Groupware - Handbuch für Anwender
Inhaltsverzeichnis
- Kapitel 1. Einführung
- Kapitel 2. Mail
- Kapitel 3. Kalender
- Kapitel 4. Cloud-Speicher
- Kapitel 5. Kontakte
- Kapitel 5.1. Oberfläche der Kontaktverwaltung
- Kapitel 5.2. Bereiche der Kontaktverwaltung
- Kapitel 5.3. Kontakte verwalten
- Kapitel 5.4. Kontaktordner verwalten
- Kapitel 5.5. Kontaktlisten verwalten
- Kapitel 5.6. Globale Adressliste
- Kapitel 6. Einstellungen
- Kapitel 7. Sonstiges
Kapitel 1. Einführung
Kapitel 1.1. Was ist eine Groupware?
Eine Groupware, auch kollaborative Software genannt, ist eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit. Zum Einsatz kommt hier die Software Zimbra. Diese stellt Ihnen folgende Applikationen zur Verfügung:
- E-Mail-Client
- Kalender mit Terminverwaltung und Aufgabeplanung
- Kontaktverwaltung in eigenen Adressbüchern
- Zugriff auf ein globales Adressbuch
- Zugriff auf eigene Dateien in einem Cloud-Speicher
Die Bedienung der Groupware erfolgt über die Zimbra Web App. Diese benötigt zum Aufruf lediglich einen aktuellen Webbrowser, z. B. Mozilla Firefox oder Google Chrome. Die Installation einer zusätzlichen E-Mail-Software (Outlook, Thunderbird) ist nicht mehr erforderlich.
Kapitel 1.2. Anmeldung
Für die Anmeldung in der Groupware rufen Sie bitte folgende URL auf:
https://mail.edukl.xyz (Development)
https://mail.edukl.net (Live)
Danach erscheint das Anmelde-Fenster für die Zimbra Web App.
Abbildung 1: Zimbra Anmeldung
Der Nutzername ist Ihre neue E-Mail-Adresse im pädagogischen Netz. Diese setzt sich wie folgt zusammen: <lehrerkürzel>@<schulkürzel>.edukl.net -> z. B.: mmuste@dms1.edukl.net.
(Der Nutzername ist Ihre neue E-Mail-Adresse im pädagogischen Netz. Diese setzt sich wie folgt zusammen: <vorname>.<nachname>@<schulkürzel>.edukl.net -> z. B.: max.mustermann@dms1.edukl.net.)
Das Passwort ist identisch mit Ihrem UCS@school-Passwort.
Kapitel 2. Mail 
Kapitel 2.1. E-Mail-Client
Nach dem Login wird standardmäßig der E-Mail-Client der Zimbra Web App geladen. Die Oberfläche ist in 4 Bereiche aufgeteilt.
Abbildung 2: E-Mail-Client
- Toolbar: Hier rufen Sie die Applikationen und Einstellungen der Groupware auf. Die ausgewählte Applikation ist blau hervorgehoben. Ein Suchfeld, sowie die Abmeldefunktion finden Sie ebenfalls in der Toolbar.
- Linke Seitenleiste: Hier wird die Ordnerstruktur des Postfachs angezeigt und Sie können eine neue E-Mail beginnen.
- E-Mail-Bereich: Hier werden die E-Mails aus dem links ausgewählten Ordner aufgelistet. Standardmäßig ist der Posteingang ausgewählt.
- Lesebereich: Zeigt den Inhalt einer ausgewählten E-Mail. Der Bereich kann rechts oder unterhalb des E-Mail-Bereichs positioniert, bzw. wenn nicht benötigt auch deaktiviert werden.
Kapitel 2.2. Bereiche des E-Mail-Clients
Kapitel 2.2.1. Toolbar
Die Toolbar ist in allen Applikationen der Groupware identisch. Lediglich das Suchfeld ändert automatisch die Suchkriterien passend zu den Applikationen Mail, Kalender oder Kontakte.
Kapitel 2.2.2. Linke Seitenleiste
Über die Schaltfläche 
können Sie eine neue E-Mail erstellen. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 2.3.1.
Zusätzlich beinhaltet die linke Seitenleiste des E-Mail-Clients noch die folgenden Ordner:
- Posteingang: Wenn Ihnen jemand eine E-Mail sendet, landet diese direkt in Ihrem Posteingang. Klicken Sie auf diesen Ordner, um Ihre eingehenden E-Mails anzuzeigen. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner klicken, um Unterordner zu erstellen.
