprechende Tag in der linken Seitenleiste anzeigen lassen. Um alle Tags aufzulisten klicken Sie in der linken Seitenleiste auf > vor Tags.

2.4.1.3. Tag entfernen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den E-Mail-Client aufzurufen.
2. Klicken Sie im E-Mail-Bereich mit der rechten Maustaste auf eine E- Mail und wählen Sie im Kontextmenü Tag aus.
3. Deaktivieren Sie im angezeigten Fenster Tags zuweisen das Kontrollkästchen neben einem Tag und bestätigen die Änderung mit .

2.4.1.4 Tag bearbeiten/löschen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den E-Mail-Client aufzurufen.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste > auf vor Tags, um alle erstellten Tags aufzulisten.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Tag und wählen Sie Bearbeiten aus dem Kontextmenü.
4. Ändern Sie den Namen und die Farbe, die einem Tag zugeordnet sind und bestätigen die Änderung mit .

Um ein Tag zu löschen wählen Sie aus dem Kontextmenü Löschen und bestätigen die Löschung mit Weiter. Das ausgewählte Tag wird gelöscht und von allen E-Mails entfernt, die mit diesem Tag gekennzeichnet sind. Die E-Mails bleiben sicher in ihren jeweiligen Ordnern.

2.4.2. E-Mail-Suchfeld

In der Toolbar des E-Mail-Clients haben Sie ein Suchfeld. Sie können mehrere Ausdrücke in dieses Suchfeld eingeben. Neben der Suche nach verschiedenen Wörtern und Phrasen können Sie alle Ordner gemeinsam oder einzeln durchsuchen. Geben Sie zum Suchen Ihren Suchbegriff in das E-Mail-Suchfeld ein und drücken Sie .

2.4.2.1. Erweiterte Suche

Um die erweiterte Suche aufzurufen klicken Sie im E-Mail-Suchfeld auf .

• Suchen in: Im Dropdown-Menü Alle Mails können Sie alle Ordner durchsuchen oder die Suche auf einen Ordner einschränken.
• Betreff: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Betreff, um E-Mails mit diesen Wörtern in der Betreffzeile zu durchsuchen.
• Nachrichtentext: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nachrichtentext, um nach Wörtern im Text der E-Mail zu suchen. Schließen Sie den gesuchten Text in Anführungszeichen ein, um ihn als Satz zu durchsuchen.
• Von: Sucht nach E-Mails von diesem Absender.
• An: Sucht nach E-Mails an diesen Empfänger.
• Anhang: Sucht nach E-Mails mit Anhängen. Über die Kontrollkästchen können Sie die Suche verfeinern.
• Filtern nach: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ungelesen oder Markiert, um nur ungelesene E-Mails oder nur E-Mails mit Sternchen zu durchsuchen. Zusätzlich können Sie E-Mails nach Tags durchsuchen. Unter Mehr stehen Ihnen noch weitere Suchfilter zu Verfügung.
• Datum: Hier können Sie die Suche nach Datum und Zeiträumen einschränken.

2.4.2.2. Suchergebnis

• Mails (Standardansicht): Alle gesuchten Nachrichten anzeigen.
• Fotos: Bilddateien in den gesuchten Nachrichten filtern, z. B. PNG, JPG, GIF, BPM usw.
• Dokumente: Anhangsdateien ohne Bilder in den durchsuchten Nachrichten anzeigen.

Sollten die Suchergebnisse nicht ausreichend sein, können Sie diese über die Schaltfläche Verfeinern nochmals genauer einstellen.

Über die Schaltfläche Suche speichern können die aktuellen Suchkriterien gespeichert werden. Suchen werden unter Gespeicherte Suchabfragen in der linken Seitenleiste gespeichert. Um eine gespeicherte Suche zu verwenden, klicken Sie auf die entsprechende Suche in der linken Seitenleiste. Die Suchergebnisse werden sofort im E-Mail-Bereich angezeigt .

2.4.3. E-Mail-Ordner importieren

Sie können E-Mail-Ordner direkt in Zimbra importieren, vorausgesetzt, die zu importierenden Ordner sind im .tgz-Format.

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den E-Mail-Client aufzurufen.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste mit der rechten Maustaste auf einen Ordner, in den Sie Ihren E-Mail-Ordner importieren möchten und wählen Sie im Kontextmenü Importieren.
3. Klicken Sie im Import-Fenster auf Datei auswählen.
4. Wählen Sie im Dateibrowserfenster die zu importierende .tgz-Datei aus und klicken Sie auf Importieren, um den Importvorgang zu starten.

Der importierte Ordner wird nach Abschluss des Vorgangs unter dem ausgewählten Ordner angezeigt.

2.4.4. E-Mail-Ordner exportieren

Sie können in Zimbra E-Mail-Ordner direkt im .tgz-Format exportieren.

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den E-Mail-Client aufzurufen.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste mit der rechten Maustaste auf einen zu exportierenden Ordner und wählen im Kontextmenü Exportieren.
3. Wählen Sie im Dateibrowserfenster einen Speicherort für die .tgz-Datei aus.

Der exportierte Ordner wird am angegebenen Speicherort heruntergeladen.

2.4.5. E-Mail-Ordner freigeben

Sie können Ihre E-Mail-Ordner mit anderen Benutzern teilen und ihnen kontrollierten Zugriff gewähren.

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den E-Mail-Client aufzurufen.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste mit der rechten Maustaste auf einen Ordner, den Sie freigeben möchten und wählen im Kontextmenü Freigeben.
3. Wählen Sie die entsprechenden Berechtigungen aus der Dropdown-Liste Freigabeberechtigungen aus.
   • anzeigen: Benutzer können alle E-Mails im freigegebenen Ordner anzeigen, aber keine Änderungen an diesem Ordner vornehmen.
   • anzeigen, bearbeiten, hinzufügen und entfernen: Benutzer haben die Berechtigung, den Inhalt eines Ordners anzuzeigen und zu bearbeiten, neue Unterordner zu erstellen, Elemente in Ihrem Namen zu präsentieren und Elemente aus dem Ordner zu löschen.
   • anzeigen, bearbeiten, hinzufügen, entfernen und verwalten: Benutzer haben die Berechtigung, den Inhalt eines freigegebenen Ordners anzuzeigen und zu bearbeiten, neue Unterordner zu erstellen, in Ihrem Namen zu präsentieren, Elemente aus dem freigegebenen Ordner zu löschen und den Ordner für andere freizugeben.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) ein, für die die E-Mail-Ordner freigegeben werden sollen und klicken Sie auf .

Wenn der Empfänger die Freigabe ablehnt, erhalten Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail. Wenn Sie die Freigabe widerrufen, erhält der Empfänger ebenfalls eine E-Mail-Benachrichtigung.

Kapitel 3. Kalender

3.1. Kalenderoberfläche

Dieser Abschnitt macht Sie mit der Kalenderoberfläche von Zimbra vertraut. Der Kalender wird über die Schaltfläche  aufgerufen.

Die Kalenderoberfläche besteht aus 4 Bereichen:

1. Toolbar: Siehe Kapitel 2.2.1.
2. Linke Seitenleiste: Hier haben Sie einen Minikalender, eine Übersicht über alle Ihre Kalender und können ein neues Ereignis erstellen.
3. Kalenderansicht: Kalender mit allen geplanten Ereignissen.
4. Aufgabenbereich: Hier sehen Sie Ihre Aufgaben und Aufgaben-Listen.

3.2. Bereiche der Kalenderoberfläche

3.2.1. Linke Seitenleiste

Über die Schaltfläche  können Sie ein neues Ereignis planen. Eine ausführliche Beschreibung hierzu finden Sie in Kapitel 3.3.1.

Zusätzlich beinhaltet der linke Bereich einen Minikalender. Dieser Minikalender passt sich automatisch an, wenn Sie im großen Kalender die Ansicht ändern. Unterhalb des Minikalenders sehen Sie die Kalenderliste. Dort sind Ihre eigenen Kalender und die Kalender aufgelistet, die andere für Sie freigegeben oder die Sie abonniert haben.

