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Inhaltsverzeichnis


Kapitel 1. Einführung

Kapitel 1.1. Was ist eine Groupware?

Eine Groupware, auch kollaborative Software genannt, ist eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit. Zum Einsatz kommt hier die Software Zimbra. Diese stellt Ihnen folgende Applikationen zur Verfügung:

  • E-Mail-Client
  • Kalender mit Terminverwaltung und Aufgabeplanung
  • Kontaktverwaltung in eigenen Adressbüchern
  • Zugriff auf ein globales Adressbuch
  • Zugriff auf eigene Dateien in einem Cloud-Speicher 

Die Bedienung der Groupware erfolgt über die Zimbra Web App. Diese benötigt zum Aufruf lediglich einen aktuellen Webbrowser, z. B. Mozilla Firefox oder Google Chrome. Die Installation einer zusätzlichen E-Mail-Software (Outlook, Thunderbird) ist nicht mehr erforderlich.

⚠ Bitte verwenden Sie stets eine aktuelle Version des Webbrowsers, um die Unterstützung aller Funktionalitäten zu gewährleisten.

Kapitel 1.2. Anmeldung

Für die Anmeldung in der Groupware rufen Sie bitte folgende URL auf:

https://mail.edukl.xyz (Development)

https://mail.edukl.net (Live)

Danach erscheint das Anmelde-Fenster für die Zimbra Web App.

anmeldung.png

Abbildung 1: Zimbra Anmeldung

Der Nutzername ist Ihre neue E-Mail-Adresse im pädagogischen Netz. Diese setzt sich wie folgt zusammen: <lehrerkürzel>@<schulkürzel>.edukl.net -> z. B.: mmuste@dms1.edukl.net.

(Der Nutzername ist Ihre neue E-Mail-Adresse im pädagogischen Netz. Diese setzt sich wie folgt zusammen: <vorname>.<nachname>@<schulkürzel>.edukl.net -> z. B.: max.mustermann@dms1.edukl.net.)

Das Passwort ist identisch mit Ihrem UCS@school-Passwort.

Kapitel 2. Mail mail.png

Kapitel 2.1. E-Mail-Client

Nach dem Login wird standardmäßig der E-Mail-Client der Zimbra Web App geladen. Die Oberfläche ist in 4 Bereiche aufgeteilt.

übersicht_mail.png

Abbildung 2: E-Mail-Client

  1. Toolbar: Hier rufen Sie die Applikationen und Einstellungen der Groupware auf. Die ausgewählte Applikation ist blau hervorgehoben. Ein Suchfeld, sowie die Abmeldefunktion finden Sie ebenfalls in der Toolbar.
  2. Linke Seitenleiste: Hier wird die Ordnerstruktur des Postfachs angezeigt und Sie können eine neue E-Mail beginnen.
  3. E-Mail-Bereich: Hier werden die E-Mails aus dem links ausgewählten Ordner aufgelistet. Standardmäßig ist der Posteingang ausgewählt.
  4. Lesebereich: Zeigt den Inhalt einer ausgewählten E-Mail. Der Bereich kann rechts oder unterhalb des E-Mail-Bereichs positioniert, bzw. wenn nicht benötigt auch deaktiviert werden.

Kapitel 2.2. Bereiche des E-Mail-Clients

Kapitel 2.2.1. Toolbar

Die Toolbar ist in allen Applikationen der Groupware identisch. Lediglich das Suchfeld ändert automatisch die Suchkriterien passend zu den Applikationen Mail, Kalender oder Kontakte.

Kapitel 2.2.2. Linke Seitenleiste

Über die Schaltfläche neue_mail.png können Sie eine neue E-Mail erstellen. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 2.3.1.

Zusätzlich beinhaltet die linke Seitenleiste des E-Mail-Clients noch die folgenden Ordner:

  • Posteingang: Wenn Ihnen jemand eine E-Mail sendet, landet diese direkt in Ihrem Posteingang. Klicken Sie auf diesen Ordner, um Ihre eingehenden E-Mails anzuzeigen. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner klicken, um Unterordner zu erstellen.
  • Entwürfe: E-Mails, die Sie geschrieben und gespeichert haben – oder die Zimbra beim Verfassen gespeichert hat –, die aber noch nicht gesendet wurden, werden im Ordner „Entwürfe“ angezeigt.
  • Gesendet: Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, wird sie in Ihrem Ordner „Gesendet“ angezeigt. Sie können mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner klicken, um Unterordner zu erstellen.
  • Archiv: Archivierte E-Mails werden in diesem Ordner gespeichert.
  • Spam: Zimbra verschiebt alle unerwünschten oder Spam-E-Mails hierher, um sie aus Ihrem Posteingang fernzuhalten.
  • Papierkorb: Alle gelöschten E-Mails werden in diesen Ordner verschoben, bis Sie den Papierkorb leeren, dauerhaft löschen oder zum Aufbewahren in einen anderen Ordner verschieben.
  • Gespeicherte Suchabfragen: Wenn Sie eine Suche erstellen, die Sie erneut verwenden möchten, können Sie sie speichern. Hier werden die gespeicherten Suchen aufgelistet.
  • Ordner: Selbst erstellte Ordner werden hier aufgelistet.
  • Tags: Tags, auch Stichworte genannt, helfen beim Klassifizieren und Organisieren von E-Mails. Durch Klicken auf ein Tag werden alle E-Mails im E-Mail-Bereich aufgelistet, die dieses Tag tragen. Sie können auch ein benutzerdefiniertes Tag erstellen.

