Groupware - Handbuch für Anwender
Inhaltsverzeichnis
- Kapitel 1. Einführung
- Kapitel 2. Mail
- Kapitel 3. Kalender
- Kapitel 4. Cloud-Speicher
- Kapitel 5. Kontakte
- Kapitel 6. Einstellungen
- Kapitel 7. Sonstiges
Kapitel 1. Einführung
Kapitel 1.1. Was ist eine Groupware?
Eine Groupware, auch kollaborative Software genannt, ist eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit. Zum Einsatz kommt hier die Software Zimbra. Diese stellt Ihnen folgende Applikationen zur Verfügung:
- E-Mail-Client
- Kalender mit Terminverwaltung und Aufgabeplanung
- Kontaktverwaltung in eigenen Adressbüchern
- Zugriff auf ein globales Adressbuch
- Zugriff auf eigene Dateien in einem Cloud-Speicher
Die Bedienung der Groupware erfolgt über die Zimbra Web App. Diese benötigt zum Aufruf lediglich einen aktuellen Webbrowser, z. B. Mozilla Firefox oder Google Chrome. Die Installation einer zusätzlichen E-Mail-Software (Outlook, Thunderbird) ist nicht mehr erforderlich.
Kapitel 1.2. Anmeldung
Zur Anmeldung in Zimbra rufen Sie bitte folgende URL auf:
https://mail.edukl.xyz (Development)
https://mail.edukl.net (Live)
Danach erscheint das Anmelde-Fenster für die Web App.
Abbildung 1: Zimbra Anmeldung
Der Nutzername ist Ihre neue E-Mail-Adresse im pädagogischen Netz. Diese setzt sich wie folgt zusammen: <lehrerkürzel>@<schulkürzel>.edukl.net -> z. B.: mmuste@dms1.edukl.net.
(Der Nutzername ist Ihre neue E-Mail-Adresse im pädagogischen Netz. Diese setzt sich wie folgt zusammen: <vorname>.<nachname>@<schulkürzel>.edukl.net -> z. B.: max.mustermann@dms1.edukl.net.)
Das Passwort ist identisch mit Ihrem UCS@school-Passwort.
Kapitel 2. Mail 
Kapitel 2.1. E-Mail-Client
Nach dem Login wird standardmäßig der E-Mail-Client der Zimbra Web App geladen.
Abbildung 2: E-Mail-Client
Die Oberfläche ist in 4 Bereiche aufgeteilt:
- Toolbar: Hier rufen Sie die Applikationen und Einstellungen der Groupware auf. Die ausgewählte Applikation ist blau hervorgehoben. Ein Suchfeld, sowie die Abmeldefunktion finden Sie ebenfalls in der Toolbar.
- Linke Seitenleiste: Hier wird die Ordnerstruktur des Postfachs angezeigt und Sie können eine neue E-Mail beginnen.
- E-Mail-Bereich: Hier werden die E-Mails aus dem links ausgewählten Ordner aufgelistet. Standardmäßig ist der Posteingang ausgewählt.
- Lesebereich: Zeigt den Inhalt einer ausgewählten E-Mail. Der Bereich kann rechts oder unterhalb des E-Mail-Bereichs positioniert, bzw. wenn nicht benötigt auch deaktiviert werden.
Kapitel 2.2. Bereiche des E-Mail-Clients
Kapitel 2.2.1. Toolbar
Die Toolbar ist in allen Applikationen der Groupware identisch. Lediglich das Suchfeld ändert automatisch die Suchkriterien passend zu den Applikationen Mail, Kalender oder Kontakte.
Kapitel 2.2.2. Linke Seitenleiste
Die linke Seitenleiste des E-Mail-Clients enthält die folgenden Ordner:
- Posteingang: Wenn Ihnen jemand eine E-Mail sendet, landet diese direkt in Ihrem Posteingang. Klicken Sie auf diesen Ordner, um Ihre eingehenden E-Mails anzuzeigen. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner klicken, um Unterordner zu erstellen.
- Entwürfe: E-Mails, die Sie geschrieben und gespeichert haben – oder die Zimbra beim Verfassen gespeichert hat –, die aber noch nicht gesendet wurden, werden im Ordner „Entwürfe“ angezeigt.
- Gesendet: Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, wird sie in Ihrem Ordner „Gesendet“ angezeigt. Sie können mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner klicken, um Unterordner zu erstellen.
- Archiv: Archivierte E-Mails werden in diesem Ordner gespeichert.
- Spam: Zimbra verschiebt alle unerwünschten oder Spam-E-Mails hierher, um sie aus Ihrem Posteingang fernzuhalten.