3.2.2. Kalenderansicht

Ereignisse und Termine werden in diesem Bereich angezeigt. Um die neuesten Ereignisse abzurufen, klicken Sie auf . Über die Menüleiste oberhalb des Kalenders können Sie die Ansicht anpassen.

Kalenderansichten:

• Heute: Kehrt beim navigieren im Kalender auf den aktuellen Tag, die aktuelle Woche, den aktuellen Monat oder das aktueller Jahr zurück. Je nachdem welche Kalenderansicht ausgewählt ist.
• Tag: Zeigt den Kalender tageweise an und alle für diesen Tag geplanten Ereignisse an. Der Minikalender zeigt das ausgewählte Datum an
• Arbeitswoche: Die Arbeitswochenansicht zeigt alle Ereignisse in einer Arbeitswoche an. Als Voreinstellung ist Montag der erste Tag der Arbeitswoche. Dies kann in den Einstellungen angepasst werden.
• Woche: Zeigt den Kalender wochenweise und alle für diese Woche geplanten Ereignisse an. Im Minikalender wird die komplette Woche markiert.
• Monat: Zeigt den Kalender monatsweise und alle für diesen Monat geplanten Ereignisse an. Der Minikalender zeigt den gewählten Monat.
• Jahr: Zeigt alle Monate eines Jahres in einem Raster an. Jeder Monat in diesem Raster zeigt seine Tage wochenweise an. Im Minikalender können die Jahre ausgewählt werden
• Liste: Zeigt nur die Ereignisse ohne Kalenderansicht an.

Über die Schaltfläche  können Sie die im ausgewählten Ansichtsbereich aufgelisteten Ereignisse drucken, neue Kalender erstellen und freigegebene Kalender hinzufügen.

3.2.3. Aufgabenbereich

Der Aufgabenbereich ist rechts neben der Kalenderansicht angeordnet und zeigt alle Ihre Aufgabenlisten. Weitere Informationen dazu beinhaltet das Kapitel 3.6. Aufgaben verwalten.

3.3. Ereignisse verwalten

3.3.1. Neues Ereignis planen

Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen und klicken dann auf . In dem folgenden Dialog werden alle relevanten Daten für das Ereignis eingetragen.

1. Ereignis hinzufügen: Geben Sie hier den Betreff des Ereignisses ein.
2. Beginn und Ende: Wählen Sie hier Beginn- und Ende des Ereignisses aus. Anstelle von Uhrzeiten kann alternativ die Option Ganztägig gewählt werden.
3. Wiederholung: Hier geben Sie an ob das Ereignis sich wiederholen soll z. B. bei Serienterminen. Mögliche Wiederholungen sind Jeden Tag, Jede Woche, Jeden Monat, Jedes Jahr und Benutzerdefiniert. Mit der Option Privat legen Sie fest, ob es sich um ein privates Ereignis handelt.
4. Ort: Hier können Besprechungsräume ausgewählt werden, sofern diese eingepflegt wurden. Die Angabe ist optional und kann auch leer bleiben.
5. Eingeladene Teilnehmer: Geben Sie hier die eingeladenen Teilnehmer an. Bei gespeicherten Kontakten blendet Zimbra automatisch eine Liste mit Suchergebnissen passend zu Ihrer Eingabe ein. Die Eingabe von Kontaktlisten wird ebenfalls erkannt und als Suchergebnis angezeigt. Um dieses Ereignis nur in Ihrem eigenen Kalender zu planen, fügen Sie keine eingeladenen Personen hinzu.
6. Notizen: In den Notizen tragen Sie die Details zum Ereignis ein. Über die Schaltfläche können Sie einen Anhang anhängen.
7. Erinnern: Wählen Sie hier einen Erinnerungsintervall aus. Sie werden dann vor der eingestellten Zeit auf den Termin aufmerksam gemacht. Mobil/Desktop mal testen
8. Anzeigen als: Wählen Sie aus, wie dieses Ereignis angezeigt werden soll. Zur Auswahl stehen Frei, Gebucht, Mit Vorbehalt und Außer Haus.
9. Kalender: Wählen Sie hier den Kalender aus, in den das neue Ereignis platziert werden soll.

Sobald alle Eingaben gemacht sind bestätigen Sie das Ereignis mit Speichern. Zimbra hinterlegt das neue Ereignis in Ihrem Kalender und sendet nach Ihrer Bestätigung die Einladungen an die Teilnehmer.

3.3.2. Ereignis bearbeiten

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen und suchen Sie das Ereignis, dass Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ereignis, um das Kontextmenü aufzurufen und wählen Sie Bearbeiten.
   • Alternativ können Sie den Mauszeiger über das Ereignis bewegen. Es erscheint ein Pop-Up Fenster. Wählen Sie hier .
   • Als dritte Möglichkeit können Sie einen Doppelklick auf das Ereignis machen. Das Ereignis öffnet sich dann in einem neuen Reiter. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche .
3. Wenn es sich bei dem ausgewählten Ereignis um ein wiederkehrendes Ereignis handelt, wählen Sie aus, ob Sie Nur dieses Ereignis oder Alle Ereignisse weiterleiten möchten.
4. Es erscheint eine Oberfläche wie in Kapitel 3.3.1. mit ausgefüllten Feldern.
5. Bearbeiten Sie die entsprechenden Felder und speichern die Änderungen. Die eingeladenen Teilnehmer werden automatisch über die Aktualisierung informiert.

3.3.3. Ereignis kopieren

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen und suchen Sie das Ereignis, dass Sie kopieren möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ereignis, um das Kontextmenü aufzurufen und wählen Sie Kopieren.
3. Es erscheint eine Oberfläche wie in Kapitel 3.3.1. mit ausgefüllten Feldern.
4. Ändern Sie die relevanten Informationen für das neue Ereignis und klicken Sie auf Speichern.

3.3.4. Ereignis weiterleiten

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen und suchen Sie das Ereignis, dass Sie weiterleiten möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ereignis, um das Kontextmenü aufzurufen und wählen Sie Weiterleiten.
3. Wenn es sich bei dem ausgewählten Ereignis um ein wiederkehrendes Ereignis handelt, wählen Sie aus, ob Sie Nur dieses Ereignis oder Alle Ereignisse weiterleiten möchten.
4. Fügen Sie unter dem Feld An weitere Eingeladene hinzu und klicken Sie auf Senden.

3.3.5. Ereignis löschen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen und suchen Sie das Ereignis, dass Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ereignis, um das Kontextmenü aufzurufen und wählen Sie Löschen.
   • Alternativ können Sie den Mauszeiger über das Ereignis bewegen. Wählen Sie in dem Pop-Up Fenster die Schaltfläche .
3. Wenn es sich bei dem ausgewählten Ereignis um ein wiederkehrendes Ereignis handelt, wählen Sie aus, ob Sie Nur dieses Ereignis oder Alle Ereignisse weiterleiten möchten.
4. Eine Benachrichtigung oben im Kalenderbereich bestätigt das Löschen des Termins.

3.3.5. Neue Zeit vorschlagen

Sie können für ein bereits im Kalender eingetragenes Ereignis eine neue Zeit vorschlagen um z. B. einen Termin zu verschieben.

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen und suchen Sie das Ereignis, dass Sie verschieben möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ereignis, um das Kontextmenü aufzurufen und wählen Sie Neue Zeit vorschlagen.
3. Wenn es sich bei dem Ereignis um ein wiederkehrendes Ereignis handelt, wählen Sie aus, ob Sie eine neue Zeit für Nur dieses Ereignis oder Alle Ereignisse vorschlagen möchten.
4. Legen Sie auf dem Bildschirm Neue Zeit vorschlagen die neue Zeit fest und klicken Sie auf Senden.