- Entwürfe: E-Mails, die Sie geschrieben und gespeichert haben – oder die Zimbra beim Verfassen gespeichert hat –, die aber noch nicht gesendet wurden, werden im Ordner „Entwürfe“ angezeigt.
- Gesendet: Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, wird sie in Ihrem Ordner „Gesendet“ angezeigt. Sie können mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner klicken, um Unterordner zu erstellen.
- Archiv: Archivierte E-Mails werden in diesem Ordner gespeichert.
- Spam: Zimbra verschiebt alle unerwünschten oder Spam-E-Mails hierher, um sie aus Ihrem Posteingang fernzuhalten.
- Papierkorb: Alle gelöschten E-Mails werden in diesen Ordner verschoben, bis Sie den Papierkorb leeren, dauerhaft löschen oder zum Aufbewahren in einen anderen Ordner verschieben.
- Gespeicherte Suchabfragen: Wenn Sie eine Suche erstellen, die Sie erneut verwenden möchten, können Sie sie speichern. Hier werden die gespeicherten Suchen aufgelistet.
- Ordner: Selbst erstellte Ordner werden hier aufgelistet.
- Tags: Tags, auch Stichworte genannt, helfen beim Klassifizieren und Organisieren von E-Mails. Durch Klicken auf ein Tag werden alle E-Mails im E-Mail-Bereich aufgelistet, die dieses Tag tragen. Sie können auch ein benutzerdefiniertes Tag erstellen.
Kapitel 2.2.3. E-Mail-Bereich
In diesem Bereich werden standardmäßig E-Mails aus Ihrem Posteingang angezeigt. Ereigniseinladungen werden mit 
angezeigt. Dieses Symbol hilft, eine Einladung von einer E-Mail zu unterscheiden. Durch Klicken auf einen Ordner in der linken Seitenleiste wird sein Inhalt in diesem Bereich aufgelistet.
Kapitel 2.2.4. Lesebereich
Wenn eine E-Mail ausgewählt ist, zeigt dieser Bereich ihren Inhalt an. Eine Symbolleiste zeigt einige schnelle Aktionen in Bezug auf eine E-Mail an.
antwortet an den Absender der E-Mail.
antwortet an alle, deren E-Mail-Adresse in den Feldern „ An “ oder „ Cc “ angezeigt wird.
leitet die E-Mail an andere Empfänger weiter.
archiviert Ihre E-Mails und spart Platz. Archivierte E-Mails werden nicht im Posteingang oder in einem der Ordner angezeigt, aber Sie können mit dem E-Mail-Suchfeld danach suchen.
entfernt E-Mails aus dem aktuellen Ordner und verschiebt sie in einen aus der Dropdown-Liste ausgewählten Ordner.
löscht E-Mails. Die gelöschten E-Mails erscheinen im Ordner Papierkorb.
markiert E-Mails als Spam und verschiebt sie in den Spam-Ordner.
zeigt weitere Aktionen für E-Mails an, z. B. markieren einer E-Mail als gelesen oder ungelesen oder markieren einer E-Mail mit einem Stern, um sie hervorzuheben, und das Blockieren eines Kontakts, der Ihnen E-Mails sendet.
Kapitel 3. Kalender 
Kapitel 3.1. Kalenderoberfläche
Dieser Abschnitt macht Sie mit der Kalenderoberfläche von Zimbra vertraut. Der Kalender wird über die Schaltfläche aufgerufen.
Abildung x: Kalenderoberfläche
Die Kalenderoberfläche besteht aus 4 Bereichen:
- Toolbar: Die Toolbar wurde bereits in Kapitel 2.2.1. beschrieben. In den folgenden Kapiteln wird auf diese nicht mehr gesondert eingegangen.
- Linke Seitenleiste: Hier haben Sie einen Minikalender, eine Übersicht über alle Ihre Kalender und können ein neues Ereignis erstellen.
- Kalenderansicht: Kalender mit allen geplanten Ereignissen.
- Aufgabenbereich: Hier sehen Sie Ihre Aufgaben-Listen.
Kapitel 3.2. Bereiche der Kalenderoberfläche
Kapitel 3.2.1. Linke Seitenleiste
Über die Schaltfläche 
können Sie ein neues Ereignis planen. Eine ausführliche Beschreibung hierzu finden Sie in Kapitel 3.4.1.
Zusätzlich beinhaltet der linke Bereich einen Minikalender. Dieser Minikalender passt sich automatisch an, wenn Sie im großen Kalender die Ansicht ändern. Unterhalb des Minikalenders sehen Sie die Kalenderliste. Dort sind Ihre eigenen Kalender und die Kalender aufgelistet, die andere für Sie freigegeben oder die Sie abonniert haben.