- Papierkorb: Alle gelöschten E-Mails werden in diesen Ordner verschoben, bis Sie den Papierkorb leeren, dauerhaft löschen oder zum Aufbewahren in einen anderen Ordner verschieben.
- Gespeicherte Suchabfragen: Wenn Sie eine Suche erstellen, die Sie erneut verwenden möchten, können Sie sie speichern. Hier werden die gespeicherten Suchen aufgelistet.
- Ordner: Selbst erstellte Ordner werden hier aufgelistet.
- Tags: Tags, auch Stichworte genannt, helfen beim Klassifizieren und Organisieren von E-Mails. Durch Klicken auf ein Tag werden alle E-Mails im E-Mail-Bereich aufgelistet, die dieses Tag tragen. Sie können auch ein benutzerdefiniertes Tag erstellen.
Kapitel 2.2.3. E-Mail-Bereich
In diesem Bereich werden standardmäßig E-Mails aus Ihrem Posteingang angezeigt. Ereigniseinladungen werden mit angezeigt (leeres Kalendersymbol). Dieses Symbol hilft, eine Einladung von einer E-Mail zu unterscheiden. Durch Klicken auf einen Ordner in der linken Seitenleiste wird sein Inhalt in diesem Bereich aufgelistet.
Kapitel 2.2.4. Lesebereich
Wenn eine E-Mail ausgewählt ist, zeigt dieser Bereich ihren Inhalt an. Eine Symbolleiste zeigt einige schnelle Aktionen in Bezug auf eine E-Mail an.
antwortet an den Absender der E-Mail.
antwortet an alle, deren E-Mail-Adresse in den Feldern „ An “ oder „ Cc “ angezeigt wird.
leitet die E-Mail an andere Empfänger weiter.
archiviert Ihre E-Mails und spart Platz. Archivierte E-Mails werden nicht im Posteingang oder in einem der Ordner angezeigt, aber Sie können mit dem E-Mail-Suchfeld danach suchen.
entfernt E-Mails aus dem aktuellen Ordner und verschiebt sie in einen aus der Dropdown-Liste ausgewählten Ordner.
löscht E-Mails. Die gelöschten E-Mails erscheinen im Ordner Papierkorb.
markiert E-Mails als Spam und verschiebt sie in den Spam-Ordner.
zeigt weitere Aktionen für E-Mails an, z. B. markieren einer E-Mail als gelesen oder ungelesen oder markieren einer E-Mail mit einem Stern, um sie hervorzuheben, und das Blockieren eines Kontakts, der Ihnen E-Mails sendet.
Kapitel 3. Kalender 
Kapitel 3.1. Kalenderoberfläche
Dieser Abschnitt macht Sie mit der Kalenderoberfläche von Zimbra vertraut.Der Kalender wird über die Schaltfläche aufgerufen.
Abildung x: Kalenderoberfläche
Die Kalenderoberfläche besteht aus 4 Bereichen:
- Toolbar: Die Toolbar wurde bereits in Kapitel 2.2.1. beschrieben. In den folgenden Kapiteln wird auf diese nicht mehr gesondert eingegangen.
- Linke Seitenleiste: Hier haben Sie einen Minikalender, eine Übersicht über alle Ihre Kalender und können ein neues Ereignis erstellen.
- Kalenderansicht: Kalender mit allen geplanten Ereignissen.
- Aufgaben-Liste: Hier sehen Sie Ihre Aufgaben.
Kapitel 3.2. Bereiche der Kalenderoberfläche
Kapitel 3.2.1. Linke Seitenleiste
Klicken Sie hier die Schaltfläche 
um ein neues Ereignis zu planen. Der linke Bereich zeigt auch einen Minikalender an. Der Inhalt dieses Minikalenders passt sich automatisch an, wenn Sie im großen Kalender die Ansicht ändern. Unterhalb des Minikalenders sehen Sie die Kalenderliste. Dort sind Ihre eigenen Kalender und die Kalender aufgelistet, die andere für Sie freigegeben oder die Sie abonniert haben.
Kapitel 3.2.2. Kalenderansicht
Kapitel 3.2.3. Aufgabenliste
Kapitel 4. Cloud-Speicher 
Kapitel 5. Kontakte 
Kapitel 5.1. Oberfläche der Kontaktverwaltung
Dieser Abschnitt macht Sie mit der Oberfläche zur Verwaltung der Kontakte vertraut. Aufgerufen wird die Kontaktverwaltung über die Schaltfläche .
Abbildung x: Kontaktverwaltung