3.3.6. Auf eine Ereigniseinladung antworten

Im Posteingang wird eine Einladung mit  angezeigt. Es gibt drei Antworten auf ein Ereignis, wenn Sie eingeladen sind. Im RSVP-Abschnitt einer Einladung haben Sie die Möglichkeit, eine Antwort-E-Mail zu senden oder eine neue Zeit vorzuschlagen. Durch Klicken auf RSVP-Aktionen – Annehmen, Mit Vorbehalt oder Ablehnen – werden ein Kontrollkästchen und ein Textbereich angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, geben Sie Ihre Antwort ein und klicken Sie auf Speichern, um eine Antwort an den Absender zu senden.

RSVP-Aktionen:

: Zimbra speichert das Ereignis in Ihrem Kalender. Eine Benachrichtigung erinnert Sie daran, bevor dieses Ereignis beginnt.

: Zimbra speichert das Ereignis in Ihrem Kalender. Eine Benachrichtigung erinnert Sie daran, bevor dieses Ereignis beginnt. Sie können das Ereignis jedoch jederzeit erneut aufrufen, um es mit Annehmen oder Ablehnen zu markieren.

: Das Ereignis wird nicht in den Kalender eingetragen und die zugehörige Einladung wird automatisch gelöscht.

: Zimbra startet das Dialogfeld Neue Zeit vorschlagen, um eine neue Zeit für dieses Ereignis vorzuschlagen. Klicken Sie anschließend auf Senden um den Vorschlag an den Organisator zu übermitteln.

Zimbra markiert die Einladungen, auf die Sie noch nicht geantwortet haben, mit einem Balken auf der linken Seite. Sie können auf die Einladung im Kalender oder im Mail-Bereich antworten. Sobald Sie geantwortet haben, löscht Zimbra die Einladungs-E-Mail.

3.3.7. Erinnerung verschieben oder deaktivieren

Das Dialogfeld Termin-Erinnerung wird angezeigt, wenn ein Termin oder eine Besprechung ansteht oder wenn es Zeit ist, eine Aufgabe zu erledigen.

Sie können sich Erneut erinnern lassen und eine Zeit angeben, wann die erneute Erinnerung erfolgen soll. Ohne Zeitangabe erfolgt die Erinnerung in einer Minute. Mit einem Klick auf Schließen wird die Erinnerung deaktiviert.

Die Erinnerungsbox kann mehrere Ereignisse auflisten. Sie können jedes Ereignis einzeln bearbeiten oder für alle Ereignisse zusammen die Einstellungen vornehmen. Hierfür stehen Ihnen die Schaltflächen Alle Erinnerungen wiederholen und Alle schließen zur Verfügung.

3.3.8. Ereignis taggen

Sie können einem Ereignis ein Tag bzw. auch mehrere Tags zuweisen. Sobald Sie in der linken Seitenleiste der Kalenderverwaltung auf ein Tag klicken, werden nur Ereignisse mit diesem Tag angezeigt. Weitere Informationen zu Tags finden Sie im Kapitel 2.4.1. Tags.

3.4. Kalender verwalten

3.4.1. Kalender freigeben

Wenn für Ihr Konto aktiviert, können Sie Ihre Kalender mit ihren Ereignissen, Terminen und Besprechungen mit anderen teilen.

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, den Sie freigeben möchten und wählen Sie Freigeben aus.
3. Wählen Sie User per Mail einladen aus
4. Legen Sie in der Dropdown-Liste die Zugriffsberechtigung auf den Kalender fest:
   • anzeigen: Benutzer können alle Termine außer den privaten sehen.
   • nur freie/gebuchte Zeiträume anzeigen: Benutzer können nur anzeigen, wann Ihr Kalender frei oder belegt ist. Sie können die Termindetails nicht sehen.
   • anzeigen (auch private Ereignisse): Benutzer können alle inkl. private Termine einsehen.
   • anzeigen und bearbeiten: Benutzer können alle Termine außer privaten einsehen und bearbeiten .
   • anzeigen, bearbeiten, hinzufügen und entfernen: Benutzer können alle Termine außer privaten einsehen und bearbeiten. Sie können auch Ereignisse (außer private Ereignisse) aus Ihrem Kalender hinzufügen und löschen .
   • anzeigen, bearbeiten, hinzufügen und entfernen (auch private Ereignisse): Benutzer können alle inkl. private Termine einsehen und bearbeiten. Sowie Ereignisse inkl. privater Ereignisse zu Ihrem Kalender hinzufügen.
5. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie diesen Kalender teilen möchten und klicken auf Speichern.
6. Zimbra sendet eine E-Mail an die Empfänger. Diese können die Einladung annehmen oder ablehnen.

3.4.2. Kalenderfreigabe bearbeiten/aufheben

Sie können die Zugriffsberechtigungen auf einen Kalender nach der Freigabe jederzeit bearbeiten oder komplett aufheben.

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen und suchen in der linken Seitenleiste den entsprechenden Kalender
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender und wählen Freigeben.
3. In dem Freigabe-Fenster werden alle Benutzer aufgelistet, für die Sie den Kalender freigegeben haben. Die Benutzer sind unter Freigegeben für mit ihrer E-Mail-Adresse aufgelistet.
4. Klicken Sie hinter der Auflistung auf die Schaltfläche Ändern.
5. Im nächsten Fenster können Sie für jeden Benutzer individuelle Freigabe-Einstellungen vornehmen oder die Freigabe des Kalenders aufheben. Bestätigen Sie die durchgeführten Änderungen mit Speichern.

Die Benutzer werden über die Änderung der Zugriffsrechte per E-Mail informiert.

3.5. Kalender hinzufügen

  3.5.1. Freigegebenen Kalender hinzufügen

Wenn ein Kontakt seinen Kalender für Sie freigibt, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung darüber. Sie können in dieser E-Mail die Freigabe akzeptieren oder Ablehnen.

 Sobald Sie die Freigabe akzeptieren erscheint das folgende Fenster. Hier sehen Sie nochmal zusammengefasst Ihre Zugriffsrechte und können die Kalenderfarbe ändern, sowie den Namen des Kalenders anpassen.

3.5.2. Kalender manuell hinzufügen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger in der linken Seitenleiste über Meine Kalender.
3. Klicken Sie auf + und geben Sie einen Namen für diesen Kalender ein.
4. Wählen Sie eine Farbe, um ihn anders als die anderen Kalender zu markieren.

3.6. Aufgaben verwalten

3.6.1. Aufgabe erstellen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf ... und wählen Sie Neue Aufgabe. Der Dialog Aufgabe hinzufügen wird geöffnet.

• Im ersten Feld legen Sie den Namen der Aufgabe fest.
• Fälligkeitsdatum: Geben Sie hier an bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.
• Priorität: Legen Sie im Dropdown-Menü eine Priorität fest. Die verfügbaren Optionen sind Niedrig , Normal und Hoch.
• Liste: Wählen Sie hier aus, welcher Aufgabenliste diese Aufgabe zugewiesen wird.
• Notizen: Alle Informationen im Zusammenhang mit der Aufgabe tragen Sie hier ein und wählen dann Speichern.

3.6.2. Aufgabe bearbeiten

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf die betreffende Aufgabe um das Optionsmenü aufzurufen und klicken hier auf Bearbeiten.
3. Sie sehen die gleiche Benutzeroberfläche, wie bei der Erstellung einer Aufgabe.
4. Führen Sie die gewünschten Änderungen durch und bestätigen diese mit Speichern.

3.6.3. Aufgabe löschen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf die betreffende Aufgabe um das Optionsmenü aufzurufen und klicken anschließend auf Löschen.
3. Eine Benachrichtigung oben im Kalenderbereich bestätigt das Löschen der Aufgabe.