Kapitel 2.2.3. E-Mail-Bereich

In diesem Bereich werden standardmäßig E-Mails aus Ihrem Posteingang angezeigt. Ereigniseinladungen werden mit termineinladung.png angezeigt. Dieses Symbol hilft, eine Einladung von einer E-Mail zu unterscheiden. Durch Klicken auf einen Ordner in der linken Seitenleiste wird sein Inhalt in diesem Bereich aufgelistet.

Kapitel 2.2.4. Lesebereich

Wenn eine E-Mail ausgewählt ist, zeigt dieser Bereich ihren Inhalt an. Eine Symbolleiste zeigt einige schnelle Aktionen in Bezug auf eine E-Mail an.

Diese Schaltflächen werden funktionsfähig, nachdem Sie eine E-Mail ausgewählt und ihren Inhalt im Lesebereich angezeigt haben.

 reply.png antwortet an den Absender der E-Mail.

reply_all.png antwortet an alle, deren E-Mail-Adresse in den Feldern „ An “ oder „ Cc “ angezeigt wird.

Anhänge in der ursprünglichen E-Mail sind nicht in den Funktionen „Antworten“ oder „Allen antworten“ enthalten .

weiterleiten.png leitet die E-Mail an andere Empfänger weiter.

archiv.png archiviert Ihre E-Mails und spart Platz. Archivierte E-Mails werden nicht im Posteingang oder in einem der Ordner angezeigt, aber Sie können mit dem E-Mail-Suchfeld danach suchen.

verschieben.png entfernt E-Mails aus dem aktuellen Ordner und verschiebt sie in einen aus der Dropdown-Liste ausgewählten Ordner.

löschen.png löscht E-Mails. Die gelöschten E-Mails erscheinen im Ordner Papierkorb.

spam.png markiert E-Mails als Spam und verschiebt sie in den Spam-Ordner.

more.png zeigt weitere Aktionen für E-Mails an, z. B. markieren einer E-Mail als gelesen oder ungelesen oder markieren einer E-Mail mit einem Stern, um sie hervorzuheben, und das Blockieren eines Kontakts, der Ihnen E-Mails sendet.

Kapitel 3. Kalender kalender.png

Kapitel 3.1. Kalenderoberfläche

Dieser Abschnitt macht Sie mit der Kalenderoberfläche von Zimbra vertraut. Der Kalender wird über die Schaltfläche kalender.png aufgerufen.

übersicht_kalender.png

Abildung x: Kalenderoberfläche

Die Kalenderoberfläche besteht aus 4 Bereichen:

  1. Toolbar: Die Toolbar wurde bereits in Kapitel 2.2.1. beschrieben. In den folgenden Kapiteln wird auf diese nicht mehr gesondert eingegangen.
  2. Linke Seitenleiste: Hier haben Sie einen Minikalender, eine Übersicht über alle Ihre Kalender und können ein neues Ereignis erstellen.
  3. Kalenderansicht: Kalender mit allen geplanten Ereignissen.
  4. Aufgabenbereich: Hier sehen Sie Ihre Aufgaben-Listen.

Kapitel 3.2. Bereiche der Kalenderoberfläche

Kapitel 3.2.1. Linke Seitenleiste

Über die Schaltfläche neues_ereignis.png können Sie ein neues Ereignis planen. Eine ausführliche Beschreibung hierzu finden Sie in Kapitel 3.4.1.

Zusätzlich beinhaltet der linke Bereich einen Minikalender. Dieser Minikalender passt sich automatisch an, wenn Sie im großen Kalender die Ansicht ändern. Unterhalb des Minikalenders sehen Sie die Kalenderliste. Dort sind Ihre eigenen Kalender und die Kalender aufgelistet, die andere für Sie freigegeben oder die Sie abonniert haben.

Kapitel 3.2.2. Kalenderansicht

Ereignisse und Termine werden in diesem Bereich angezeigt. Um die neuesten Ereignisse abzurufen, klicken Sie auf Aktualisieren-Symbol. Über die Menüleiste oberhalb des Kalenders können Sie die Ansicht anpassen.