Kapitel 3.2.2. Kalenderansicht
Ereignisse und Termine werden in diesem Bereich angezeigt. Um die neuesten Ereignisse abzurufen, klicken Sie auf 
. Über die Menüleiste oberhalb des Kalenders können Sie die Ansicht anpassen.
Kalenderansichten:
- Heute: Kehrt beim navigieren im Kalender auf den aktuellen Tag, Woche, Monat oder Jahr zurück. Abhängig von der Kalenderansicht
- Tag: Zeigt den Kalender tageweise an und alle für diesen Tag geplanten Ereignisse an. Der Minikalender zeigt das ausgewählte Datum an
- Arbeitswoche: Die Arbeitswochenansicht zeigt alle Ereignisse in einer Arbeitswoche an. Als Voreinstellung ist Montag der erste Tag der Arbeitswoche. Dies kann in den Einstellungen angepasst werden.
- Woche: Zeigt den Kalender wochenweise und alle für diese Woche geplanten Ereignisse an. Im Minikalender wird die komplette Woche markiert.
- Monat: Zeigt den Kalender monatsweise und alle für diesen Monat geplanten Ereignisse an. Der Minikalender zeigt den gewählten Monat.
- Jahr: Zeigt alle Monate eines Jahres in einem Raster an. Jeder Monat in diesem Raster zeigt seine Tage wochenweise an. Im Minikalender können die Jahre ausgewählt werden
- Liste: Zeigt nur die Ereignisse ohne Kalenderansicht an.
Über die Schaltfläche 
können Sie die im ausgewählten Ansichtsbereich aufgelisteten Ereignisse drucken, neue Kalender erstellen und freigegebene Kalender hinzufügen.
Kapitel 3.2.3. Aufgabenbereich
Der Aufgabenbereich ist rechts neben der Kalenderansicht angeordnet und zeigt alle Ihre Aufgabenlisten. Weitere Informationen dazu beinhaltet das Kapitel Aufgaben verwalten.
Kapitel 3.3. Kalender verwalten
Kapitel 3.4. Ereignisse verwalten
Kapitel 3.5. Aufgaben verwalten
Kapitel 4. Cloud-Speicher 
Kapitel 4.1. Nextcloud verbinden
Sie können die Zimbra Web App mit Ihrem Nextcloud-Account im pädagogischen Netz verbinden. Dadurch erhalten die Möglichkeit Dateien über einen Nextcloud-Link zu teilen, Anhänge in Nextcloud zu speichern oder Dateien von Nextcloud als Anhang zu versenden. Um die Verbindung herzustellen wählen Sie die Schaltfläche -> Reiter Nextcloud -> Schaltfläche Aktivieren.
Abbildung x: Nextcloud verbinden
Kapitel 5. Kontakte 
Kapitel 5.1. Oberfläche der Kontaktverwaltung
Dieser Abschnitt macht Sie mit der Oberfläche zur Verwaltung der Kontakte vertraut. Aufgerufen wird die Kontaktverwaltung über die Schaltfläche .
Abbildung x: Kontaktverwaltung
Die Oberfläche der Kontaktverwaltung besteht ebenfalls aus 4 Bereichen:
- Toolbar: Siehe Kapitel .2.2.1.
- Linke Seitenleiste: Dieser Bereich listet Ihre Kontaktordner und Kontaktlisten auf.
- Kontaktbereich: Listet Kontakte aus Listen und Ordner auf.
- Kontaktdetails: Detailanzeige zum ausgewählten Kontakt.
Kapitel 5.2. Bereiche der Kontaktverwaltung
Kapitel 5.2.1. Linke Seitenleiste
Über die Schaltfläche 
können Sie einen neuen Kontakt anlegen. Eine ausführliche Beschreibung hierzu finden Sie in Kapitel 5.3.1.
Zusätzlich werden in der linken Seitenleiste Ihre Kontaktordner und Kontaktlisten angezeigt. Sie sehen auch von Ihnen erstellte und für Sie freigegebene Ordner.
- Kontakte: Beinhaltet alle Ihre Kontakte, die Sie manuell hinzugefügt haben.
- Papierkorb: Listet die gelöschten Kontakte auf. Kann über rechte Maustaste geleert werden.
- Mail-Kontakte: Beinhaltet Kontakte denen Sie eine E-Mail gesendet haben.