3.6.4. Aufgabenansicht ändern

Sie können die Ansichten Ihrer Aufgaben und Aufgabenlisten im Aufgabenbereich ändern. Folgende Ansichten stehen hier zur Auswahl:

• Ansicht nach Priorität: Diese Ansicht listet Aufgaben nach Priorität auf. Priorität Hoch an erster Stelle.
• Ansicht nach Liste: Diese Ansicht listet alle Listen und den darin enthaltenen Aufgaben. Die Listen erscheinen in alphabetischer Reihenfolge. Aufgaben innerhalb der Listen erscheinen in der Reihenfolge, in der sie erstellt wurden. Die neueste Aufgabe wird zuerst angezeigt.
• Ansicht nach Fälligkeit: Diese Ansicht zeigt die Aufgaben in der Reihenfolge ihres Fälligkeitsdatums. Aufgaben, die überfällig sind, werden zuerst angezeigt, gefolgt von Aufgaben, die später benötigt werden.
• Ansicht Erledigt: Diese Ansicht listet Aufgaben auf, die als erledigt markiert sind.

3.6.1. Neue Aufgabenliste erstellen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um den Kalender zu öffnen.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf ... und wählen Sie Liste erstellen.
3. Geben Sie einen Namen für diese Liste ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Liste erstellen.
4. Die neue Liste wird unter Ihrem Namen im Aufgabenbereich angezeigt.

Kapitel 4. Cloud-Speicher

4.1. Nextcloud verbinden (aktuell nur in Testumgebung)

Sie können die Zimbra Web App mit Ihrem Nextcloud-Account im pädagogischen Netz verbinden. Dadurch erhalten die Möglichkeit Dateien über einen Nextcloud-Link zu teilen, Anhänge in  Nextcloud zu speichern oder Dateien von Nextcloud als Anhang zu versenden. Um die Verbindung herzustellen wählen Sie die Schaltfläche  -> Reiter Nextcloud -> Schaltfläche Aktivieren.

Kapitel 5. Kontakte

5.1. Oberfläche der Kontaktverwaltung

Dieser Abschnitt macht Sie mit der Oberfläche zur Verwaltung der Kontakte vertraut. Aufgerufen wird die Kontaktverwaltung über die Schaltfläche .

Die Oberfläche der Kontaktverwaltung besteht ebenfalls aus 4 Bereichen:

1. Toolbar: Siehe Kapitel .2.2.1.
2. Linke Seitenleiste: Dieser Bereich listet Ihre Kontaktordner und Kontaktlisten auf.
3. Kontaktbereich: Listet Kontakte aus Listen und Ordner auf.
4. Kontaktdetails: Detailanzeige zum ausgewählten Kontakt.

5.2. Bereiche der Kontaktverwaltung

5.2.1. Linke Seitenleiste

Über die Schaltfläche  können Sie einen neuen Kontakt anlegen. Eine ausführliche Beschreibung hierzu finden Sie in Kapitel 5.3.1.

Zusätzlich werden in der linken Seitenleiste Ihre Kontaktordner und Kontaktlisten angezeigt. Sie sehen auch von Ihnen erstellte und für Sie freigegebene Ordner.

• Kontakte: Beinhaltet alle Ihre Kontakte, die Sie manuell hinzugefügt haben.
• Papierkorb: Listet die gelöschten Kontakte auf. Kann über rechte Maustaste geleert werden.
• Mail-Kontakte: Beinhaltet Kontakte denen Sie eine E-Mail gesendet haben.
• Globale Adressliste: Dieser Ordner listet alle Kontakte in Ihrer Organisation auf.

Von Ihnen erstellte Kontaktlisten werden unter dem Ordner Kontakte angezeigt. Das leere Feld unten hilft Ihnen beim Erstellen von Kontaktlisten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Kontaktlisten verwalten.

5.2.2. Kontaktbereich

Wenn Sie in der linken Seitenleiste auf einen der Kontaktordner oder -listen klicken, werden in diesem Bereich alle Kontakte des ausgewählten Elements aufgelistet. Über die rechte Maustaste kann ein gewählter Kontakt bearbeitet, einer Liste zugewiesen, gelöscht oder freigegeben werden.

5.2.3. Kontaktdetails

Hier sehen Sie alle Details eines im Kontaktbereich ausgewählten Kontakts. Zusätzlich sehen Sie die aktuellsten Nachrichten und Dateien, die Sie von diesem Kontakt erhalten haben. Über die Menüleiste oberhalb der Detailansicht können Sie den Kontakt bearbeiten, einer Liste zuweisen, in einen Ordner verschieben, löschen oder drucken.

5.3. Kontakte verwalten

5.3.1.Kontakte hinzufügen

Behalten Sie den Überblick über alle, mit denen Sie kommunizieren, indem Sie neue Kontakte erstellen oder bestehende Kontakte zu Ihrem Kontaktordner hinzufügen. Nachdem Sie einen Kontakt hinzugefügt haben, können Sie die ersten paar Buchstaben des Namens in eine E-Mail eingeben und Zimbra zeigt passende Vorschläge an.

5.3.1.1. Neuen Kontakt erstellen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Wählen Sie die Schaltfläche .
3. Fügen Sie alle gewünschten relevanten Kontaktdetails hinzu und klicken anschließend auf Speichern.

5.3.1.2. Kontakt aus E-Mail hinzufügen

1. Bewegen Sie im E-Mail-Lesebereich den Mauszeiger über einen Namen in den Feldern An, Cc, Bcc oder Von.
2. Nach kurzer Zeit öffnet sich die Kontaktinformationskarte. 

   

3. Klicken Sie in der geöffneten Kontaktinformationskarte auf Zu Kontakten hinzufügen aus.
4. Zimbra fügt den Benutzer Ihrem Kontaktordner hinzu.

5.3.1.3. Kontakte importieren/exportieren

Importieren:

Sie können Kontakte in Formaten *.csv, *.vcf oder *.vcard in Zimbra importieren.

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie oberhalb der Kontaktliste auf  und wählen aus dem Menü Importieren aus.
3. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen die zu importierende Kontaktdatei aus.
4. Anschließend klicken Sie auf Importieren, um die Kontakte in Zimbra zu importieren.

Exportieren:

In Zimbra können Sie Ihre Kontakte in verschiedenen Formaten exportieren, um sie portabel zu machen und bei Bedarf ein Backup zu erstellen. Zimbra exportiert Kontakte in den folgenden Formaten:

• Microsoft Outlook-CSV
• Thunderbird/Netscape-LDIF
• VCF
• Mehrere VCF in einer gezippten Datei.
• Yahoo-CSV

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie oberhalb der Kontaktliste auf  und wählen aus dem Menü Exportieren aus.
3. Wählen Sie das gewünschte Exportformat aus und klicken Sie auf Jetzt exportieren.
4. Speichern Sie die Datei, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

5.3.2. Kontakt bearbeiten

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt in der Kontaktliste und wählen Details bearbeiten aus.
3. Alternativ können Sie auch den Kontakt mit der linken Maustaste in der Kontaktliste auswählen und auf der Menüleiste oberhalb der Kontaktdetails die Schaltfläche  klicken.
4. Bearbeiten Sie die gewünschten Kontaktdetails und klicken anschließend auf Speichern.

5.3.3. Kontakt löschen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt in der Kontaktliste und wählen Löschen aus.
3. Alternativ können Sie auch den Kontakt mit der linken Maustaste in der Kontaktliste auswählen und auf der Menüleiste oberhalb der Kontaktdetails die Schaltfläche  klicken.
4. Der gelöschte Kontakt wird in den Papierkorb-Ordner der Kontakte verschoben. Dort können Sie den Kontakt endgültig löschen oder auch wiederherstellen, falls versehentlich ein falscher Kontakt gelöscht wurde.

5.3.4. Kontakt freigeben

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt in der Kontaktliste und wählen Kontakt freigeben aus.
3. Es öffnet sich ein neues Mailfenster mit dem ausgewählten Kontakt als VCF-Anhang.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und klicken Sie auf Senden.