Kalenderansichten:

  • Heute: Kehrt beim navigieren im Kalender auf den aktuellen Tag, Woche, Monat oder Jahr zurück. Abhängig von der Kalenderansicht
  • Tag: Zeigt den Kalender tageweise an und alle für diesen Tag geplanten Ereignisse an. Der Minikalender zeigt das ausgewählte Datum an
  • Arbeitswoche: Die Arbeitswochenansicht zeigt alle Ereignisse in einer Arbeitswoche an. Als Voreinstellung ist Montag der erste Tag der Arbeitswoche. Dies kann in den Einstellungen angepasst werden.
  • Woche: Zeigt den Kalender wochenweise und alle für diese Woche geplanten Ereignisse an. Im Minikalender wird die komplette Woche markiert.
  • Monat: Zeigt den Kalender monatsweise und alle für diesen Monat geplanten Ereignisse an. Der Minikalender zeigt den gewählten Monat.
  • Jahr: Zeigt alle Monate eines Jahres in einem Raster an. Jeder Monat in diesem Raster zeigt seine Tage wochenweise an. Im Minikalender können die Jahre ausgewählt werden
  • Liste: Zeigt nur die Ereignisse ohne Kalenderansicht an.

Über die Schaltfläche kalender_aktionen.png können Sie die im ausgewählten Ansichtsbereich aufgelisteten Ereignisse drucken, neue Kalender erstellen und freigegebene Kalender hinzufügen.

Kapitel 3.2.3. Aufgabenbereich

Der Aufgabenbereich ist rechts neben der Kalenderansicht angeordnet und zeigt alle Ihre Aufgabenlisten. Weitere Informationen dazu beinhaltet das Kapitel Aufgaben verwalten.

Kapitel 3.3. Kalender verwalten

Kapitel 3.4. Ereignisse verwalten

Kapitel 3.5. Aufgaben verwalten

Kapitel 4. Cloud-Speicher cloud.png

Kapitel 4.1. Nextcloud verbinden

Sie können die Zimbra Web App mit Ihrem Nextcloud-Account im pädagogischen Netz verbinden. Dadurch erhalten die Möglichkeit Dateien über einen Nextcloud-Link zu teilen, Anhänge in  Nextcloud zu speichern oder Dateien von Nextcloud als Anhang zu versenden. Um die Verbindung herzustellen wählen Sie die Schaltfläche cloud.png -> Reiter Nextcloud -> Schaltfläche Aktivieren.

nextcloud.png

Abbildung x: Nextcloud verbinden

Kapitel 5. Kontakte kontakte.png

Kapitel 5.1. Oberfläche der Kontaktverwaltung

Dieser Abschnitt macht Sie mit der Oberfläche zur Verwaltung der Kontakte vertraut. Aufgerufen wird die Kontaktverwaltung über die Schaltfläche kontakte.png.

übersicht_kontakte.png

Abbildung x: Kontaktverwaltung

Die Oberfläche der Kontaktverwaltung besteht ebenfalls aus 4 Bereichen:

  1. Toolbar: Siehe Kapitel .2.2.1.
  2. Linke Seitenleiste: Dieser Bereich listet Ihre Kontaktordner und Kontaktlisten auf.
  3. Kontaktbereich: Listet Kontakte aus Listen und Ordner auf.
  4. Kontaktdetails: Detailanzeige zum ausgewählten Kontakt.

Kapitel 5.2. Bereiche der Kontaktverwaltung

Kapitel 5.2.1. Linke Seitenleiste

Über die Schaltfläche neuer_kontakt.png können Sie einen neuen Kontakt anlegen. Eine ausführliche Beschreibung hierzu finden Sie in Kapitel 5.3.1.

Zusätzlich werden in der linken Seitenleiste Ihre Kontaktordner und Kontaktlisten angezeigt. Sie sehen auch von Ihnen erstellte und für Sie freigegebene Ordner.

  • Kontakte: Beinhaltet alle Ihre Kontakte, die Sie manuell hinzugefügt haben.
  • Papierkorb: Listet die gelöschten Kontakte auf. Kann über rechte Maustaste geleert werden.
  • Mail-Kontakte: Beinhaltet Kontakte denen Sie eine E-Mail gesendet haben.
  • Globale Adressliste: Dieser Ordner listet alle Kontakte in Ihrer Organisation auf.

Von Ihnen erstellte Kontaktlisten werden unter dem Ordner Kontakte angezeigt. Das leere Feld unten hilft Ihnen beim Erstellen von Kontaktlisten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Kontaktlisten verwalten.

Kapitel 5.2.2. Kontaktbereich

Wenn Sie in der linken Seitenleiste auf einen der Kontaktordner oder -listen klicken, werden in diesem Bereich alle Kontakte des ausgewählten Elements aufgelistet. Über die rechte Maustaste kann ein gewählter Kontakt bearbeitet, einer Liste zugewiesen, gelöscht oder freigegeben werden.

Kapitel 5.2.3. Kontaktdetails

Hier sehen Sie alle Details eines im Kontaktbereich ausgewählten Kontakts. Zusätzlich sehen Sie die aktuellsten Nachrichten und Dateien, die Sie von diesem Kontakt erhalten haben. Über die Menüleiste oberhalb der Detailansicht können Sie den Kontakt bearbeiten, einer Liste zuweisen, in einen Ordner verschieben, löschen oder drucken.

Kapitel 6. Einstellungen einstellungen.png

Kapitel 7. Sonstiges

Erstellt von EduNet Admin am 2022/08/09 10:08