- Globale Adressliste: Dieser Ordner listet alle Kontakte in Ihrer Organisation auf.
Von Ihnen erstellte Kontaktlisten werden unter dem Ordner Kontakte angezeigt. Das leere Feld unten hilft Ihnen beim Erstellen von Kontaktlisten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Kontaktlisten verwalten.
Kapitel 5.2.2. Kontaktbereich
Wenn Sie in der linken Seitenleiste auf einen der Kontaktordner oder -listen klicken, werden in diesem Bereich alle Kontakte des ausgewählten Elements aufgelistet. Über die rechte Maustaste kann ein gewählter Kontakt bearbeitet, einer Liste zugewiesen, gelöscht oder freigegeben werden.
Kapitel 5.2.3. Kontaktdetails
Hier sehen Sie alle Details eines im Kontaktbereich ausgewählten Kontakts. Zusätzlich sehen Sie die aktuellsten Nachrichten und Dateien, die Sie von diesem Kontakt erhalten haben. Über die Menüleiste oberhalb der Detailansicht können Sie den Kontakt bearbeiten, einer Liste zuweisen, in einen Ordner verschieben, löschen oder drucken.
Kapitel 5.3. Kontakte verwalten
Kapitel 5.3.1.Kontakte hinzufügen
Behalten Sie den Überblick über alle, mit denen Sie kommunizieren, indem Sie neue Kontakte erstellen oder bestehende Kontakte zu Ihrem Kontaktordner hinzufügen. Nachdem Sie einen Kontakt hinzugefügt haben, können Sie die ersten paar Buchstaben des Namens in eine E-Mail eingeben und Zimbra zeigt passende Vorschläge an.
Kapitel 5.3.1.1. Neuen Kontakt erstellen
- Klicken Sie in der Toolbar auf um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
- Wählen Sie die Schaltfläche .
- Fügen Sie alle gewünschten relevanten Kontaktdetails hinzu und klicken anschließend auf speichern.
Kapitel 5.3.1.2. Kontakt aus E-Mail hinzufügen
- Bewegen Sie im E-Mail-Lesebereich den Mauszeiger über einen Namen in den Feldern An, Cc, Bcc oder Von.
- Nach kurzer Zeit öffnet sich die Kontaktinformationskarte.
- Klicken Sie in der geöffneten Kontaktinformationskarte auf Zu Kontakten hinzufügen aus.
- Zimbra fügt den Benutzer Ihrem Kontaktordner hinzu.
Kapitel 5.3.1.3. Kontakte importieren/exportieren
Importieren:
Sie können Kontakte in Formaten *.csv, *.vcf oder *.vcard in Zimbra importieren.
- Klicken Sie in der Toolbar auf um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
- Klicken Sie oberhalb der Kontaktliste auf
und wählen aus dem Menü Importieren aus. - Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen die zu importierende Kontaktdatei aus.
- Anschließend klicken Sie auf Importieren, um die Kontakte in Zimbra zu importieren.
Exportieren:
In Zimbra können Sie Ihre Kontakte in verschiedenen Formaten exportieren, um sie portabel zu machen und bei Bedarf ein Backup zu erstellen. Zimbra exportiert Kontakte in den folgenden Formaten:
- Microsoft Outlook-CSV
- Thunderbird/Netscape-LDIF
- VCF
- Mehrere VCF in einer gezippten Datei.
- Yahoo-CSV
- Klicken Sie in der Toolbar auf um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
- Klicken Sie oberhalb der Kontaktliste auf und wählen aus dem Menü Exportieren aus.
- Wählen Sie das gewünschte Exportformat aus und klicken Sie auf Jetzt exportieren.
- Speichern Sie die Datei, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Kapitel 5.3.2. Kontakt bearbeiten
- Klicken Sie in der Toolbar auf um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt in der Kontaktliste und wählen Details bearbeiten aus.
- Alternativ können Sie auch den Kontakt mit der linken Maustaste in der Kontaktliste auswählen und auf der Menüleiste oberhalb der Kontaktdetails die Schaltfläche
klicken. - Bearbeiten Sie die gewünschten Kontaktdetails und klicken anschließend auf Speichern.
Kapitel 5.3.3. Kontakt löschen
- Klicken Sie in der Toolbar auf um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt in der Kontaktliste und wählen Löschen aus.