5.3.5. Kontakt suchen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Wählen Sie aus ob in Ihren eigenen Kontakten oder in der globalen Adressliste gesucht werden soll.

   

3. Geben Sie in das Suchfeld Wörter der E-Mail-Adresse oder des Namens eines Kontakts ein und klicken Sie auf .

5.3.6. Interaktionen mit einem Kontakt überprüfen

Sie können Ihre Interaktionen (E-Mails und Dateianhänge) überprüfen, die ein Kontakt an Sie gesendet hat.

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie auf einen Kontakt mit dem Sie interagiert haben.
3. Ein Abschnitt rechts neben den Details des ausgewählten Kontakts listet die empfangenen E-Mails und Dateianhänge auf.
4. Klicken Sie auf Alle anzeigen um diese Interaktionen auf einer separaten Registerkarte anzuzeigen.

5.3.7. Kontakt taggen

Sie können Kontakte ein Tag bzw. auch mehrere Tags zuweisen. Sobald Sie in der linken Seitenleiste der Kontaktverwaltung auf ein Tag klicken, werden nur Kontakte mit diesem Tag angezeigt. Weitere Informationen zu Tags finden Sie unter 2.4.1. Tags.

5.4. Kontaktordner verwalten

Sie können Ordner innerhalb von Kontakte erstellen und diese zum Speichern von Kontakten, Listen und Unterordnern verwenden. Sie können Kontaktordner auch mit anderen Benutzern teilen. Sie funktionieren ähnlich wie E-Mail-Ordner. Aktionen wie das Erstellen von Ordnern, Unterordnern und das Verschieben von Kontakten zwischen Ordnern sind möglich.

5.4.1. Kontaktordner erstellen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ordner in der linke Seitenleiste und klicken Sie auf +.
3. Geben Sie im Textfeld den Namen des Ordners ein und drücken Sie .

Sie können innerhalb des neu erstellten Ordners noch weitere Unterordner erstellen.

1. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den neu erstellten Ordner und wählen aus dem Kontextmenü Unterordner erstellen.
2. Geben Sie den gewünschten Namen ein und bestätigen mit .

Die Unterordner können in mehreren Ebenen erstellt werden. So kann eine große Anzahl von Kontakten strukturiert verwaltet werden.

5.4.2. Kontakte zu einem Ordner hinzufügen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Wählen Sie die Kontakte aus, die einem Ordner hinzugefügt werden sollen und klicken anschließend oberhalb der Kontaktdetails auf .
3. Im folgenden Dialog werden alle verfügbaren Ordner angezeigt. Wählen Sie hier den gewünschten Ordner aus.

5.4.3. Kontaktordner teilen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontaktordner, den Sie freigeben möchten und wählen aus dem Kontextmenü Freigeben.
3. Wählen Sie in dem neuen Fenster die entsprechenden Freigabeberechtigungen aus:
   • anzeigen: Benutzer können alle Kontakte im freigegebenen Ordner anzeigen, aber keine Änderungen an diesem Ordner vornehmen.
   • anzeigen, bearbeiten, hinzufügen und entfernen: Benutzer haben die Berechtigung, den Inhalt eines Ordners anzuzeigen und zu bearbeiten, neue Unterordner zu erstellen, Elemente in Ihrem Namen zu präsentieren und Elemente aus dem Ordner zu löschen.
   • anzeigen, bearbeiten, hinzufügen, entfernen und verwalten: Benutzer haben die Berechtigung, den Inhalt eines freigegebenen Ordners anzuzeigen und zu bearbeiten, neue Unterordner zu erstellen, in Ihrem Namen zu präsentieren, Elemente aus dem freigegebenen Ordner zu löschen und den Ordner für andere freizugeben.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) ein, für die der Kontaktordner freigegeben werden soll und klicken Sie auf Speichern, damit die Änderungen wirksam werden. 

5.4.4. Kontaktordner umbenennen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontaktordner und wählen im Kontextmenü Ordner verschieben.
3. Geben Sie den neuen Namen für den Ordner in das Textfeld ein und drücken Sie  zum Speichern.

5.4.5. Kontaktordner verschieben

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontaktordner und wählen im Kontextmenü Ordner umbenennen.
3. Wählen Sie einen Ordner aus, in den dieser Ordner verschoben werden soll.

5.4.6. Kontaktordner löschen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu löschenden Kontaktordner und wählen im Kontextmenü Ordner löschen.
3. Der Ordner wird in den Papierkorb-Ordner verschoben. Dort kann dieser über den Menüpunkt Papierkorb leeren endgültig gelöscht werden. Wurde ein kontaktordner versehentlich gelöscht können Sie diesen aus dem Papierkorb wieder zurück verschieben.

5.5. Kontaktlisten verwalten

Sie können eine Liste mit Kontakten erstellen und diese Liste im Ordner Kontakte speichern. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie eine E-Mail an eine bestimmte Gruppe von Personen senden möchten. Anstatt die E-Mail-Adressen aller Personen einzugeben, geben Sie den Namen Ihrer Liste ein und Zimbra sendet die E-Mail an alle Adressen in dieser Liste.

5.5.1. Kontaktliste erstellen

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
2. Geben Sie in der linken Seitenleiste in dem Feld  einen Namen für die neue Kontaktliste ein und bestätigen die Eingabe mit .

Die neue erstellte Kontaktliste wird unterhalb des Ordners Kontakte gespeichert. Um Listen umzubenennen oder zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Liste.

5.5.2. Kontakte zu einer Liste hinzufügen

1.  Klicken Sie in der Toolbar auf  um die Kontaktverwaltung zu öffnen.

2. Klicken Sie auf einen Kontaktordner um alle Kontakte in diesem Ordner aufzulisten.
3. Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie einer Liste hinzufügen möchten und klicken anschließend oberhalb der Kontaktdetails auf  .
4. In dem folgenden Fenster können Sie eine bereits bestehenden Kontaktliste auswählen oder eine neue Liste anlegen.

Alternativ können Sie die Zuweisung zur einer Kontaktliste auch durchführen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Kontakte klicken.

5.5.3. E-Mail an Kontakte einer Liste senden

1. Klicken Sie in der Toolbar auf  und anschließend auf .
2. Beginnen Sie im Feld An den Namen der Kontaktliste einzutragen. Sobald Zimbra die Eingabe erkennt werden Vorschläge mit Listen angezeigt.
3. Wählen Sie hier die gewünschte Kontaktliste aus und die E-Mail-Adressen der Kontakte werden automatisch im Feld An eingetragen
4. Schreiben Sie die E-Mail fertig und klicken auf Senden.

5.6. Globale Adressliste

Die globale Adressliste (GAL) ist ein Benutzerverzeichnis innerhalb Ihrer Organisation, das allen Benutzern des E-Mail-Systems zur Verfügung steht. Zimbra verwendet dieses Verzeichnis um Benutzeradressen nachzuschlagen. Sie können der globalen Adressliste jedoch keine Kontakte zuweisen, bearbeiten oder löschen. Die globale Adressliste wird automatisch für jeden Benutzer in Zimbra eingebunden.

Kapitel 6. Einstellungen

Klicken Sie in der Toolbar auf  und wählen aus dem Dropdownmenü den Menüpunkt Einstellungen aus, um das Einstellungsfenster zu öffnen. Die Einstellungen sind links in Themen unterteilt. Rechts sehen Sie die verfügbaren Optionen zum ausgewählten Thema.

6.1. Allgemeines

Allgemeine Einstellungen zum Postfach.

• Speicher: Zeigt den vorhandenen und belegten Speicher für Ihr Postfach an. Der Speicherplatz kann nur vom Administrator geändert werden.
• Zeitformat: Hier können Sie aus Datums- und Zeitformaten auswählen.
• Zimbra Version: Hier können Sie festlegen welche Benutzeroberfläche geladen wird, wenn Sie im Anmeldefenster der Zimbra Web App die Version Standard auswählen.

6.2. Mail anzeigen

Optionen zum Anzeigen von E-Mails.

• Ereignisse des Tages anzeigen: Aktivieren diese Option um die Ereignisse des Tages im unteren Bereich der linken Seitenleiste des E-Mail-Clients anzuzeigen.
• Als gelesen markieren: Hier stellen Sie ein nach welcher Zeit eine E-Mail als gelesen markiert wird. Verfügbare Optionen: Sofort, Nach 2 Sekunden, Nach 5 Sekunden, Nie.
• Beim Anzeigen von Mailinglisten: Hier finden Sie Optionen zum Anzeigen von Mailinglisten. Verfügbar Optionen: Unterhaltungen aktivieren, Ausschnitte anzeigen, Gruppieren nach Datum, Empfangszeit anzeigen.
• Vorschaufenster: Hier wählen Sie die Anordnung des E-Mail-Lesebereiches. Verfügbare Optionen: Vorschaufenster rechts, Vorschaufenster unten, Keine.
• Engere Abstände verwenden: Diese Einstellung steuert den Abstand zwischen den einzelnen E-Mails in der E-Mail-Liste. Verfügbare Optionen: Eng, Normal, Weit.
   Die Einstellung des Abstandes funktioniert nur wenn Sie das Vorschaufenster unten anordnen oder komplett deaktivieren.
• Auf neue Mails überprüfen: Zimbra sucht in regelmäßigen Abständen nach neuen E-Mails. Voreingestellt sind 10 Minuten. Sie können diese Einstellung individuell anpassen.
• Lesebestätigungen: Auf Wunsch des Absenders können Sie eine Lesebestätigung senden, um zu bestätigen, dass Sie seine Nachricht geöffnet haben.
  • Nachfragen: Sobald Sie eine E-Mail öffnen, in der ein Absender eine Lesebestätigung angefordert hat, können Sie individuell entscheiden ob eine Lesebestätigung versendet wird.
  • Immer senden: Wählen Sie diese Option, um jedes Mal eine Lesebestätigung an die Empfänger zu senden.
  • Niemals senden: Wählen Sie diese Option, damit Zimbra keine Lesebestätigung an die Empfänger sendet.
• Neue Mail-Benachrichtigungen: Sie können auswählen, wann Zimbra Sie über neue E-Mails benachrichtigt.
  • Keine Benachrichtigung: Zimbra benachrichtigt Sie nicht über neue E-Mails.
  • Wenn eine neue Mail im Posteingang ankommt: Wenn Sie diese Option auswählen, benachrichtigt Zimbra Sie nur dann über neue E-Mails, wenn diese im Posteingang eintreffen. Sie werden aufgrund von Filtern nicht benachrichtigt, wenn E-Mails in anderen Ordnern eingehen.
  • Wenn eine neue Mail im einem beliebigen Ordner ankommt: Wenn Sie diese Option wählen, benachrichtigt Sie Zimbra über jede neue E-Mail, unabhängig davon, in welchem ​​Ordner sie eintrifft.
• Bilder in Mails anzeigen: Hier können Sie wählen ob Bilder immer oder niemals angezeigt werden.
• Mails als Nur-Text anzeigen: Zeigt die E-Mails in unformatiertem Text an.
• Bilder standardmäßig in Mails von diesen vertrauenswürdigen Adressen oder Domains anzeigen: Hier können Sie vertrauenswürdige Absender eintragen, von denen Bilder in E-Mails standardmäßig angezeigt werden.

6.3. Mail schreiben

Hier finden Sie Optionen zum Erstellen von E-Mails.

6.3.1. Mail schreiben

• Mail zurückrufen: Sie können eine gerade gesendete E-Mail mit der Funktion Mail zurückrufen zurückrufen. Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung mit einer Rückgängig-Schaltfläche, sobald Sie eine E-Mail senden. Diese Benachrichtigung bleibt nur wenige Sekunden bestehen. Sobald diese Benachrichtigung verschwindet, ist ein Rückruf nicht möglich. Die E-Mail verbleibt im Ordner Entwürfe, solange diese Benachrichtigung auf dem Bildschirm angezeigt wird. Wenn Sie auf Rückgängig klicken, werden Sie in einer Benachrichtigung darüber informiert, dass das Senden abgebrochen wurde und die E-Mail verbleibt in Ihrem Ordner Entwürfe.
• Lesebestätigungen anfordern: Wenn Sie diese Option aktivieren werden Leser jedes Mal um eine Bestätigung gebeten, wenn sie Ihre E-Mail öffnen.
• Eine Kopie im Ordner "Gesendet" speichern: Gesendete E-Mails werden im Ordner Gesendet gespeichert. Sie können diese Option bei Bedarf deaktivieren.

6.3.2. Stellvertreter

Sie können Ihr E-Mail-Konto mit Zimbra von einer anderen Person verwalten lassen. Ihre Stellvertreter können Nachrichten in Ihrem Namen lesen, senden und löschen. Nachrichten, die Ihre Delegierten in Ihrem Namen senden, zeigen Sie als Absender.

Stellvertreter hinzufügen:

1. Klicken Sie auf die Option Stellvertreter hinzufügen.
2. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des Stellvertreters ein.
3. Wählen Sie eine Sendeoption aus:
   • Senden als: Stellvertreter können in Ihrem Namen eine E-Mail senden. Empfänger dieser E-Mail sehen Ihre E-Mail-Adresse als Absender.
   • Senden im Auftrag von: Stellvertreter senden eine E-Mail in Ihrem Namen. Empfänger dieser E-Mail sehen die E-Mail-Adresse des Stellvertreters sowie Ihre E-Mail-Adresse als Absender.

Wenn ein Stellvertreter in Ihrem Namen eine E-Mail sendet, können Sie verwalten, wo die gesendeten Nachrichten gespeichert werden.

Sendeeinstellungen übertragen:

• Gesendete Mails im meinem Ordner "Gesendet" speichern: Die von Ihrem Stellvertreter gesendete E-Mail wird in Ihren Ordner Gesendet verschoben.
• Gesendete Mails im Ordner "Gesendet" des Stellvertreters speichern: Die von Ihrem Stellvertreter gesendete E-Mail wird in den Ordner Gesendet des Stellvertreters verschoben.
• Gesendete Mails in meinem Ordner "Gesendet" und im Ordner "Gesendet" des Stellvertreters speichern: Die von Ihrem Stellvertreter gesendete E-Mail wird in Ihren Ordner Gesendet und auch in den Ordner Gesendet des Stellvertreters verschoben.
• Gesendete Nachrichten nicht speichern: Zimbra speichert die von Ihrem Delegierten gesendete E-Mail nicht.

6.3.3. Verfasser

Hier können Sie Standardeinstellungen für das Schreiben neuer Mails, das Beantworten oder Weiterleiten festlegen.

• Schriftgröße
• Schriftart
• Schriftfarbe
• Neue Mails als Nur-Text verfassen: Aktivieren Sie diese Option um E-Mails mit Text ohne Formatierung zu erstellen.
• Textausrichtung: Stellen Sie hier die Textausrichtung beim Schreiben einer E-Mail ein. Verfügbare Optionen: Von links nach rechts, Von rechts nach links.

6.4. Accounts

Klicken Sie links auf Accounts um alle verfügbaren Accounts anzuzeigen. Über die Schaltfläche  können Sie die Details einblenden.

• Name: Name des Accounts. Voreinstellung ist DEFAULT.
• Von-Namen: Geben Sie hier eine Absendernamen an, der angezeigt wird wenn Sie eine E-Mail versenden.
• Adresse: Hier wählen Sie die Absender-E-Mailadresse aus.

Antwort-Einstellungen

Mit dieser Funktion können Sie Antworten auf Ihre E-Mails unter einer anderen Adresse erhalten z. B. wenn die Antworten in ein Sammelpostfach eingeliefert werden sollen.