- Alternativ können Sie auch den Kontakt mit der linken Maustaste in der Kontaktliste auswählen und auf der Menüleiste oberhalb der Kontaktdetails die Schaltfläche
klicken. - Der gelöschte Kontakt wird in den Papierkorb-Ordner der Kontakte verschoben. Dort können Sie den Kontakt endgültig löschen oder auch wiederherstellen, falls versehentlich ein falscher Kontakt gelöscht wurde.
Kapitel 5.3.4. Kontakt freigeben
- Klicken Sie in der Toolbar auf um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt in der Kontaktliste und wählen Kontakt freigeben aus.
- Es öffnet sich ein neues Mailfenster mit dem ausgewählten Kontakt als VCF-Anhang.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und klicken Sie auf Senden.
Kapitel 5.3.5. Kontakt suchen
- Klicken Sie in der Toolbar auf um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
- Wählen Sie aus ob in Ihren eigenen Kontakten oder in der globalen Adressliste gesucht werden soll.
- Geben Sie in das Suchfeld Wörter der E-Mail-Adresse oder des Namens eines Kontakts ein und klicken Sie auf
.
Kapitel 5.3.6. Interaktionen mit einem Kontakt überprüfen
Sie können Ihre Interaktionen (E-Mails und Dateianhänge) überprüfen, die ein Kontakt an Sie gesendet hat.
- Klicken Sie in der Toolbar auf um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
- Klicken Sie auf einen Kontakt mit dem Sie interagiert haben.
- Ein Abschnitt rechts neben den Details des ausgewählten Kontakts listet die empfangenen E-Mails und Dateianhänge auf.
- Klicken Sie auf Alle anzeigen um diese Interaktionen auf einer separaten Registerkarte anzuzeigen.
Kapitel 5.4. Kontaktordner verwalten
Sie können Ordner innerhalb von Kontakte erstellen und diese zum Speichern von Kontakten, Listen und Unterordnern verwenden. Sie können Kontaktordner auch mit anderen Benutzern teilen. Sie funktionieren ähnlich wie E-Mail-Ordner. Aktionen wie das Erstellen von Ordnern, Unterordnern und das Verschieben von Kontakten zwischen Ordnern sind möglich.
Kapitel 5.5. Kontaktlisten verwalten
Sie können eine Liste mit Kontakten erstellen und diese Liste im Ordner Kontakte speichern. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie eine E-Mail an eine bestimmte Gruppe von Personen senden möchten. Anstatt die E-Mail-Adressen aller Personen einzugeben, geben Sie den Namen Ihrer Liste ein und Zimbra sendet die E-Mail an alle Adressen in dieser Liste.
Kapitel 5.5.1. Kontaktliste erstellen
- Klicken Sie in der Toolbar auf um die Kontaktverwaltung zu öffnen.
- Geben Sie in der linken Seitenleiste in dem Feld
einen Namen für die neue Kontaktliste ein und bestätigen die Eingabe mit Enter.
Die neue erstellte Kontaktliste wird unterhalb des Ordners Kontakte gespeichert. Um Listen umzubenennen oder zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Liste.
Kapitel 5.5.2. Kontakte zu einer Liste hinzufügen
Klicken Sie in der Toolbar auf
um die Kontaktverwaltung zu öffnen.- Klicken Sie auf einen Kontaktordner um alle Kontakte in diesem Ordner aufzulisten.
- Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie einer Liste hinzufügen möchten und klicken anschließend oberhalb der Kontaktdetails auf
. - In dem folgenden Fenster können Sie eine bereits bestehenden Kontaktliste auswählen oder eine neue Liste anlegen.
Alternativ können Sie die Zuweisung zur einer Kontaktliste auch durchführen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Kontakte klicken.
Kapitel 5.5.3. E-Mail an Kontakte einer Liste senden
- Klicken Sie in der Toolbar auf und anschließend auf .
- Beginnen Sie im Feld An den Namen der Kontaktliste einzutragen. Sobald Zimbra die Eingabe erkennt werden Vorschläge mit Listen angezeigt.
- Wählen Sie hier die gewünschte Kontaktliste aus und die E-Mail-Adressen der Kontakte werden automatisch im Feld An eingetragen
- Schreiben Sie die E-Mail fertig und klicken auf Senden.
Kapitel 5.6. Globale Adressliste
Die globale Adressliste (GAL) ist ein Benutzerverzeichnis innerhalb Ihrer Organisation, das allen Benutzern des E-Mail-Systems zur Verfügung steht. Zimbra verwendet dieses Verzeichnis um Benutzeradressen nachzuschlagen. Sie können der globalen Adressliste jedoch keine Kontakte zuweisen, bearbeiten oder löschen.