• Direkte Antworten an eine andere Mail-Adresse: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen um Antworten auf Ihre E-Mails unter einer anderen Adresse erhalten.
• Antwort-Name: Geben Sie hier den Namen zur Antwortadresse ein.
• Antwort-Adresse: Geben Sie hier die Antwortadresse ein.

Weiterleitungs-Einstellungen

Sie können in Zimbra eine Weiterleitungsadresse festlegen. Zimbra leitet alle Ihre E-Mails an die hier angegebene Adresse weiter.

1. Tragen Sie in das Feld die Weiterleitungsadresse ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Weiterleitung.
3. Aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Legen Sie hier eine Kopie ab um eine Kopie der E-Mail in Zimbra aufzubewahren.

6.5. Freigeben

Hier sehen Sie eine Übersicht über Ihre Freigaben. Über das ...-Menü können Sie sich zu jedem Eintrag die Details anzeigen lassen.

• Mit mir geteilt: Übersicht der Freigaben, die mit Ihnen geteilt sind z. B. die Globale Adressliste oder Freigaben anderer Benutzer.
• Von mir geteilt: Übersicht der Freigaben, die Sie für andere Benutzer freigegeben haben.

6.6. Signaturen

Bei Zimbra können Sie zwei Standardsignaturen pro Konto haben, plus zusätzliche, die Sie anwenden können.

• Standard-Signatur: Signatur, die beim Verfassen einer E-Mail verwendet wird.
• Signatur beantworten oder weiterleiten: Signatur, die beim Beantworten oder Weiterleiten einer E-Mail verwendet wird.

Über die Option + Fügen Sie eine Signatur hinzu können Sie weitere Signaturen erstellen.

6.7. Außer Haus

Mit Zimbra können Sie Abwesenheitsnotizen für einen von Ihnen festgelegten Zeitraum senden.

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Antworten aktivieren während dieser Zeiten (bis einschließlich).
2. Geben Sie ein Von-Datum an und ein Bis-Datum an.
3. Wenn das Bis-Datum ungewiss ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kein Enddatum.
4. Geben Sie eine Antwort ein, die Sie senden möchten, während Sie nicht im Büro sind.
5. Testen Sie die Antwort, indem Sie auf Beispieltext an mich senden klicken.

Sie können zusätzlich auswählen, ob Sie eine Abwesenheitsantwort an Absender senden möchten, die sich nicht in Ihrer Organisation befinden (externe Absender).

Für externe Absender gibt es drei Optionen in der Dropdown-Liste.

• Automatische Standardantwort senden: Wählen Sie diese Option, um die oben angegebene Antwort an externe Absender zu senden.
• Automatische externe Antwort senden: Wählen Sie diese Option, um ein Textfeld aufzurufen und eine separate Antwort an externe Absender einzugeben. Auch diese Antwort können Sie über die Schaltfläche Beispieltext an mich senden testen.
• Keine automatische Antwort senden: Wählen Sie diese Option, um zu vermeiden, dass Abwesenheitsantworten an externe Absender gesendet werden.

6.8. Filter

Mit Zimbra können Sie Filter erstellen, mit denen Sie eingehende Nachrichten in Ordnern sortieren, E-Mails als gelesen markieren und weitere Aktionen ausführen können. Die Filter arbeiten nach Regeln, die Sie im Filtereditor definieren.

6.8.1. Neuen Filter erstellen

Klicken Sie in den Einstellungen links auf die Option Filter und wählen + Filter hinzufügen um den Filtereditor aufzurufen. Der Filtereditor hat zwei Oberflächen Grundeinstellung und Erweitert.

• Grundeinstellung: In der Grundeinstellung kann der Filter nur eine Aktion ausführen, wenn die Filterkriterien zutreffen z. B. die E-Mail in einen Ordner verschieben.
• Erweitert: In den erweiterten Einstellungen können Sie mehrere Aktionen ausführen lassen, wenn die Filterkriterien zutreffen z. B. die E-Mail in einen Ordner verschieben und als gelesen markieren lassen.

Ein Filter besteht aus einem Namen, einer oder mehreren Bedingungen sowie einer oder mehreren Aktionen.

Filtername: Tragen Sie in das Feld Filtername den Namen des Filters ein.

Bedingungen:

Bedingungen geben an, wann eine Aktion ausgeführt werden soll. Sie können festlegen ob die E-Mail eine oder alle Bedingungen erfüllen muss. Eine Bedingung setzt sich zusammen aus einer Filteroption, einer Suchoption und einem Suchbegriff.

Vier Filteroptionen werden in der Grundeinstellung des Filtereditors angeboten: Von, An/CC, Betreff und Inhalt.

Die verfügbaren Suchoptionen im Dropdownmenü sind: entspricht genau, entspricht nicht genau, enthält, enthält nicht, entspricht der Platzhalter-Bedingung und entspricht nicht der Platzhalter-Bedingung.

Bei dem Suchbegriff handelt es sich um ein Freitextfeld. Hier können Sie einen beliebigen Suchbegriff eintragen. Falls Sie den Haken bei Groß-/Kleinschreibung beachten gesetzt haben, tragen Sie den Suchbegriff bitte entsprechend ein.

Aktion:

Die Aktion beschreibt, wie mit der E-Mail verfahren wird, wenn die Bedingung(en) erfüllt sind.

• In Ordner verschieben: Die E-Mail wird in den angegebenen Ordner verschoben.
• Als gelesen markieren: Die E-Mail bleibt im Posteingang-Ordner, wird aber als gelesen markiert.
• Endgültig löschen: Die E-Mail wird ohne Verschiebung in den Papierkorb-Ordner gelöscht.
• Weiterleiten an: Leitet die E-Mail an eine andere E-Mail-Adresse weiter.
• Markierung: Die E-Mail wird mit einem  markiert.
• Taggen mit: Markieren Sie eine E-Mail mit Tags, die Sie erstellt haben.

Um einen Filter zu erstellen, der mehrere Aktionen ausführt, wechseln Sie im Filtereditor auf die Oberfläche Erweitert.

Filtername: Tragen Sie in das Feld Filtername den Namen des Filters ein.

Bedingungen:

In der erweiterten Benutzeroberfläche des Filtereditors können Sie die Anzahl der Bedingungen individuell bestimmen. Benötigen Sie eine weitere Bedingung können Sie diese über die Schaltfläche hinzufügen.

Die Filteroptionen beinhalten zusätzlich zu den Optionen aus der Grundeinstellung noch An, CC, Header-Name.

Aktion:

In der erweiterten Benutzeroberfläche des Filtereditors können Sie mehrere Aktionen durchführen lassen. Eine weitere Aktion können Sie über die Schaltfläche hinzufügen.

Als zusätzliche Aktion zu den Aktionen aus der Grundeinstellung steht Ihnen hier noch Im Posteingang aufbewahren zur Verfügung.

6.8.2. Filter verwalten

1.  Klicken Sie in der Toolbar auf  und wählen aus dem Dropdownmenü den Menüpunkt Einstellungen aus, um das Einstellungsfenster zu öffnen.
2. Wählen Sie im linken Bereich Filter aus.
3. Der rechte Bereich listet alle Filter auf, die Sie bisher erstellt haben.
4. Über das Kontrollkästchen vor dem Filternamen können Sie einen Filter aktivieren oder deaktivieren.
5. Klicken und ziehen Sie  um die Filterpriorität zu erhöhen oder zu verringern.
6. Klicken Sie auf ... um weitere Optionen anzuzeigen.
   • Details: Zeigt die Bedingungen und Aktionen des Filters an
   • Anwenden: Wählen Sie E-Mail-Adresse und Ordner aus, auf die der Filter angewendet wird
   • Bearbeiten: Öffnet den Filtereditor
   • Löschen: Löscht den Filter. Die bisher durchgeführten Aktionen des Filters werden nicht rückgängig gemacht.

6.9. Blockierte und zugelassene Absender

Sie können Nachrichten von bestimmten E-Mail-Adressen oder Domänen daran hindern, Ihren Posteingang zu erreichen. Ebenso Sie können auch bestimmte E-Mail-Adressen und Domänen zulassen, damit ihre E-Mails Sie jedes Mal erreichen. Wenn Sie Ihrer Liste blockierter Absender eine E-Mail-Adresse oder Domäne hinzufügen, blockiert Zimbra alle Nachrichten von diesem Absender.

• Blockierte Absender und Domänen: Mails von diesen Absendern und Domänen werden nicht an Ihre Mailbox übermittelt.
• Zugelassene Absender und Domänen: Mails von diesen Absendern und Domänen umgehen die Spam-Filter und werden immer zugestellt.

6.10. Web-Offline-Modus

Mit Zimbra können Sie offline arbeiten, um Gebühren für Mobilfunkdaten zu vermeiden oder die Web App daran zu hindern, Nachrichten über eine langsame Netzwerkverbindung zu senden und zu empfangen. Sie können E-Mails, Kontakte und Termine verwalten und verfassen, wenn Sie offline sind. Die Änderungen werden synchronisiert, sobald Sie wieder online sind.

• Web-Offline-Modus aktivieren: Kopien der letzten Elemente werden synchronisiert und auf diesem Computer gespeichert. Wenn Sie einen gemeinsam genutzten oder öffentlichen Computer verwenden, wird dies nicht empfohlen.
• Web-Offline-Modus deaktivieren: Sie können nur dann neue Mails lesen und verfassen, Kontakte bearbeiten und erstellen sowie Termine bearbeiten und erstellen, wenn Sie mit dem Internet verbunden sind. Zuletzt verwendete Elemente werden nicht auf diesem Computer gespeichert.

6.11. Kalender und Erinnerungen

6.11.1.  Allgemeine Kalendereinstellungen

• Standardkalender: Legen Sie hier den Kalender fest, der beim Erstellen von Ereignissen und Empfangen von Einladungen standardmäßig ausgewählt ist.
• Wochenanfang: Wählen Sie hier den Tag für den Wochenanfang. Voreinstellung ist Montag.
• Arbeitsbeginn: Legen Sie hier Ihren Arbeitsbeginn fest. Voreinstellung ist 08:00.
• Arbeitsende: Legen Sie hier Ihr Arbeisende fest. Voreinstellung ist 17:00.
• Zeitzone Arbeitstag: Legen Sie hier die Zeitzone für Ihren Arbeitstag fest.
• Beim Erstellen oder Bearbeiten von Ereignissen: Hier können Sie aktivieren ob die Zeitzonen beim Erstellen oder Bearbeiten von Ereignissen angezeigt werden sollen.
• Freigaben: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Delegation für CalDAV-Clients aktivieren, damit delegierte Benutzer Ihre freigegebenen Kalender mit ihren Mobilgeräten verwalten können.
• Abgelehnte Ereignisse: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen um auch abgelehnte Ereignisse im Kalender anzuzeigen.

6.11.2. Erinnerungen

• Erinnerungen per Mail senden an: Geben Sie hier eine E-Mail-Adresse ein, an die Ereignis-Erinnerungen gesendet werden.
• Browser-Benachrichtigungen anzeigen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen um Ereigniserinnerungen über Browser-Benachrichtigungen zu erhalten.
• Standarderinnerung: Geben Sie hier die Zeit an, wann Sie Zimbra vor einem Ereignis erinnern soll. Die Voreinstellung ist 5 Minuten zuvor.
• Erinnerungen für überfällige Ereignisse anzeigen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Erinnerungen für überfällige Ereignisse anzeigen zu aktivieren. Auf diese Weise erhalten Sie Erinnerungen an Ereignisse, die Sie möglicherweise unwissentlich verpasst haben.

6.11.3. Berechtigung für Frei/Gebucht-Ansicht

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, wer Ihre Frei- und Gebucht-Zeiten sehen kann. Dies ist nicht dasselbe wie das Freigeben Ihres Kalenders, da sie keine Details enthält.

Berechtigung für: Die Dropdown-Liste beinhaltet folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Jeder: Alle Organisatoren können sehen, wann Sie frei oder beschäftigt sind.
• Nur interne User: Ihre Frei/Gebucht-Informationen stehen allen Benutzern in Ihrer Organisation zur Verfügung.
• Nur interne User in meiner Domain: Ihre Frei/Gebucht-Informationen sind nur für Benutzer innerhalb Ihrer Domain verfügbar. Benutzer in Ihrer Organisation, die E-Mail-Adressen in einer anderen Domäne haben, können Ihre Frei/Gebucht-Informationen nicht anzeigen.
• Nur diese internen User: Geben Sie unterhalb dieser Dropdown-Liste E-Mail-Adressen von Benutzern ein, die Ihre Frei/Gebucht-Informationen anzeigen können. Klicken Sie nach Eingabe jeder E-Mail-Adresse auf Hinzufügen. Das Feld Mail-Adresse eingeben ist nur für diese Option aktiv.
• Niemand: Ihre Frei/Gebucht-Informationen sind ausnahmslos vor allen verborgen.

6.12. Sprache

Klicken Sie in der Toolbar auf  und wählen Sie aus dem Dropdownmenü dem Menüpunkt Sprache aus. Im folgenden Fenster können Sie die gewünschte Sprache auswählen.

Kapitel 7. Weitere Informationen

7.1. Tastaturkürzel

Zimbra unterstützt Tastaturkürzel. Geben Sie Ctrl+Q ein, um zu sehen, welche Tastenkombinationen definiert sind. Die verfügbaren Tastenkombinationen sind kontextabhängig. Ctrl+Q zeigt verschiedene Verknüpfungen an, je nachdem, ob Sie E-Mail, Kalender oder Kontakte ausgewählt haben.

7.2. Darstellung auf verschiedenen Endgeräten

Die moderne Benutzeroberfläche passt sich automatisch an die Bildschirmgröße des verwendeten Endgerätes an.

7.3. Support

Bei Probleme mit der Groupware stehen wir Ihnen gerne mit Unterstützung zur Verfügung. Nutzen Sie hierzu bitte unser Ticketsystem unter https://support.kdk-kl.de. Sie erreichen das Ticketsystem auch über den Link auf der Portalseite Ihrer Schule.

Eine Anleitung zur Nutzung unseres Ticketsystems finden Sie im UCS@school-Handbuch für Lehrkräfte im Kapitel 5. Support.

7.4. Externe E-Mail-Clients

Sie können auch über externe E-Mail-Clients auf Ihren Zimbra-Account zugreifen. Die Anbindung erfolgt über die Standardprotokolle IMAP, CalDAV und CardDAV.

Mailboxanbindung via IMAP

• IMAP-Server: mail.edukl.net
• Account: E-Mail-Adresse (Beispiel: tchr01@hbg.edukl.xyz)
• Passwort: UCS@school-Passwort
• IMAP-Server-Port: 993
• Postausgangsserver (SMTP): mail.edukl.net
• SMTP-Server-Port: 587
• Wichtig: Der SMTP-Server benötigt eine Authentifizierung mit Account und Passwort

Kalenderanbindung via CalDAV

• Server: mail.edukl.net
• Account: E-Mail-Adresse (Beispiel: tchr01@hbg.edukl.xyz)
• Passwort: UCS@school-Passwort
• Kalender-URL: https://mail.edukl.net/dav/<E-Mail-Adresse>/Calendar
• Beispiel: https://mail.edukl.xyz/dav/tchr01@hbg.edukl.xyz/Calendar

Kontakteanbindung via CardDAV

• Server: mail.edukl.net
• Account: E-Mail-Adresse (Beispiel: tchr01@hbg.edukl.xyz)
• Passwort: UCS@school-Passwort
• Kontakte-URL: https://mail.edukl.net/dav/<E-Mail-Adresse>/Contacts
• Beispiel: https://mail.edukl.xyz/dav/tchr01@hbg.edukl.xyz/Contacts

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